7 wichtige Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität

In einer Welt, die sich immer schneller dreht und in der die Anforderungen an jeden Einzelnen stetig steigen, wird eine Ressource zunehmend kostbarer: Zeit.

Zeitmanagement ist längst nicht mehr nur ein Thema für Projektmanager, sondern betrifft uns alle – vom Studenten über den berufstätigen Elternteil bis hin zum Rentner. Die Fähigkeit, unsere Zeit effizient zu nutzen, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg, zwischen Stress und Gelassenheit, zwischen einem erfüllten und einem gehetzten Leben ausmachen.

Doch wie schafft man es, seine Zeit sinnvoll zu organisieren?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die sieben wichtigsten Zeitmanagement-Methoden vor, die Ihnen helfen können, Ihre täglichen Aufgaben besser zu bewältigen!

Folgende Learnings werden Sie aus diesem Artikel mitnehmen: 

✅ Wie Sie effektiver arbeiten

✅ Wie Sie Ihre Zeit sinnvoll und gewissenhaft einsetzen

✅ Wie Ihnen unterschiedliche Methoden in bestimmten Lebenslagen helfen können

Zeitmanagement-Methoden sind strukturierte Ansätze, um Prioritäten zu setzen, Ablenkungen zu minimieren und die eigene Produktivität zu maximieren. Egal ob Sie Ihre Effizienz steigern, Ihre To-Do-Liste optimieren oder einfach nur mehr Freizeit genießen möchten – diese Methoden sind der Schlüssel zu einem besser organisierten und erfüllteren Alltag.

1. Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der die Organisation von anfallenden Informationen im Vordergrund steht. Das Grundprinzip dieser Zeitmanagement-Methode ist es, alle eingehenden Informationen, egal in welcher Form, an einem oder mehreren Orten festzuhalten. In vier weiteren Schritten werden diese Eingangskörbe durchsucht und allen Aufgaben einen sinnvollen Kontext und eine Handlungsableitung gegeben.

• Capturing/ Verfassen: In dieser Phase wird alles Eingehende aufgeschrieben. Idealerweise halten Sie dazu alles, wenn möglich, an einem Ort, der sogenannten Inbox fest. 
• Clarifying/ Durcharbeiten: Alles, was zuvor festgehalten wurde, wird strukturiert. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Was ist umsetzbar? Welche Teilgebiete deckt eine Aufgabe ab?
• Organizing/ Organisieren: Hier wird die vorherige Strukturierung in die Tat umgesetzt. Legen Sie dazu alles, was Sie als wichtig erachten an einem passenden Ort in Ihrem System ab. Hier gibt es vier mögliche Listentypen, in denen Sie die Informationen einteilen können.
  • Aktionsliste: Aufgaben, die bald und in einem Schritt angegangen werden können bzw. müssen, werden hier abgelegt.
  • Projektliste: Aufgaben, die mehrere Schritte für die Umsetzung benötigen, werden als Projekte bezeichnet und dementsprechend hier abgelegt.
  • Kalender: Zeitgebundene Aufgaben werden hier zugeordnet.
  • Warten-auf-Liste: Aufgaben, die delegiert werden können, werden hier eingeordnet.
• Reflecting/ Durchsehen: Laut David Allen der wichtigste Schritt im GTD Konzept. Durch eine regelmäßige Durchsicht wird sichergestellt, dass das System auf dem aktuellen Stand ist. Um einen klaren Kopf zu bewahren und den Überblick zu behalten, ist es wichtig, dass Sie sich auf Ihr System verlassen können. Daher muss es konstant überarbeitet werden, damit Sie sich immer auf Ihr System verlassen können.
• Engaging/ Durchführung: Der letzte Schritt, bei dem entschieden wird, welche Aufgabe als nächstes erledigt wird. Die Durchführung ist dabei abhängig von Kontext, Umgebung, Zeit, Priorität und persönlicher Energie.

