Projekt oder Prozess?

Die vielen Gemeinsamkeiten zwischen einem Projekt und einem Prozess verwirren selbst mich gelegentlich. Gerade weil beide Praktiken im Geschäftsleben alltäglich geworden sind, ist es wichtig den Unterschied zu kennen.

Projekt oder Prozess?

Ein Prozess ist eine Vorgehensweise, die alle notwendigen Schritte bis zum Ziel enthält. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt. Es enthält alle Aufgaben, die ein fertiges Produkt bedarf. Ich möchte Ihnen die Unterschiede erklären:

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine Sammlung an Aufgaben, die geleistet werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. Es enthält den Projektumfang, verbindliche Zeitvorgaben, den Projektplan und Ressourcen. Meist wird es durch die Verwaltung eingeführt, um Veränderungen vorzunehmen.

Projektmanagement ist ein Weg, um ein Projekt zu organisieren. Das Vorgehen wird meist in fünf Phasen unterteilt:

Projektinitiierung

In dieser Phase wird das Konzept erarbeitet. Ideen werden gesammelt, es wird Recherche betrieben und die Chancen abgewogen.

Projektplanung

Nun werden die Anforderungen der Stakeholder eingebunden, ein konkretes Ziel festgelegt, ein Team zusammengestellt und ein Projektplan entworfen.

Projektausführung

Das Projektteam bestimmt Verbindlichkeiten und versucht die Zielvorgaben des Projektplans zu erreichen. Alle Prozesse, Ressourcen und Aufgaben werden festgelegt.

Projektüberwachung und -Kontrolle

In der vierten Phase konzentriert sich das Team auf die eigene Leistung und die Fortschrittsüberwachung. Es wird sichergestellt, dass alles nach Plan verläuft.

Projektabschluss

Die Projekt wird abgeschlossen und eine Evaluierung durchgeführt. So sollen zukünftige Pläne verbessert werden.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist ein etablierter, wiederholbarer Ablauf, meist für interne geschäftliche Ziele. Alle Aufgaben sind miteinander verbunden.

Ein wichtiges Element ist das Firmenwissen in Prozesse einzubinden. Diese machen ein großen Teil des täglichen Geschäfts aus. Ein Beispiel: die Personalabteilung hat einen Prozess, um neue Mitarbeiter einzustellen und das Entwicklungsteam hat einen Prozess, zur Priorisierung von Aufgaben. Um diesen Vorgang zu visualisieren, wird oft eine Flowchart verwendet.

Das Ziel eines Prozesses ist es, der Kundenwertschätzung zu dienen. Daher sollten Sie diesen regelmäßig evaluieren und verbessern, um die Geschäftsstandards einhalten zu können.

Unterschiedliche Typen von Prozessen

In dem Buch “High Performance Through Business Management: Strategy Execution in a Digital World” von Mathias Kirchmer werden drei Arten von Prozess beschrieben:

1. Operationale Prozesse: diese konzentrieren sich auf die korrekte Ausführung von Aufgaben jeder Einheit. Beispiel: Hilfestellung im Kundensupport
2. Management Prozesse: sie stellen sicher, dass die operationalen Prozesse korrekt arbeiten. Das Management stellt sicher, dass das Team effizient und effektiv arbeitet. Beispiel: der Projektmanager überwacht eine Projektaufgabe.
3. Steuerungsprozesse: sie stellen sicher, dass eine Einheit konform nach allen Regeln, Richtlinien und Erwartungen agiert. In diesem Rahmen agieren Vorstand oder Direktoren.

Was ist der Unterschied zwischen Projekt und Prozess?

Der Unterschied ist die Häufigkeit der Wiederholung. Projekte werden durchgeführt und nicht wiederholt. Prozesse wiederholen sich regelmäßig. Sollte sich also ein Projekt öfter wiederholen, dann sollte es den Status eines Prozesses haben.

