Nie mehr vergessen! Eine Einführung in David Allens Getting Things Done (GTD)

Jeder kennt es: Sie haben Feierabend und möchten auf dem Weg nach Hause noch schnell einige Dinge erledigen. Im Kopf haben Sie sich alles parat gelegt: 

1. Paul aus dem Kindergarten abholen
2. Milch und Gemüse einkaufen
3. Blumen für Lou Berrys Geburtstag  besorgen

Die Liste ist nicht lang. Sie können sich diese also problemlos merken. Doch dann kommt ein Anruf aus dem Büro. Zum Glück nichts Wichtiges, Sie wollen ja schließlich noch einige Dinge erledigen. Doch was war das noch gleich?… Ach ja richtig, Milch und Gemüse einkaufen und schnell Paul vom Kindergarten abholen. Als Sie bei Ihrem Lieblingsfloristen vorbei kommen beschleicht Sie ein ungutes Gefühl. War da noch etwas? Haben Sie was vergessen? Ach egal…dann war das vermutlich nicht so wichtig…

Eine solche Situation ist wohl jedem bekannt. Oft ist zu viel los, als dass man die perfekt im Kopf aufgestellte To-Do-Liste ganz einfach vergisst oder zumindest Teile davon. Mit Getting Things Done hat David Allen eine Lösung für dieses Problem entwickelt, die sich seit Veröffentlichung an großer Beliebtheit erfreut. Damit auch Sie ab sofort nichts mehr vergessen, erfahren Sie in diesem Artikel alles zur Getting Things Done Methode und wie Sie das Konzept ganz einfach selbst umsetzen. 

Was ist Getting Things Done/GTD?

Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Methode zur Steigerung Ihrer Produktivität. Entwickler dieser ist David Allen, ein Us-amerikanischer Autor, Berater und Erfinder. In seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity  hat David Allen bereits im Jahr 2001 die Methode aufgestellt. 2015 wurde das Buch noch einmal vollkommen überarbeitet und GTD weiter spezifiziert.

Getting Things Done beruht auf dem Fakt, dass unser Gehirn hervorragend darin ist, neue Ideen zu entwickeln, es aber beim Erinnern zu vieler Informationen scheitert. Sie können Listen noch so gut in ihrem Kopf behalten, sobald Sie irgendwie in ihrem Gedankenfluss gestört werden, vergessen Sie mindestens eine Aufgabe. Was bleibt ist meistens ein ungutes Gefühl.

GTD ist ein System zur Organisation Ihrer Aufgaben und dementsprechend auch eine Methode, um Punkte Ihrer Agenda zu präzisieren. Bei Getting Things Done geht es im Kern darum, dass Sie sowohl Dinge, Gedanken, Ideen, aber auch Telefonate, E.Mails oder Termine sammeln, um diese dann strukturiert in Handlungen umzuwandeln. Alles erhält einen Kontext und eine Handlungsableitung. So vermeiden Sie es nicht nur, wichtige Dinge zu vergessen, sondern bringen zudem Struktur in Ihren Alltag und die Arbeit. 

Wird GTD richtig angewendet, ist es ein äußerst effektives System. Sobald Ihr Gehirn dem System vertraut, versucht es nicht mehr einen Überblick über alle Informationen zu behalten. 

• GTD erhöht die Gehirnkapazität, wodurch auch die Konzentration steigt
• GTD hilft dabei, dass weniger Dinge vergessen werden
• GTD reduziert Stress
• GTD ermöglicht effizientes und belastungsfreies Arbeiten

Wie funktioniert GTD?

Damit GTD richtig umgesetzt werden kann, hat David Allen fünf aufeinanderfolgende Stufen beschrieben. Nur wenn diese eingehalten werden, kann GTD richtig umgesetzt werden.

• Capturing (Verfassen): Alles, was Ihnen einfällt, wird idealerweise an einem bzw. wenigen Orten festgehalten
• Clarifying (Durcharbeiten): Die zuvor festgehaltenen Gedanken müssen strukturiert und die Inbox, also der Ort, an dem Sie eingehenden Aufgaben, Konzepte und Ideen festhalten, sinnvoll geleert werden. Stellen Sie sich folgende Fragen: Was ist umsetzbar? Welches Teilgebiet deckt die Aufgabe ab?
• Organizing (Organisieren): Aufgaben, Ideen, Telefonate, etc. werden an dieser Stelle organisiert. Legen Sie dazu alles Wichtige an einem passenden Ort in Ihrem System ab. 
• Reflecting (Durchsehen): Hier wird durch regelmäßiges Durchsehen sichergestellt, dass das System aktuell ist. Es geht darum, dass Sie sich auf Ihr System verlassen können. Verzug ist dabei kontraproduktiv.
• Engaging (Durchführung): Der letzte Schritt, bei dem Sie entscheiden, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden. Die Durchführung ist abhängig von den folgenden Faktoren:

• • Kontext
  • Umgebung
  • Zeit
  • Priorität
  • persönlicher Energie

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Capturing: Erfassen Sie alle wichtigen Daten mit GTD

Schritt eins bei Getting Things Done ist es, alles, was Ihnen in den Sinn kommt festzuhalten und an einem Ort, gegebenenfalls an mehreren Orten zu sammeln. Der Sammelort  wird von David Allen als Inbox beschrieben. Dies ist schlussendlich nichts anderes als eine Art Posteingang, bei dem alle eingehenden Gedanken, Ideen, aber auch Notizen, E-Mails, Telefonate, usw. abgelegt werden. 

Manche Menschen nutzen dazu ein Notizbuch, andere verwenden einen Ablageort auf ihrem Schreibtisch, und wieder andere nutzen Apps, wie Zenkit. Wie Sie es machen ist schlussendlich egal, bei GTD gibt es keine Vorgaben, was Sie für die Konzeptumsetzung benötigen. Sie können sogar über mehrere Inboxes verfügen, die thematisch sortiert sind. Es ist jedoch wichtig, dass Sie stets den Überblick über die verschiedenen Posteingänge behalten. Ansonsent funktioniert GTD nicht. 

Beim Capturing geht es schlussendlich darum, dass jede Information, egal auf welchem Weg festgehalten wird. Es ist nicht relevant, ob es eine Idee ist, die Ihnen unter der Dusche gekommen ist oder der nächste Zahnarzttermin. Halten Sie alles fest, um Open Loops (Begriff von David Allen, der das nagende Gefühl beim Erinnerungsversuch an eine Vergessene Sache beschreibt) zu verhindern.

Clarifying: Arbeiten Sie sich durch Ihre GTD Inbox

Der zweite Schritt bei Getting Things Done ist laut David Allen sehr wichtig, um das GTD System am Laufen zu halten. Alle Informationen niederschreiben und festzuhalten ist das eine. Um effektiv Aufgaben, bzw. weitere Schritte abzuleiten, müssen diese jedoch richtig verarbeitet werden. 

Nehmen Sie alles, was Sie bei Schritt 1 gesammelt haben und verarbeiten Sie das sinnvoll. Fragen Sie sich selbst:

• Ist die Idee umsetzbar oder muss Sie angepasst werden?
• Benötigt es mehr als einen Schritt für die Umsetzung?
• Kann die Aufgabe in zwei Minuten erledigt werde oder braucht Sie mehr Zeit?
• Ist eine Delegation der Aufgabe möglich?
• Gibt es eine bestimmte Frist, die Sie einhalten müssen? 

Die Antworten auf diese Fragen entscheiden den weiteren Vorgang und bestimmen in welche Liste (dazu später mehr) die Aufgaben hinzugefügt wird. Können Sie die Aufgabe nicht zu einer Liste hinzufügen, kann diese entweder sofort erledigt, abgehängt oder verworfen werden. 

Gerade am Anfang, wenn das GTD System etabliert wird, kann dieser Schritt sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie jedoch eine Regelmäßigkeit in Ihrer GTD Umsetzung gefunden haben, wird Ihnen das Durchstöbern immer leichter fallen. 

Wichtige Regeln, zum Durcharbeiten der Inbox

David Allen hat für das Durcharbeiten Ihres GTD System einige Regeln festgelegt, die Sie für eine effiziente Umsetzung der Methode unbedingt einhalten müssen!

• Jedes Objekt, dass sich in der Inbox befindet muss verarbeitet werden
• Keine Information darf erneut in den Posteingang zurückgelegt werden
• 2 Minuten Regel: Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten erledigen können, soll bei GTD unmittelbar umgesetzt werden
• Projekte: Konzepte, die für Ihre Umsetzung mehr als eine Aufgabe benötigen, werden von David Allen als Projekte aufgefasst.