GTD fördert eine strukturierte Herangehensweise an Aufgaben, indem es den gesamten Arbeitsprozess in überschaubare Schritte unterteilt. Für Unternehmen ist diese Methode besonders nützlich, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Transparenz von Arbeitsabläufen zu erhöhen. Im Vergleich zu anderen Methoden eignet sich GTD am besten für komplexe Projekte mit vielen kleinen Aufgaben.

2. Eat that Frog

Hinter dieser bildlichen Zeitmanagement-Methode von Brian Tracys, versteckt sich ein sehr effektives System, um Ziele wesentlich strukturierter und effektiver zu erreichen. Es gilt: Je mehr Sie sich bewusst sind, was Sie erreichen wollen, desto einfacher wird es, konkrete Handlungen daran abzuleiten und so Ihre Zeit ideal zu gestalten. Bei Eat that Frog geht es schlussendlich darum, Aufgaben zu priorisieren und unbeliebte Tätigkeiten auszumachen. Kern dieser Zeitmanagement-Methode ist es, Dinge, die Ihnen am schwersten fallen, sofort zu erledigen. So kann jeder Tag motivierter und produktiver bestreitet werden. Der Ablauf gliedert sich wie folgt:

1. Zuerst sollten Sie sich klar werden, welche Ziele Sie erreichen möchten. Sind Sie sich darüber bewusst, wird es Ihnen wesentlich einfacher Fallen konkrete Aufgaben daran abzuleiten. 
2. Hier geht es, ganz getreu des Namens, darum, dass der dickste Frosch (Analogie für Aufgaben, die große Priorität besitzen und sehr viel Mühe Ihrerseits benötigen) identifiziert wird. Dazu entwickelt Tracy die A-B-C-D-E-Methode, bei der die anstehenden Aufgaben ihrer Priorität nach geordnet werden, um das persönliche Zeitmanagement zu verbessern und unbeliebte Aufgaben direkt zu identifizieren. Letztere gilt es sofort zu erledigen, so bleiben sie den ganzen Tag hoch motiviert, was die Qualität Ihrer Arbeit positiv beeinflussen wird. 
3. Hier wird die eigentliche Priorisierung der Zeitmanagement-Methode in die Tat umgesetzt. Es geht darum, dass der Frosch richtig portioniert wird. In der Umsetzung bedeutet das, dass jeden Tag alle anstehenden Aufgaben in einer Aufgabenliste, inklusiver Unteraufgaben festgehalten werden. Was müssen Sie erledigen? Welche Aufgaben können Sie hinten anstellen? Auch hier geht es wieder um Prioritätensetzung, wobei die wichtigsten Aufgaben stets zuerst erledigt werden sollten.

Die Eat that Frog-Methode konzentriert sich darauf, die wichtigsten und oft unangenehmsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Für Unternehmen bedeutet dies eine Steigerung der Effizienz, da kritische Aufgaben frühzeitig angegangen und nicht aufgeschoben werden. Diese Methode ist ideal für Führungskräfte und Mitarbeiter, die mit Prokrastination zu kämpfen haben.

3. Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix wurde vom gleichnamigen Präsidenten der Vereinigten Staaten im Zweiten Weltkrieg erstmalig eingesetzt. Die Eisenhower Matrix ist eine Zeitmanagement-Methode, die der Optimierung und Beschleunigung von Arbeitsprozessen aufgrund zweier sich gegenüberstehender Parameter dient:

• Wichtigkeit: Beschreibt die Unterteilung der Aufgaben in Hinblick auf eine zielgebende Relevanz. 
• Dringlichkeit: Unterscheidung der Aufgaben nach einer zeitlichen Relevanz

Für die Umsetzung dieser Zeitmanagement-Methode werden beide Parameter einander gegenübergestellt. Bei beiden Parametern gibt es jeweils zwei Möglichkeiten. Insgesamt entstehen dementsprechend vier Kategorien, in die die Aufgaben dann eingeordnet werden können:

• Dringlich und wichtig: Die anstehenden Aufgaben sind für Ihre Zielerreichung von größter Relevanz und sollten daher schnellstmöglich erledigt werden. Eine Delegation ist nicht möglich, da Sie als Projektleiter die größten Kompetenzen zum Erreichen der gesetzten Ziele besitzen.
• Wichtig, aber nicht dringlich: Bei Tätigkeiten dieser Kategorie gibt es keine zeitliche Dringlichkeit. Da sie dennoch für Ihre Zielsetzung eine große Relevanz besitzen, können auch diese Aufgaben nicht fremdvergeben werden. Fürs Erste genügt es jedoch, wenn Sie eine Frist festlegen und die Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. 
• Dringlich, ohne Wichtigkeit: Die Aufgaben besitzen zwar eine terminliche, aber keine zielbeinflussende Relevanz, dementsprechend können sie delegiert werden. 
• Weder dringlich, noch wichtig: Die Aufgaben besitzen sowohl zeitlich, wie zielorientiert keine Bedeutung, weshalb sie beiseite gelegt oder gegebenenfalls ganz unterlassen werden können. 

Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Für Unternehmen bietet sie eine klare Struktur zur Priorisierung von Projekten und zur Optimierung des Ressourceneinsatzes. Sie eignet sich besonders gut für die strategische Planung und Entscheidungsfindung in Management-Positionen.

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der das Arbeiten in zeitlichen Intervallen an erster Stelle steht. Sie gilt als sehr einfache Methode, bei der keine komplizierten Schritte oder teure Gadgets benötigt werden. Alles, was Sie zur Umsetzung brauchen, ist eine einfache Eieruhr, mit der die Zeit gemessen werden kann. 

Bei der Pomodoro-Technik arbeiten sie in Etappen. Die Zeiteinheiten sind bei dieser Zeitmanagement-Methode maßgebend und können nicht angepasst werden:

1. Schritt: Wahl der Aufgabe, die Sie erledigen möchten
2. Schritt: Was müssen Sie dafür tun? Notieren Sie sich alles, für diese Aufgabe relevante, in einer To-Do-Liste
3. Schritt: Stellen Sie sich den Wecker auf 25 Minuten und gehen Sie dann an die Umsetzung der Aufgabe
4. Schritt: Sobald die 25 Minuten vergangen sind, hören Sie auf mit der Aufgabe. Haken Sie alles in Ihrer To-Do-Liste ab, was sie in dieser Zeit erledigen konnten. Dies gilt als Motivator und Erfolgsgefühl. 
5. Schritt: Machen Sie nun eine Pause von fünf Minuten. Diesen Intervall nennt man Pomodori
6. Schritt: Wiederholen Sie die ersten fünf Schritte. Nach dem vierten Intervall sollten Sie eine größere Pause von ungefähr 15-20 Minuten machen. 

Die Pomodoro-Technik fördert konzentriertes Arbeiten durch die Aufteilung der Arbeitszeit in feste Intervalle, unterbrochen von kurzen Pausen. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Konzentration und einer höheren Produktivität ihrer Mitarbeiter. Diese Methode ist besonders effektiv für repetitive Aufgaben oder Arbeiten, die hohe Konzentration erfordern.

5. ABC Analyse

Wie bei vielen anderen Zeitmanagement-Methoden geht es bei der ABC Analyse ebenfalls vorrangig um Prioritätensetzung. Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, das es erleichtert Ereignisse zu planen und Entscheidungen zu treffen. Das ABC steht in diesem Fall für eine Ordnungseinheit, bei dem Aufgaben Ihrer Priorität nach eingeordnet werden. 

