Der Geschäftsprozess: Definition, Arten, Beispiele
Effizienz beginnt mit dem Wissen, wie Prozesse wirklich funktionieren.
In vielen Organisationen fehlt es an klaren Abläufen: Prozesse sind unstrukturiert, abhängig von Einzelpersonen oder historisch gewachsen – mit Folgen wie langen Durchlaufzeiten, Medienbrüchen oder hoher Fehleranfälligkeit. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und steigender Erwartungen an Transparenz und Effizienz wird deutlich, wie entscheidend professionelles Prozessmanagement ist.
Wer Abläufe ganzheitlich denkt und systematisch gestaltet, schafft die Grundlage für mehr Qualität, Entlastung der Mitarbeitenden und nachhaltige Leistungsfähigkeit.
So profitieren Sie von diesem Beitrag:
✅ Klarheit darüber, was ein Geschäftsprozess ist und wie er aufgebaut ist
✅ Einblick in Prozessarten und typische Schwachstellen in Organisationen
✅ Konkrete Impulse zur Analyse, Digitalisierung und Optimierung Ihrer Abläufe
Was ist ein Geschäftsprozess?
Definition und Merkmale
Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die gemeinsam ein definiertes Ziel verfolgen – etwa die Erstellung eines Angebots, die Bearbeitung eines Antrags oder die Auslieferung einer Bestellung. Jeder Prozess beginnt mit einem bestimmten Input (z. B. eine Anfrage) und endet mit einem Output, also einem Ergebnis mit Wert für interne oder externe Kund:innen.
Typische Merkmale von Geschäftsprozessen sind:
- Wiederholbarkeit: Prozesse laufen regelmäßig in ähnlicher Form ab
- Rollenbasiert: Verschiedene Beteiligte übernehmen klar definierte Aufgaben
- Regelgeleitet: Die Abläufe folgen bestimmten Regeln oder Vorschriften
- Zielorientiert: Jeder Prozess hat ein messbares Ergebnis
Ein Geschäftsprozess verbindet damit mehrere Arbeitsschritte zu einem sinnvollen Ganzen. Prozesse lassen sich modellieren, analysieren, digitalisieren und optimieren.
Unterschied zu Aufgaben und Projekten
Im Alltag werden Begriffe wie „Aufgabe“, „Workflow“, „Projekt“ und „Prozess“ häufig synonym verwendet – doch es gibt klare Unterschiede:
- Aufgaben sind Einzelschritte, oft kurzfristig und isoliert
- Projekte sind einmalige, komplexe Vorhaben mit definiertem Anfang und Ende
- Geschäftsprozesse hingegen sind wiederkehrende Abläufe, die den operativen Alltag strukturieren
Beispiel: Die Bearbeitung einer Rechnung ist ein Geschäftsprozess. Die Einführung eines neuen ERP-Systems hingegen ist ein Projekt. Das Verständnis dieser Unterschiede ist essenziell, um gezielt in Prozessmanagement und Automatisierung zu investieren.
Wenn Sie tiefer in den Unterschied zwischen Projekten und Prozessen eintauchen möchten, empfehlen wir unseren weiterführenden Beitrag: Projekt oder Prozess?
Welche Arten von Geschäftsprozessen gibt es?
Nicht alle Geschäftsprozesse erfüllen die gleiche Funktion innerhalb einer Organisation. Sie lassen sich in drei übergeordnete Kategorien einteilen: Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse. Mit dieser Einteilung können Sie Prioritäten bei der Prozessoptimierung setzen und den Ressourcenbedarf besser einschätzen.
Primäre Geschäftsprozesse (Kernprozesse)
Kernprozesse bilden das Rückgrat der Wertschöpfung. Sie sind unmittelbar auf die Bedürfnisse externer Kund:innen ausgerichtet und tragen direkt zum Unternehmenserfolg bei. Beispiele sind:
- Angebotserstellung und Auftragsabwicklung
- Herstellung und Lieferung von Produkten
- Erbringung von Dienstleistungen
- Bearbeitung von Bürgeranträgen in der Verwaltung
Die Digitalisierung und Optimierung dieser Prozesse hat meist den größten Hebel hinsichtlich Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit. Moderne BPM-Software (Business Process Management) ermöglicht es, solche Prozesse transparent darzustellen und digital abzubilden.