Organizing: Organisieren Sie Ihr GTD System

Dieser Schritt knüpft nahtlos an den Vorherigen an. Um das System aufrecht zu erhalten ist es wichtig, dass die Aufgaben genau organisiert werden. Bei Schritt zwei geht es um eine gedankliche Zuordnung. Beim Organisieren wiederum geht es um die tatsächliche Einordnung in verschiedenen Listentypen:

• Next-Action/ Aktionsliste: In dieser Liste werden alle nächste Aktionen festgehalten. Hier finden sich also Aufgaben, die als nächstes angegangen werden sollen. Falls Ihre Aktionsliste zu viele Aufgaben fasst, macht es Sinn, die Liste thematisch zu unterteilen.
• Projektliste: Aufgaben, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion aufgeführt werden können, nennt David Allen ein Projekt. In einer Projektliste werden dementsprechend alle anstehenden Projekte erfasst. 
• Warten-auf-Liste: Hier werden Aufgaben festgehalten, die delegiert werden können. Außerdem finden sich hier Aufgaben, bei der Sie auf eine Rückmeldung warten. Gerade bei letzteren Aufgaben ist es wichtig, dass Sie festhalten, wann Sie die Rückmeldung erwarten. 
• Kalender: Anfallende Termine werden bei GTD in einem Kalender festgehalten. Laut David Allen sollen nur folgende Typen erfasst werden: 
  • zeitspezifische Aufgaben
  • tagesspezifische Aufgaben, also solche, die genau an diesem Tag erledigt werden müssen
  • zeitspezifische Informationen, wie beispielsweise Geburtstagstermine oder Dienstreisen

Beim Organisieren geht es darum, dass Sie relevanten Aufgaben in eine passende Liste zuordnen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie alle Aufgaben spezifizieren. Wie David Allen stets anmerkt ist es notwendig, dass Sie allen Aufgaben einen Kontext geben, damit das das GTD System funktioniert. Andernfalls kann es dazu führen, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr wissen, was Sie mit einer Aufgabe meinen. Das Kopf entlastende Funktion von Getting Things Done wäre dann hinfällig. 

Als Lösungsansatz empfiehlt David Allen, die Verwendung sogenannter Kontext-Tags. Dabei wird versucht, mit nur einem Oberbegriff die Aufgaben zu erläutern. Ein Tag kann beispielsweise wie folgt lauten: 

• @Anrufe
• @Erledigungen
• @Einkäufe 

Reflecting: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen Ihr GTD System

Damit Ihr Getting Things Done System richtig funktionieren kann, müssen Sie es regelmäßig aktualisieren. Falls Sie das nicht tun, häufen sich zum Einen die anstehenden Aufgaben, zum Anderen werden so schnell Dinge vergessen. 

Beim Durchsehen des GTD System geht es darum, dass Sie alle Ihre Listen abarbeiten. Hierbei können Aufgaben verschoben oder aus dem System entfernt werden. Das Durchsehen beinhaltet aber auch das Abarbeiten der Inbox und das zuordnen neuer Aufgaben, sowie das kontrollieren von Kontexten und Fristen

Schlussendlich geht es darum, dass Sie sich regelmäßig einen Überblick über Ihr System verschaffen, um unnötige Komplikationen und Stress aufgrund von Anhäufungen von Aufgaben oder verpassten Fristen zu vermeiden. Für David Allen ist dieser für das Gelingen von GTD entscheidend und ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung von Getting Things Done.

Engaging: Setzen Sie Ihr GTD System in die Realität um

Die letzte Stufe des Getting Things Done Systems ist das Erledigen, bzw. Angehen ihrer Aufgaben. Wenn Sie ihr System gut eingerichtet und etabliert haben, ist dies der einfachste Schritt für eine erfolgreiche Umsetzung. Sie können Ihren Listen dann hundertprozentig vertrauen und diese abarbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Sie Ihre Aufgaben sinnvoll angehen. Eine Einteilung nach Kontext, Umgebung, Zeit, Priorität und persönliche Energie erhöht den Fokus und steigert die Effektivität.

So kombinieren Sie GTD mit Zenkit

Zenkit eignet sich sehr gut für die Umsetzung von Getting Thing Done. Das Festhalten Ihrer Gedanken ist kein Problem. Dank mobiler Version und Offline Funktion können Sie zu jeder Zeit, an jedem Ort, das festhalten, was Sie beschäftigt. Auch E-Mails müssen nicht mehr länger ausgedruckt und abgeheftet werden. Mittels Zapier Schnittstelle können Sie Ihre einkommenden Nachrichten direkt mit Zenkit verbinden. Ihre GTD Inbox füllt sich so quasi automatisch. 