Bei dieser Zeitmanagement-Methode ist es wichtig, dass alle Aufgaben im Verhältnis zum Aufwand und dem Ertrag gesetzt werden. Ähnlich wie beim Paretoprinzip, werden Aufgaben nach Wert und Zeit bemessen. So werden verschiedene Relevanzen für das Projekt sichtbar. Dementsprechend kann eine Prioritätenliste abgeleitet werden:

• A (sehr wichtige Aufgaben= Wert 65%, Zeit: 15%): Der Wert der Aufgabe ist sehr hoch, die Zeit die die Umsetzung der Aufgaben benötigt ist jedoch gering. 
• B (wichtig= Wert 20%, Zeit 20%): Der Wert  einer Aufgabe ist irgendwie relevant, aber nicht maßgebend für den Erfolg eines Projekt. Zur Umsetzung brauchen Sie ebenfalls wenig Zeit. Diese Aufgaben können gut zwischendurch angegangen werden. 
• C (weniger wichtig= Wert 15%, Zeit 65%): Der Wert der Aufgabe ist für den Erfolg des Projekts weniger relevant. Das Verhältnis zwischen Aufgaben und Zeit ist im Gegensatz zum Wert der Tätigkeit sehr hoch. Die Aufgaben brauchen zu viel Zeit, bei zu wenig Nutzen, sie können daher gut delegiert werden. 

Die ABC-Analyse klassifiziert Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und hilft Unternehmen, den Fokus auf die Aufgaben mit dem größten Nutzen zu legen. Sie ist besonders nützlich für das Management von Ressourcen und die Planung von strategischen Initiativen. Im Vergleich zu anderen Methoden eignet sie sich am besten für die Analyse von Geschäftsprioritäten und die Optimierung von Arbeitsprozessen.

6. ALPEN-Methode

Die Alpen-Methode ist eine Zeitmanagement-Methode, mit der Ihr Tagesablauf perfekt geplant werden kann. Die Alpen-Methode ist in fünf Schritte unterteilt, bei denen es darum geht einen genauen Tagesplan zu erstellen. Diese Schritte werden jeden Tag von neuem durchgeführt, um so diesen optimal zu planen: 

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten werden notiert. Hier werden in Form einer einfachen To-Do-Liste, Aufgaben ohne Prioritäten und Berücksichtigung irgendwelcher Reihenfolgen festgehalten. 
• Länge der Aufgaben muss abgeschätzt werden. Hier geht es um eine genaue Einschätzung der benötigten Zeitspannen, die eine Aufgabe zur Erledigung braucht. Eine exakte Einschätzung des Zeitaufwandes ist dabei maßgebend. Wichtig ist es vor allen Dingen, die Zeit nicht zu knapp zu bemessen Planen Sie für Ihre Aufgaben lieber etwas mehr Zeit ein, um nicht in Verzug zu geraten.
• Pufferzeiten müssen in die Planung einbezogen werden. Störungen können immer vorkommen, dementsprechend sollten Sie diese ebenfalls einplanen. Pufferzeiten sind Zeiträume, in der keine Aufgaben geplant sind. Falls etwas doch länger geht oder zu viel dazwischen kommt, können Sie alle Aufgaben dennoch rechtzeitig bewältigen. Als Orientierung können Sie Ihre Zeit wie folgt planen: 60% für die tatsächlichen Aufgaben, 40% als Pufferzeit, in der nichts geplant wird. 
• Entscheidungen treffen, was Sie erledigen möchten. Nicht jede Aufgabe besitzt die gleiche Relevanz, es ist dementsprechend entscheidend, dass Sie auch bei der ALPEN-Methode entscheiden, was delegiert werden kann, was eine höhere Priorität besitzt und was den allgemeinen Zielen dienlich ist. Die Prioritätensetzung kann in Kombination mit anderen Methoden, wie beispielsweise der Eisenhower-Methode geschehen. 
• Nachkontrolle: In diesem Schritt geht es darum, dass alle Planungsschritte genauesten überprüft werden. Was haben Sie alles geschafft? Was müssen für den nächsten Tag übernehmen? Hier ist es ebenfalls wichtig, dass Sie Ihre Zeitplanung überdenken und so konstant an der Umsetzung Ihrer Zeitmanagement-Methode arbeiten. 