Ein anderer Faktor ist das gesetzte Ziel. Ein Projekt hat das Ziel erfolgreich zu sein. Sie möchten pünktlich fertig werden und das Budget nicht überziehen. Projekte sind punktgenau nach Schema zu erbringen. Die vorherige Planung steigert das verbundene Risiko. Das Team verbringt seine gesamte Zeit damit dieses zu senken.

Ein Prozess hingegen ist fokussiert auf Optimierung. Es gibt kaum bis keine Risiken (darum ist es meist ein standardisierter Prozess). Das Hauptziel ist es den Vorgang zu verbessern. Je öfter Sie an etwas arbeiten, desto perfekter wird es.

Es findet sich gelegentlich ein Projekt in einem Prozess. Stellen Sie sich mal ein Projekt als ein Prozess vor. Auf die fünf Phasen des Projektmanagement folgen unterschiedliche Stadien, bis es beendet ist. Manche Projektmanagementmethoden brauchen einen Prozess.

Eine Methode wäre ein System, wie: Kanban, Wasserfall und Lean Management.

Prozesse bestimmen manchmal kleinere Projekte. Zum Beispiel die Eröffnung eines Ladens einer großen Firma. Das passiert öfter. Also ist davon auszugehen, dass jedes Mal ein Prozess befolgt wird. Einen Laden in einer neuen Stadt zu eröffnen, kann ein Projekt sein, wenn das Gebäude gemietet wird. Qualität, Zeit und Kosten müssen überwacht werden, um verbundene Risiken zu senken.

Tools für Projekte und Prozesse

Egal ob Prozess oder Projekt, die Verwendung von Tools kann Ihnen und Ihrem Team helfen.

Kanban Board

Kanban ist ein Planungssystem, um den Workflow zu visualisieren. Das Board stellt alle Aufgaben dar und hilft Engpässe frühzeitig zu erkennen. So entstehen qualitative hochwertige Produkte.

Ein Kanban Board ist ein beliebtes Instrument agiler Projekte. Es hilft dabei Effizienz in allen Bereichen eines Prozesses zu etablieren. Für Projekte ist das Board meist gegen Ende angedacht, da vor Beginn bereits viel Planung investiert wurde, um den Backlog zu koordinieren.

To-do List

Eine Aufgabenliste kann dabei helfen einiges im Leben zu organisieren. Egal ob sie eine Software dafür verwenden oder Stift und Papier. So müssen Sie sich nicht sorgen sich an alles erinnern zu müssen.

To-Do Listen sind Hilfsstellungen für Projekte. Sie können die Liste nach Prioritäten sortieren oder Aufgaben besonders hervorstellen.

Wenn Sie eine solche Liste in einen Prozesse einbinden wollen, machen Sie daraus eine Checkliste. Hier fassen Sie alle notwendigen Schritte zusammen, um die Anzahl menschlicher Fehler zu minimieren. Die Liste liest sich eher wie ein „How to“ als ein „What to do“.

Gantt Diagramm

Ein Gantt Diagramm ist ein Balkendiagramm, das den Projektplan visualisiert. Es repräsentiert die notwendige Arbeit innerhalb der Projektstruktur. Die Beziehungen finden sich in einer vertikalen Liste verglichen mit der horizontalem Zeitachse.

Das Gantt Diagramm eignet sich besonders als Tool zur Planung des Projektmanagements. So können Sie wichtige Details wie die Dauer der Aufgabe und die verantwortlichen Personen direkt einsehen. Manager können alle Seiten des Projekts betrachten und kritische Punkte direkt erkennen.

Innerhalb eines Prozess können Sie auch Gantt Diagramme verwenden. So wird die Arbeitsstruktur in seine essenziellen Prozesse aufgebrochen. Dies hilft dabei einen verbindlichen Standard zu etablieren.

Nachdem nun beide Konzepte vorgestellt wurden hoffe ich, dass Sie ein besseres Verständnis gewinnen konnten. Beide Praktiken zielen drauf ab die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Also wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe erledigen, denken Sie daran zu unterscheiden, ob es ein Prozess oder ein Projekt ist. So können Sie zielgerichtet an Ihre Aufgaben herangehen.

Das Zenkit Team