Neben dem Aufschreiben, bzw. Festhalten aller Daten, ist bei GTD das Setzen von Aufgaben in einen präzisen Kontext äußerst wichtig. Tag-Möglichkeiten, Fristen und @Mentions sind bei Zenkit eine Umsetzungsmöglichkeit dieser Anforderung. Mit nur wenigen Klicks werden Aufgaben präzisiert und gleichzeitig auch noch filterbar. Denn Zenkit bietet viele Filtermöglichkeiten, damit Sie sich noch besser orientieren können. 

Zenkit und David Allens GTD kann sehr gut miteinander verbunden werden. Flexibilität ist bei Zenkit sehr wichtig und so können Sie das Programm Ihren GTD Bedürfnissen optimal anpassen. 

Wenn Sie näher erfahren wollen, wie Sie Zenkit und GTD miteinander verbinden, werfen Sie einen Blick auf unseren Blog Beitrag passend zum Thema. 

Warum funktioniert GTD?

David Allens Getting Things Done ist eine sehr diverse Methode. Die Vorteile sind vielseitig:

• GTD kann in allen möglichen Bereichen eingesetzt werden. Anders als spezifische Projektmanagement-Methoden, wie Kanban oder Scrum, gibt es keine Limitierungen bei David Allens Konzept. Getting Things Done kann sowohl im privaten, wie auch beruflichen Sektor eingesetzt werden oder beides miteinander vermischen. 
• Getting Things Done ist eine Methode, die nicht an ein bestimmtes Tool gebunden ist. Wenn Sie lieber analog arbeiten, können Sie das problemlos tun. Wollen Sie lieber eine Software, wie Zenkit dafür benutzen, dann ist auch das kein Hindernis. 
• Ähnlich wie bei der Eat that Frog-Methode werden Aufgaben Schritt für Schritt angegangen. Handlungen werden dementsprechend schneller eingeleitet und umgesetzt
• Jede Aufgabe wird festgehalten und genau definiert. Dank GTD werden keine Fristen vergessen oder wichtige Aufgaben zu spät angefangen. Ihre Zeit wird optimiert. 
• Der größte Vorteil von GTD ist der Fokus, der durch das Reduzieren von plagen den Gedanken erreicht wird. Open Loops und gedankliche Ablenkungen werden so optimal umgangen. Auch außerhalb der Arbeit können Sie auf diese Weise besser abschalten. 

Überwinden Sie alle Hindernisse

Getting Things Done ist ein vielseitiges, sehr effektives System, das dem Nutzer einige Vorteile bietet. Doch nicht alles ist Gold, was glänzt. Getting Things Done ist vor allem zu Beginn ein sehr zeitintensives System. Gerade am Anfang ist es sehr schwierig, alles aufzuschreiben, zu ordnen und einen Rhythmus zu finden. 

Getting Things Done ist nicht an ein bestimmtes Tool gebunden. Wenn das System läuft, ist das ein großer Vorteil, doch bis es soweit ist, benötigt es einige Zeit, um eine ideale Form zu finden. Probieren Sie sich aus! Was passt für Sie? Mit was kommen Sie besser klar? Finden Sie die Lösung, die am besten zu Ihnen passt.

Es dauert sehr lange, bis Sie das System internalisiert haben und GTD optimal für sich anwenden können. Ist diese Einstiegshürde jedoch geschafft, kann Getting Thing Done für Ihre Produktivität wahre Wunder bewirken. Ihre Aufgaben werden nicht nur  besser aufgeteilt, Fristen nicht mehr vergessen, sondern Ihre Zeit wird optimal planbar.

Das wichtigste ist jedoch, dass die schlafraubenden Nächte vorbei sind. Alle Ihre Ideen und Aufgaben, die Ihre Gehirnkapazitäten zuvor zu ungünstigen Zeiten in Anspruch genommen haben, werden festgehalten. GTD befreit Ihren Kopf von plagenden Gedanken und einem nagenden Gefühl. So können Sie sich nicht nur besser konzentrieren, sondern vergessen absofort weder Paul im Kindergarten, noch die Milch oder die Blumen für Lou. 

Haben Sie bereits von Getting Things Done gehört? Wie setzen Sie GTD um? Welcher Schritt bereitet Ihnen die meisten Probleme? Haben Sie Tipps wie GTD besser in den Alltag integriert werden kann?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 4. Juli 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 12 Min. Lesezeit