Die ALPEN-Methode bietet eine strukturierte Tagesplanung durch die Berücksichtigung von Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen und Nachkontrolle. Unternehmen können diese Methode nutzen, um eine realistische und effiziente Tagesplanung zu fördern. Sie ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die ihre täglichen Aufgaben effizient planen und umsetzen müssen.

7. Das Paretoprinzip (80:20 Regel)

Das Paretoprinzip ist eine bereits relativ alte Zeitmanagement-Methode. Es wurde vom italienischen Ökonomen und Soziologe Vilfredo Federico Pareto bereits Anfang des 20 Jahrhunderts formuliert. Das Prinzip leitet sich von einer soziologischen Beobachtung ab, bei der Pareto entdeckte, dass 20 Prozent der Familien Italiens, über 80 Prozent des Volksvermögens verfügen. 

Pareto übertrug das Modell auf das Arbeits- und Zeitmanagement: Um Zeit und Aufgaben optimal zu nutzen, muss man sich ebenfalls bewusst werden, dass üblicherweise 20% der eigenen Handlungen und Aufgaben so entscheidend sind und 80% des persönlichen Erfolges ausmachen. Im Umkehrschluss heißt das jedoch, dass die übrigen 80% der Aufgaben nur noch 20 % des Erfolges ausmachen. 

Beim Paretoprinzip geht es darum, dass Sie Ihre Zeit so genau planen, dass Sie diese effektiv nutzen können. In der Umsetzung bedeutet das, dass sie sich genau bewusst werden, was Ihre, bzw. die Ziele Ihres Projekts sind und welche Aufgaben dazu wichtig sind. 

Dies schreiben Sie dann genau auf. In einem zweiten Schritt geht es dann darum, klare Handlungen abzuleiten und Unwichtiges hervorzuheben. Zusätzlich müssen Sie Ihre persönlichen Schwächen und Stärken herausfinden, um im nachfolgenden Schritt Erfolgsfaktoren abzuleiten.

Das Pareto-Prinzip hilft Unternehmen, sich auf die wichtigsten 20% der Aufgaben zu konzentrieren, die 80% des Ergebnisses liefern. Diese Methode ist besonders effektiv zur Steigerung der Effizienz und zur Priorisierung von Aufgaben mit hohem Nutzen. Sie eignet sich am besten für strategische Planungen und zur Optimierung des Ressourceneinsatzes in Projekten.

Mit der richtigen Zeitmanagement-Methode zum Ziel

Die vorgestellten sieben Methoden bieten wertvolle Strategien, um die eigene Zeit sinnvoll zu organisieren und so den täglichen Anforderungen besser gerecht zu werden.

Mit Getting Things Done (GTD) können komplexe Aufgaben effizient verwaltet und priorisiert werden, was besonders in stressigen Phasen hilfreich ist. Eat That Frog lehrt, die wichtigsten und oft unangenehmsten Aufgaben zuerst zu erledigen, um den Tag motiviert zu beginnen. Die Eisenhower Matrix hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, was die Entscheidungsfindung erleichtert und Stress reduziert.

Die Pomodoro-Technik verbessert die Konzentration und Produktivität durch Arbeiten in festen Intervallen, während die ABC-Analyse Aufgaben nach ihrem Wert und Aufwand priorisiert, um die Effizienz zu steigern. Mit der ALPEN-Methode lässt sich der Tagesablauf strukturiert planen und Pufferzeiten einbauen, um flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Schließlich zeigt das Pareto-Prinzip, wie man sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert, die den größten Erfolg bringen.

Zeitmanagement-Methoden ermöglichen es uns, den täglichen Anforderungen gelassener zu begegnen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu finden.

Welche Zeitmanagement-Methode verwenden Sie? Kannten Sie alle Zeitmanagement-Methoden? Welche war für Sie neu?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 10. Juni 2024 · 11 Min. Lesezeit