Sekundäre Geschäftsprozesse (unterstützende Prozesse)
Diese Prozesse sind notwendig, um den reibungslosen Ablauf der Kernprozesse sicherzustellen – jedoch tragen sie nicht direkt zur Wertschöpfung bei. Zu den typischen unterstützenden Prozessen zählen:
- Personalverwaltung und Recruiting
- IT-Service und Systempflege
- Finanzbuchhaltung und Controlling
- Instandhaltung und Facility Management
Obwohl sie nicht im Zentrum der Geschäftstätigkeit stehen, bieten gerade unterstützende Prozesse großes Automatisierungspotenzial – insbesondere durch Workflow-Tools, Self-Service-Portale oder elektronische Aktenführung.
Managementprozesse
Managementprozesse steuern die Organisation als Ganzes und sorgen für strategische Ausrichtung, Qualitätssicherung und Ressourcenkontrolle. Dazu gehören:
- Unternehmensplanung und Zieldefinition
- Strategisches Controlling
- Qualitäts- und Risikomanagement
- Compliance und interne Audits
Diese Prozesse laufen oft bereichsübergreifend und erfordern ein hohes Maß an Kommunikation und Datentransparenz. Eine klare Prozessstruktur hilft hier, Verantwortlichkeiten zu definieren und die Umsetzung strategischer Ziele nachzuhalten.
Warum sind Geschäftsprozesse entscheidend für Unternehmen?
Viele Organisationen agieren im Spannungsfeld zwischen steigendem Kostendruck, wachsender Komplexität und dem Anspruch an hohe Servicequalität. Genau hier wird deutlich, warum professionell gestaltete Geschäftsprozesse weit mehr sind als interne Abläufe – sie sind ein strategischer Erfolgsfaktor.
Transparenz und Standardisierung schaffen Klarheit
Wenn Abläufe dokumentiert und standardisiert sind, profitieren alle Beteiligten: Neue Mitarbeitende finden sich schneller ein, Schnittstellen funktionieren reibungsloser, und Verantwortlichkeiten sind klar geregelt. Gleichzeitig entsteht ein besseres Verständnis dafür, wo Abläufe stocken oder Ressourcen verschwendet werden.
Ein gut dokumentierter Geschäftsprozess sorgt dafür, dass dieselbe Tätigkeit unabhängig von der Person, dem Standort oder der Tagesform gleichbleibend effizient und qualitativ hochwertig ausgeführt wird. Dies ist nicht nur im industriellen Umfeld, sondern gerade auch in Verwaltungen und dienstleistungsorientierten Bereichen von großer Bedeutung.
Effizienzsteigerung durch Prozessmanagement
Durch systematisches Geschäftsprozessmanagement (BPM) lassen sich Prozesse analysieren, visualisieren und verbessern. Oft lassen sich mit geringem Aufwand enorme Effizienzpotenziale heben – etwa durch:
- Wegfall unnötiger Schleifen und Freigabeschritte
- Bessere Abstimmung zwischen Abteilungen
- Reduzierung manueller Datenerfassung
- Einführung digitaler Formulare und automatisierter Workflows
Hierbei geht es nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um Fehlervermeidung, Entlastung von Mitarbeitenden und einen reibungslosen Informationsfluss.
Fundament für digitale Transformation
Wer Prozesse kennt, kann sie digitalisieren. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine Grundvoraussetzung für viele Modernisierungsvorhaben – sei es E-Government, papierloses Büro oder der Einsatz von KI-basierten Assistenzsystemen.
Digitale Prozesse ermöglichen:
- Orts- und zeitunabhängige Bearbeitung
- Automatische Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
- Integration in bestehende IT-Systeme
- Nutzung von Daten zur weiteren Optimierung (z. B. durch Process Mining)
Kurz gesagt: Wer heute seine Geschäftsprozesse nicht digital denkt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren – sei es gegenüber Kundenerwartungen, regulatorischen Anforderungen oder innovativeren Wettbewerbern.
Beispiele für Geschäftsprozesse aus der Praxis
Geschäftsprozesse begegnen uns überall – in Behörden, Unternehmen, Organisationen und sogar im Alltag. Besonders in professionellen Umgebungen bestimmen sie, wie effizient Aufgaben erledigt, Ressourcen eingesetzt und Ergebnisse erzielt werden. Im Folgenden zeigen wir typische Beispiele aus verschiedenen Bereichen, die verdeutlichen, wie breit das Spektrum an Geschäftsprozessen ist.
