Projekt oder Prozess?

In der Welt des Projektmanagements stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung, ob sie ihre Aufgaben und Ziele durch Projekte oder Prozesse erreichen möchten. Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg und die Effizienz haben. Aber was ist eigentlich der Unterschied zwischen Projekt und Prozess? 

In diesem Beitrag enthüllen wir die Unterschiede zwischen Projekt und Prozess sowie die Geheimnisse der erfolgreichsten Projektmanager weltweit bei der Auswahl der richtigen Strategie für ihr Team. 

Erweitern Sie Ihr Verständnis für das Thema anhand der nachfolgenden Punkte: 

✅ Wichtige Grundsätze zur Optimierung Ihrer Strategie 

✅ Strategische Empfehlungen zur Stärkung Ihrer Projektmanagementpraktiken 

Projekt vs. Prozess

Prozesse und Projekte sind zwei grundlegende Ansätze in der Unternehmenswelt, die jeweils spezifische Zwecke und Eigenschaften haben. Prozesse repräsentieren eine strukturierte Abfolge von Handlungen, die alle notwendigen Schritte bis zur Zielerreichung abdecken. Sie sind oft wiederkehrend und dienen dazu, die Effizienz und Qualität in Geschäftsabläufen sicherzustellen. 

Im Gegensatz dazu sind Projekte zeitlich begrenzte Unternehmungen, die alle erforderlichen Aufgaben beinhalten, um ein konkretes Ziel oder Produkt zu erstellen. Projekte haben einen Anfang und ein Ende und sind in der Regel einzigartig, da sie speziell darauf ausgerichtet sind, bestimmte Ergebnisse zu erzielen. 

In diesem Artikel werden wir die wesentlichen Unterschiede zwischen Prozessen und Projekten erörtern und Ihnen dabei helfen, die richtige Herangehensweise für Ihre individuellen Herausforderungen zu wählen. 

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine gezielte Ansammlung von Aufgaben, die sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es umfasst nicht nur den Projektumfang, verbindliche Zeitvorgaben und die notwendigen Ressourcen, sondern auch einen detaillierten Projektplan, der als Roadmap für den gesamten Projektablauf dient. Typischerweise wird ein Projekt von der Unternehmensführung oder einer zuständigen Abteilung initiiert, um bestimmte Veränderungen, Innovationen oder Verbesserungen durchzuführen. 

Das Projektmanagement ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts und bietet eine strukturierte Herangehensweise. Es wird oft in fünf Phasen unterteilt: 

1. Projektinitiierung:In dieser Phase entsteht die Idee für das Projekt. Es werden Informationen und Ideen gesammelt, Forschung betrieben und verschiedene Möglichkeiten abgewogen. Hierbei geht es darum, die Machbarkeit des Projekts zu prüfen und die Grundlage für die weiteren Schritte zu schaffen.
2. Projektplanung:Nachdem die Projektidee validiert wurde, werden die Anforderungen der Stakeholder eingeholt und ein klar definiertes Ziel festgelegt. Ein Team wird zusammengestellt, und ein detaillierter Projektplan wird erstellt. Dieser Plan umfasst die Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und Ressourcen, die benötigt werden, um das Projektziel zu erreichen.
3. Projektausführung:In dieser Phase beginnt das Projektteam mit der Umsetzung des Projektplans. Die Verantwortlichkeiten werden zugewiesen, Aufgaben werden verteilt, und alle Prozesse und Ressourcen werden aktiviert, um die Projektziele zu erreichen. Die Fortschritte werden regelmäßig überwacht, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
4. Projektüberwachung und -Kontrolle:Die vierte Phase konzentriert sich auf die kontinuierliche Überwachung und Kontrolle des Projekts. Das Team achtet darauf, dass die gesteckten Ziele eingehalten werden, und reagiert bei Bedarf auf Veränderungen oder Probleme. Die Qualitätssicherung und das Risikomanagement spielen hier eine wichtige Rolle.
5. Projektabschluss:Sobald die Projektziele erreicht sind oder das Projekt aus anderen Gründen abgeschlossen wird, erfolgt eine umfassende Evaluierung. Dies dient nicht nur dazu, das Projekt zu bewerten, sondern auch dazu, Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen. Der Projektabschluss umfasst auch das Schließen von offenen Aufgaben, die Dokumentation und die Freigabe von Ressourcen. 

Das Verständnis dieser Projektmanagement-Phasen ist entscheidend, um Projekte erfolgreich abzuschließen und sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. In Kombination mit einer klaren Unterscheidung zwischen Projekten und Prozessen können Organisationen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und ihre Geschäftsziele effektiver verfolgen. 

