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Erfolgsgeschichte: AWO in Gießen

Die AWO in Gießen minimiert ihren Zeitaufwand für Projekte mit der Hilfe von Zenkit

Die AWO in Gießen ist ein lokales Mitglied der in Deutschland registrierten Non-profit Organisation Arbeiterwohlfart Bundesverband (AWO). Sie bieten Sozialdienste an und unterstützen bedürftige Senioren und Kinder mit Mitgefühl und Fürsorge.

Um perfekte Arbeitsabläufe für aktuelle Events und Projekte zu garantieren, nutzt die AWO in Gießen unsere Projektmanagementlösung Zenkit Base nun schon seit mehr als 2 Jahren in ihren Teams. Heute wird Roland Scheld, der Fachbereichsleiter für Senioren und Innovationsmanagement bei der AWO Gießen, erzählen, wie Zenkit ihrem Unternehmen helfen konnte die Prozesse zu optimieren und ihre Arbeit für die Gesellschaft unterstützen konnte.

Gießen,
Deutschland

480
Mitarbeiter

Verwenden seit
2 Jahren Zenkit Base

Projektmanagement, Aufgabenmanagement und relationale Datenbanken

“Viele komplexe Projekte zu verwalten ist ganz einfach mit Zenkits vielfältigen Datenansichten”

Die AWO in Gießen verwendet Zenkit hauptsächlich dafür, um die Herausforderung, viele Projekte gleichzeitig verwalten zu können, zu bewältigen. Roland weist darauf hin, dass Zenkit ihnen mit den vielfältigen und hilfreichen Datenansichten, dabei geholfen hat, Projekte deutlich erfolgreicher umzusetzen.

Um ihre Projekte durchzuführen hat die AWO in Gießen viele verschiedene und nützliche Collections in Zenkit erstellt. Diese reichen von Projektplänen, einem Mitgliederverzeichnis, einem umfassenden Projektkalender und Projektdokumenten, bis hin zu ganzen Archiven für Dokumente. Innerhalb jeder Collection sind sie in der Lage, die passende Ansicht für genau die enthaltenen Daten zu verwenden.

Da beispielsweise die Wiki-Ansicht eine klare Struktur für die darin enthaltenen Informationen und Daten bietet und somit jedes Teammitglied auf dem aktuellen Stand ist, verwenden sie diese Ansicht für ihre Projektpläne, sowie in den Collections für die Projektthemen, da hier ein klares und tiefgreifendes Verständnis nötig ist. Dies bildet die Wiki-Ansicht perfekt ab. Währenddessen eignet sich die Listenansicht besser für ihr Mitgliederverzeichnis und die Projektdaten- und Dokumente. Die Informationen darin müssen nicht strukturiert sein und so können die Daten ganz einfach gesucht und gefiltert werden. Nicht zu vergessen: Bei täglich anfallenden Aufgaben und Projektmanagement verwenden sie natürlich die Kanban-Ansicht, welche es ihnen ermöglicht die Daten ganz einfach zu visualisieren und die Fortschritte der einzelnen Aufgaben einzusehen.

Um die Vielzahl der unterschiedlichen Projekte, Datenbanken und Wikis zu verwalten und zu unterscheiden, verwendet die AWO in Gießen mehrere Collections, welche jeweils in den themenspezifischen Workspaces voneinander getrennt werden. Mithilfe der Referenz-Funktion ist es dann möglich, zusammenhängende Collections miteinander zu verknüpfen.

Beispielsweise verknüpfen sie ihre Collection für den Projektplan mit der Collection für die einzelnen Projektaufgaben, sodass sie immer genau verfolgen können, zu welchem ​​Teil des Plans eine spezifische Aufgabe gehört. Auf diese Weise sind sie in der Lage ganz genau den Fortschritt der einzelnen Projekte zu überwachen ohne dabei ihren Plan mit kleinen, eher unwichtigen Aufgaben zu überladen.

Die Referenzfunktion in Zenkit ist natürlich nur eine von vielen nützlichen Tools. Auch die Aggregation von referenzierten Elementen über mehrere Collections hinweg ist eine Funktion, welche die AWO speziell genannt hat. Für Roland ist ebenfalls die intuitive und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche hilfreich, da es ihnen so einfach fällt kleine Datenbanken zu erstellen, welche sie benötigen um ihre Projekte ohne Probleme umzusetzen.

“Am meisten sticht für uns die Referenz-Funktion hervor, da wir mit deren Hilfe ganz simpel verschiedene Collections miteinander verknüpfen können”

“Mit Zenkit können wir uns schnell einen klaren Überblick verschaffen, indem wir die numerischen Daten automatisch berechnen”

Die Mitarbeiter der AWO in Gießen speichern die Zeit welche sie für bestimmte Projekte aufgewandt haben direkt in Zenkit. Mithilfe der Aggregations- und Formelfunktionen von Zenkit werden die für ein Projekt aufgewendete Gesamtzeit, die Aufteilung der Stunden pro Mitarbeiter, die Stunden pro Aufgabe und vieles mehr automatisch berechnet. Das bedeutet, dass Manager einen schnellen Überblick über diese Zahlen erhalten können, ohne sie manuell berechnen zu müssen. Zudem ist auch keine externe Berichtssoftware notwendig.

Dank der Klarheit dieser Funktionen können die Projektmanager der AWO in Gießen ihre Projekte verfolgen und Ressourcen effizienter planen und neu zuweisen.

Gegen Ende kam Roland zu dem Schluss, dass die Verwendung von Zenkit dazu führt, dass sowohl die geplante als auch die tatsächliche Zeit für ganze Projekte reduziert wird. Er schrieb diese Leistung Zenkit zu, da Zenkit Klarheit und Einfachheit in jede Phase des Projektmanagements bringt. Dies umfasst die Überwachung und Verbesserung von Prozessen sowie die Reduzierung des Zeitaufwands für Planung, Ausführung, Überwachung und Überarbeitung bis zum endgültigen Abschluss von Projekten. Mit seinen leistungsstarken und dennoch benutzerfreundlichen Funktionen empfand die AWO in Gießen Zenkit als das ideale Werkzeug, um die Arbeitseffizienz zu verbessern und produktiv arbeiten zu können!

“Mit Zenkit verbessern wir das Zeitmanagement unseres Teams.”

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