Verwaltung: Antragsbearbeitung & Genehmigungsprozesse
In der öffentlichen Verwaltung sind Geschäftsprozesse meist stark formalisiert. Ein klassisches Beispiel ist die Bearbeitung eines Bürgerantrags – etwa für einen Personalausweis, eine Baugenehmigung oder einen Förderantrag.
Typischer Ablauf:
- Antragstellung durch Bürger:in (analog oder digital)
- Formelle Prüfung durch Sachbearbeitung
- Einholen von Fachvoten oder Unterlagen
- Entscheidung & Bescheid-Erstellung
- Zustellung und Archivierung
Solche Prozesse lassen sich sehr gut digitalisieren, etwa durch Online-Formulare, automatische Fristenkontrolle oder elektronische Aktenführung.
Industrie: Produktionsfreigabe & Lagerprozesse
In produzierenden Unternehmen sind Geschäftsprozesse eng mit dem Warenfluss verknüpft. Ein Beispiel ist der Produktionsfreigabeprozess für neue Serien oder Varianten.
Typische Elemente:
- Technische Freigaben durch Entwicklung
- Prüfung der Materialverfügbarkeit im ERP-System
- Arbeitsvorbereitung & Fertigungsfreigabe
- Prozessbegleitende Qualitätskontrollen
Auch Lagerprozesse wie Wareneingang, Kommissionierung oder Versand lassen sich präzise abbilden, analysieren und optimieren – etwa durch automatisierte Workflows oder die Integration von Scannerlösungen.
Dienstleistungssektor: Angebots- und Vertragsprozesse
Im Dienstleistungsumfeld – z. B. bei Beratungsunternehmen oder IT-Dienstleistern – sind Geschäftsprozesse oft kundenindividuell, aber dennoch standardisierbar. Der Angebotsprozess ist ein typisches Beispiel:
- Kundenanfrage erfassen
- Angebotskonfiguration (Leistungsumfang, Preise)
- Freigabe durch Vertrieb oder Geschäftsführung
- Versand an Kund:in, ggf. Rückfragen
- Vertragsabschluss oder Nachverhandlung
Hier bieten digitale Tools zur Angebotserstellung und Vertragsverwaltung erhebliches Potenzial zur Zeitersparnis und Konsistenzsteigerung.
Einkauf & Finanzen: Rechnungsprüfung & Beschaffung
Auch administrative Bereiche verfügen über klar definierte Geschäftsprozesse – etwa den Beschaffungsprozess:
- Bedarfsmeldung durch Fachbereich
- Freigabe durch Budgetverantwortliche
- Bestellung über Einkaufsplattform
- Lieferung und Wareneingang
- Rechnungsprüfung und Zahlung
Die Rechnungsverarbeitung zählt zu den Prozessen mit dem höchsten Automatisierungspotenzial – insbesondere durch E-Rechnungen, OCR-Erkennung und digitale Workflows, die Regelwerke für Skontofristen oder Genehmigungshierarchien abbilden.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse analysieren und modellieren?
Wer seine Geschäftsprozesse verbessern oder digitalisieren möchte, muss sie zunächst verstehen. Denn ohne klares Bild davon, wie ein Prozess aktuell abläuft – inklusive Schwachstellen, Engpässen und Verantwortlichkeiten – bleiben Optimierungsansätze oft vage oder ineffizient. Die Prozessanalyse bildet daher das Fundament für jede Form von Prozessmanagement.
Methoden der Prozessaufnahme
Die Erhebung des Ist-Zustands erfolgt meist in enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachabteilungen. Typische Methoden sind:
- Interviews mit Prozessbeteiligten
- Beobachtung realer Arbeitsabläufe (z. B. Shadowing)
- Dokumentenanalyse bestehender Ablaufbeschreibungen, Checklisten oder Vorlagen
- Workshops, in denen Prozesse gemeinsam visualisiert und diskutiert werden
Ziel ist es, den Prozessablauf realistisch zu erfassen – inklusive Ausnahmen, Medienbrüchen und inoffiziellen Workarounds.