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist ein etablierter, wiederholbarer Ablauf, der in der Regel zur Verfolgung interner geschäftlicher Ziele dient. In einem Prozess sind alle Aufgaben miteinander verknüpft und folgen einem bestimmten Muster oder einer Reihenfolge. 

Ein entscheidendes Element bei der Gestaltung von Prozessen ist die Einbindung des firmeninternen Wissens. Prozesse spielen eine bedeutende Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb. Zum Beispiel hat die Personalabteilung einen Prozess zur Einstellung neuer Mitarbeiter, während das Entwicklungsteam einen Prozess zur Priorisierung von Aufgaben hat. Diese Abläufe werden oft durch die Verwendung von Flowcharts visualisiert, um ihre Struktur und Logik zu veranschaulichen. 

Das vorrangige Ziel eines Prozesses besteht darin, den Kundennutzen zu maximieren und die Geschäftsstandards aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Erwartungen entsprechen. 

Es gibt verschiedene Typen von Prozessen, wie sie in Mathias Kirchmers Buch „High Performance Through Business Management: Strategy Execution in a Digital World„ beschrieben werden: 

1. Operationale Prozesse: Diese Prozesse konzentrieren sich auf die korrekte Ausführung von Aufgaben in jeder organisatorischen Einheit. Ein Beispiel hierfür wäre der Kundensupport, bei dem sicherzustellen ist, dass Kundenanfragen effizient und effektiv bearbeitet werden. 
2. Management Prozesse: Diese Prozesse stellen sicher, dass die operativen Prozesse reibungslos ablaufen. Das Management überwacht und optimiert die Arbeitsweise des Teams. Ein Beispiel hierfür wäre ein Projektmanager, der die Fortschritte und Ressourcenallokation in einem Projekt überwacht, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. 
3. Steuerungsprozesse: Diese Prozesse gewährleisten, dass eine Organisation in Übereinstimmung mit allen Regeln, Richtlinien und Erwartungen handelt. In diesem Rahmen agieren oft Vorstände oder Direktoren, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren rechtlichen und ethischen Verpflichtungen nachkommt. 

Was ist der Unterschied zwischen Projekt und Prozess?

Der entscheidende Unterschied zwischen Projekten und Prozessen liegt in der Häufigkeit der Wiederholung und den jeweiligen Zielen. Projekte sind zeitlich begrenzte Unternehmungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, ein einmaliges Ziel erfolgreich zu erreichen. Die Betonung liegt darauf, das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, wobei eine detaillierte Planung dazu beiträgt, Risiken zu minimieren. In der Projektabwicklung liegt der Fokus auf der strikten Einhaltung eines festgelegten Plans. 

Im Gegensatz dazu wiederholen sich Prozesse regelmäßig und sind oft standardisiert, um Effizienz und Qualität sicherzustellen. Das Hauptziel von Prozessen besteht darin, kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Je öfter ein Prozess ausgeführt wird, desto besser kann er optimiert werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen und Risiken zu minimieren. 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es gelegentlich Überschneidungen zwischen Projekten und Prozessen geben kann. Ein Projekt kann als eine Art von Prozess betrachtet werden, wobei die fünf Phasen des Projektmanagements den Weg bis zur Projektabschlussmarke darstellen. Einige Projektmanagementmethoden erfordern die Integration von Prozessen, um effektiv zu funktionieren. Beispiele hierfür sind Methoden wie Kanban, Wasserfall und Lean Management. 

Umgekehrt können Prozesse auch kleinere Projekte enthalten. Zum Beispiel kann die Eröffnung eines Ladens in einer neuen Stadt als wiederkehrender Prozess betrachtet werden, bei dem jedes Mal ähnliche Schritte ausgeführt werden. Wenn jedoch das Gebäude gemietet wird, kann dies zu einem Projekt werden, bei dem Qualität, Zeit und Kosten überwacht werden müssen, um damit verbundene Risiken zu minimieren.

Tools für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und Prozessen 

Unabhängig davon, ob es sich um einen Prozess oder ein Projekt handelt, kann die Nutzung von Tools einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg Ihrer Unternehmungen leisten. Die richtigen Werkzeuge erleichtern die Planung, Ausführung und Überwachung erheblich und tragen dazu bei, die Effizienz und Qualität Ihrer Arbeit zu steigern.  

Kanban Board

Kanban ist ein leistungsstarkes Planungssystem, das dazu dient, den Workflow in einer visuellen Darstellung abzubilden. Dieses dynamische Board ermöglicht es, sämtliche Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen und Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Dadurch wird die Grundlage für die Schaffung hochwertiger Ergebnisse gelegt. 