Eine hilfreiche Ergänzung zur Prozessaufnahme ist die Erstellung einer Prozesslandkarte, die alle relevanten Abläufe übersichtlich strukturiert
Modellierung mit BPMN (Business Process Model and Notation)
Um komplexe Abläufe verständlich darzustellen, hat sich die grafische Modellierung mit BPMN 2.0 etabliert. Diese international anerkannte Notation ermöglicht eine standardisierte, visuelle Darstellung von Prozessen – unabhängig von Branche oder Organisationsform.
BPMN unterscheidet zwischen:
- Ereignissen (z. B. Eingangs eines Antrags)
- Aktivitäten (z. B. Prüfung durch eine Person)
- Gateways (Entscheidungen, z. B. Genehmigt: Ja/Nein)
- Pools und Lanes (zur Darstellung von Abteilungen oder Rollen)
Ein BPMN-Diagramm dient nicht nur zur Analyse, sondern auch als Kommunikationsgrundlage – etwa zwischen Fachbereich und IT – und kann in vielen BPM-Systemen direkt in digitale Workflows überführt werden.
Wenn Sie sich neben BPMN auch für alternative Modellierungsmethoden interessieren, finden Sie in diesem Beitrag einen kompakten Überblick über die wichtigsten Ansätze: Prozessmodellierung im Überblick
Ist-Analyse vs. Soll-Zustand
Nach der Modellierung des aktuellen Ablaufs erfolgt die Definition des Soll-Prozesses. Dabei stellt sich die zentrale Frage: Wie sollte der Prozess idealerweise ablaufen, um schneller, fehlerfreier und nutzerfreundlicher zu sein?
Die Kombination aus Prozessanalyse und -modellierung ermöglicht so einen strukturierten Übergang von der Theorie zur Umsetzung – ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zur Prozessoptimierung.
Wege zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Ein dokumentierter Prozess ist gut – ein verbesserter Prozess ist besser. Denn in nahezu jedem Unternehmen oder jeder Verwaltung existieren unausgeschöpfte Potenziale: überflüssige Arbeitsschritte, doppelte Dateneingaben, unklare Verantwortlichkeiten oder Medienbrüche. Eine strukturierte Prozessoptimierung hilft dabei, diese Potenziale zu heben.
Die Optimierung von Geschäftsprozessen beginnt mit der Erkennung von Engpässen, führt über die Einführung messbarer Kennzahlen und mündet idealerweise in Digitalisierung, Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung.
Einen umfassenden Überblick über Ziele, Methoden und bewährte Werkzeuge finden Sie in diesem Leitfaden zur Prozessoptimierung.
Digitale Transformation und Geschäftsprozessmanagement
Die Digitalisierung verändert vor allem Arbeitsweisen, Denkmodelle und Organisationsstrukturen. Im Zentrum dieser Veränderung stehen die Geschäftsprozesse – denn sie bestimmen, wie effizient Informationen fließen, Entscheidungen getroffen und Leistungen erbracht werden.
Warum Prozessdigitalisierung der Schlüssel zur Zukunft ist
Organisationen, die ihre Prozesse nicht digital denken, geraten zunehmend unter Druck. Bürger:innen und Kund:innen erwarten heute:
- Digitale Antrags- und Bestellmöglichkeiten
- Transparente Bearbeitungsstände
- Schnelle Reaktionszeiten
- Fehlerfreie Abläufe
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist daher kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit, Servicequalität und Zukunftsfähigkeit. Wer Prozesse digitalisiert, legt den Grundstein für Automatisierung, bessere Skalierbarkeit und innovationsfreundliche Strukturen.
Die Rolle von BPM-Software in der Umsetzung
Moderne BPM-Software (Business Process Management Software) bietet die technische Grundlage, um Geschäftsprozesse nicht nur zu dokumentieren, sondern auch aktiv zu gestalten, zu steuern und zu verbessern. Solche Systeme ermöglichen:
- Prozessmodellierung per Drag-and-Drop (z. B. in BPMN)
- Digitale Formulare und automatisierte Workflows
- Rollen- und Rechteverwaltung
- Integration mit Drittsystemen (z. B. ERP, DMS, E-Mail)
- Monitoring und Reporting in Echtzeit
Gerade für Fachabteilungen ist es entscheidend, dass solche Lösungen ohne tiefgehende IT-Kenntnisse bedienbar sind – also im Sinne eines No-Code/Low-Code-Ansatzes. So können Prozesse dort gestaltet werden, wo das Know-how vorhanden ist: in der Fachpraxis.