Ein Kanban Board ist ein äußerst beliebtes Instrument in agilen Projekten und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der Effizienz in sämtlichen Phasen eines Prozesses. Obwohl es in agilen Projekten seine volle Wirkung entfaltet, kann es auch in anderen Kontexten zur Steigerung der Produktivität eingesetzt werden. 

Während es für Projekte oft gegen Ende des Vorhabens eingesetzt wird, nachdem bereits umfassende Planung in die Koordination des Backlogs investiert wurde, kann ein Kanban Board auch in laufenden Prozessen verwendet werden, um eine kontinuierliche Optimierung zu gewährleisten.

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To-do Liste

Eine Aufgabenliste, sei es digital oder auf Papier, ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Organisation des Lebens. Sie befreit Sie von der Last, sich an alles erinnern zu müssen. 

To-Do Listen sind jedoch nicht nur nützlich im persönlichen Alltag, sondern auch als wertvolle Werkzeuge für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und Prozessen. Sie ermöglichen es, Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und wichtige Aufgaben hervorzuheben. 

Wenn Sie eine To-Do Liste in einen Prozess integrieren möchten, kann sie in eine Checkliste umgewandelt werden. Eine Checkliste fasst alle notwendigen Schritte zusammen, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu minimieren. Sie dient weniger als Erinnerung daran, was zu tun ist (wie eine To-Do Liste), sondern vielmehr als Anleitung darüber, wie die Aufgaben ausgeführt werden sollen, ähnlich einem ‚How to‚. Die klare Struktur einer Checkliste trägt dazu bei, Prozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten, was insbesondere in komplexen Projekten von unschätzbarem Wert ist.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projektplans in Form eines Balkendiagramms. Es veranschaulicht die notwendigen Arbeitsschritte innerhalb der Projektstruktur und zeigt die zeitlichen Abhängigkeiten an. Die vertikale Liste der Aufgaben wird auf einer horizontalen Zeitachse dargestellt. 

Gantt-Diagramme sind äußerst effektive Tools für das Projektmanagement. Sie ermöglichen es, wichtige Details wie die Dauer jeder Aufgabe und die zugeordneten Verantwortlichen auf einen Blick zu erfassen. Manager können so sämtliche Aspekte des Projekts überwachen und kritische Meilensteine unmittelbar erkennen. 

Darüber hinaus können Gantt-Diagramme auch innerhalb von Prozessen genutzt werden. Sie helfen dabei, die Arbeitsstruktur in essentielle Prozesse aufzuschlüsseln. Dies trägt dazu bei, klare Standards für die Prozessdurchführung zu etablieren und die Effizienz zu steigern. Gantt-Diagramme bieten somit nicht nur einen umfassenden Überblick über Projektverläufe, sondern können auch die Prozessoptimierung unterstützen.

Mind Map

Mind Maps sind vielseitige Werkzeuge, die in der Welt des Projekt- und Prozessmanagements eine entscheidende Rolle spielen können. Sie bieten eine innovative Möglichkeit, komplexe Informationen zu organisieren und zu visualisieren. 

Eine Mind Map ist im Wesentlichen eine grafische Darstellung von Ideen, Aufgaben, Konzepten oder Informationen. Sie beginnt in der Mitte des Diagramms mit einer zentralen Idee oder einem Hauptthema und verzweigt sich von dort aus in Unterthemen und Aspekte. Dieses Baumdiagramm ermöglicht es, Zusammenhänge und Abhängigkeiten klar und übersichtlich darzustellen. 

Mit einem klareren Verständnis beider Konzepte stehen Ihnen nun leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, um die Effizienz Ihrer Arbeitsweise zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu maximieren. Doch das ist erst der Anfang! 

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, nicht nur zwischen Prozessen und Projekten zu unterscheiden, sondern auch die richtigen Tools und Methoden einzusetzen, um jedes Vorhaben erfolgreich zu gestalten. Dabei sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass die richtige Herangehensweise den Unterschied ausmachen kann. 

Von Gantt-Diagrammen und Mind Maps bis hin zu agilen Methoden – es gibt eine Fülle von bewährten Strategien und Tools, die Sie nutzen können, um Ihre Ziele effektiver zu erreichen. Die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung Ihrer Vorgehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. 

Denken Sie also nicht nur daran, ob Ihre Aufgabe ein Prozess oder ein Projekt ist, sondern auch daran, wie Sie diese am besten angehen können. Halten Sie Ausschau nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung, und bleiben Sie stets flexibel in Ihrer Herangehensweise. Denn in der Welt von heute ist der Unterschied zwischen Erfolg und Stagnation oft nur eine kluge Entscheidung entfernt. 

Das Zenkit Team

Sophie Rudolph Veröffentlicht am 17. Mai 2021, aktualisiert am 25. September 2023 · 4 Min. Lesezeit