Abteilungsübergreifende Integration
Viele Prozesse verlaufen nicht isoliert, sondern berühren mehrere Abteilungen oder Standorte. Ein digital gesteuertes Prozessmanagement ermöglicht es, diese Schnittstellen reibungslos zu gestalten. Beispielsweise:
- Antrag in der Verwaltung → Prüfung im Fachamt → Entscheidung → Rückmeldung an Antragsteller
- Vertrieb → Angebotsfreigabe → Einkauf → Versand → Rechnungsstellung
Die zentrale Herausforderung liegt darin, Datensilos aufzubrechen, Medienbrüche zu vermeiden und eine gemeinsame Prozesssicht zu schaffen. Geschäftsprozessmanagement fördert genau diese Sichtweise – und unterstützt Organisationen dabei, übergreifend und vernetzt zu denken.
Häufige Fragen rund um Geschäftsprozesse (FAQ)
Was ist ein Geschäftsprozess in einfachen Worten?
Ein Geschäftsprozess ist eine wiederholbare Abfolge von Schritten, mit denen ein bestimmtes Ziel erreicht wird – zum Beispiel die Bearbeitung eines Antrags oder die Lieferung einer Bestellung. Er beschreibt, wer was wann wie tut, um ein Ergebnis für Kund:innen oder interne Abteilungen zu liefern.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Digitalisierung macht Abläufe schneller, transparenter und fehlerärmer. Manuelle Schritte entfallen, Medienbrüche werden vermieden, und Informationen stehen jederzeit und überall zur Verfügung. Das senkt Kosten, steigert die Servicequalität und erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitenden sowie externen Beteiligten.
Wie starte ich die Optimierung meiner Geschäftsprozesse?
Der erste Schritt ist, die Ist-Prozesse zu analysieren: Wie läuft der Prozess aktuell? Welche Probleme treten auf? Anschließend definieren Sie den gewünschten Soll-Zustand – und leiten daraus konkrete Maßnahmen ab. Mit geeigneten Tools lassen sich Prozesse modellieren, digitalisieren und überwachen. Wichtig ist, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen.
Was unterscheidet Workflows von Geschäftsprozessen?
Ein Workflow ist ein Teil eines Geschäftsprozesses – meist eine klar definierte Abfolge von Arbeitsschritten innerhalb eines begrenzten Aufgabenbereichs (z. B. eine Freigabekette). Ein Geschäftsprozess kann aus mehreren Workflows bestehen und umfasst in der Regel mehrere Rollen, Systeme und Teilschritte.
Warum ist Geschäftsprozessmanagement in Verwaltungen besonders relevant?
Verwaltungen stehen unter Druck, effizienter, transparenter und bürgernäher zu agieren – vor allem im Rahmen von E-Government-Initiativen. Geschäftsprozessmanagement hilft dabei, Abläufe zu standardisieren, digital abbildbar zu machen und gesetzliche Anforderungen besser einzuhalten. Gleichzeitig entlastet es Fachkräfte und reduziert Bearbeitungszeiten spürbar.
Und zum Schluss: Strukturierte Prozesse sind die Basis jeder erfolgreichen Organisation
Ob in Unternehmen oder Verwaltungen – wer seine Geschäftsprozesse kennt, versteht und aktiv gestaltet, legt den Grundstein für mehr Effizienz, Qualität und Zukunftsfähigkeit. Die strukturierte Analyse, gezielte Optimierung und konsequente Digitalisierung von Prozessen ermöglicht es Ihnen, Engpässe zu beseitigen, Mitarbeitende zu entlasten und moderne Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.
Dabei muss Prozessmanagement nicht kompliziert oder IT-lastig sein. Mit den richtigen Methoden und digitalen Werkzeugen gelingt es auch ohne tiefes Technikverständnis, Abläufe zu visualisieren, zu verbessern und nachhaltig zu automatisieren.
Nutzen Sie jetzt den Moment:
Reflektieren Sie, welche Prozesse in Ihrer Organisation täglich laufen – und wo es hakt. Beginnen Sie mit einem zentralen Vorgang, dokumentieren Sie ihn, sprechen Sie mit den Beteiligten und denken Sie ihn neu. Der Weg zur digitalen Exzellenz beginnt oft mit einem ersten klaren Blick auf das Bestehende.
Welche Prozesse laufen in Ihrer Organisation noch „wie eh und je“ – und wo sehen Sie die größten Hebel für Veränderung?
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