7 wichtige Zeitmanagement Methoden für mehr Produktivität

Wer kennt es nicht, der Tag ist rum und nichts haben Sie geschafft. Wo ist die ganze Zeit geblieben? Egal ob im privaten Leben oder in der Berufswelt, Zeit ist immer ein wichtiger Faktor. Zieht man die Zeit ab, die wir fürs Schlafen benötigen, bleiben uns durchschnittlich etwa 16 Stunden täglich. Diese gilt es optimal zu nutzen.

Zeitmanagement ist eine wichtige Kernkompetenz, um produktiv den Tag zu bestreiten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sieben Zeitmanagement Methoden vor, mit denen auch Sie Ihre Zeit ab sofort optimal einteilen.

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) ist eine Zeitmanagement Methode, bei der die Organisation von anfallenden Informationen im Vordergrund steht. Das Grundprinzip dieser Zeitmanagement Methode ist es, alle eingehenden Informationen, egal in welcher Form, an einem oder mehreren Orten festzuhalten. In vier weiteren Schritten werden diese Eingangskörbe durchsucht und allen Aufgaben einen sinnvollen Kontext und eine Handlungsableitung gegeben.

• Capturing/ Verfassen: In dieser Phase wird alles Eingehende aufgeschrieben. Idealerweise halten Sie dazu alles, wenn möglich, an einem Ort, der sogenannten Inbox fest. 
• Clarifying/ Durcharbeiten: Alles, was zuvor festgehalten wurde, wird strukturiert. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Was ist umsetzbar? Welche Teilgebiete deckt eine Aufgabe ab?
• Organizing/ Organisieren: Hier wird die vorherige Strukturierung in die Tat umgesetzt. Legen Sie dazu alles, was Sie als wichtig erachten an einem passenden Ort in Ihrem System ab. Hier gibt es vier mögliche Listentypen, in denen Sie die Informationen einteilen können.
  • Aktionsliste: Aufgaben, die bald und in einem Schritt angegangen werden können bzw. müssen, werden hier abgelegt.
  • Projektliste: Aufgaben, die mehrere Schritte für die Umsetzung benötigen, werden als Projekte bezeichnet und dementsprechend hier abgelegt.
  • Kalender: Zeitgebundene Aufgaben werden hier zugeordnet.
  • Warten-auf-Liste: Aufgaben, die delegiert werden können, werden hier eingeordnet.
• Reflecting/ Durchsehen: Laut David Allen der wichtigste Schritt im GTD Konzept. Durch eine regelmäßige Durchsicht wird sichergestellt, dass das System auf dem aktuellen Stand ist. Um einen klaren Kopf zu bewahren und den Überblick zu behalten, ist es wichtig, dass Sie sich auf Ihr System verlassen können. Daher muss es konstant überarbeitet werden, damit Sie sich immer auf Ihr System verlassen können.
• Engaging/ Durchführung: Der letzte Schritt, bei dem entschieden wird, welche Aufgabe als nächstes erledigt wird. Die Durchführung ist dabei abhängig von Kontext, Umgebung, Zeit, Priorität und persönlicher Energie.

Getting Things Done ist ein ideale Zeitmanagement Methode, bei der die eigenen Konzentration optimal gesteigert wird. Bei richtiger Umsetzung dieser Zeitmanagement Methode, können Sie sich zu hundert Prozent auf Ihr System verlassen. Ihr Kopf ist dann frei von plagenden Gedanken und der Fokus perfekt gesetzt.

Eat that Frog

Hinter dieser doch sehr bildlichen Zeitmanagement Methode von Brian Tracys, versteckt sich ein sehr effektives System, um Ziele wesentlich strukturierter und effektiver zu erreichen. Es gilt: Je mehr Sie sich bewusst sind, was Sie erreichen wollen, desto einfacher wird es, konkrete Handlungen daran abzuleiten und so Ihre Zeit ideal zu gestalten. Bei Eat that Frog geht es schlussendlich darum, Aufgaben zu priorisieren und unbeliebte Tätigkeiten auszumachen. Kern dieser Zeitmanagement Methode ist es, Dinge, die Ihnen am schwersten fallen, sofort zu erledigen. So kann jeder Tag motivierter und produktiver bestreitet werden.

1. Zuerst sollten Sie sich klar werden, welche Ziele Sie erreichen möchten. Sind Sie sich darüber bewusst, wird es Ihnen wesentlich einfacher Fallen konkrete Aufgaben daran abzuleiten. 
2. Hier geht es, ganz getreu des Namens, darum, dass der dickste Frosch (Analogie für Aufgaben, die große Priorität besitzen und sehr viel Mühe Ihrerseits benötigen) identifiziert wird. Dazu entwickelt Tracy die A-B-C-D-E-Methode, bei der die anstehenden Aufgaben ihrer Priorität nach geordnet werden, um das persönliche Zeitmanagement zu verbessern und unbeliebte Aufgaben direkt zu identifizieren. Letztere gilt es sofort zu erledigen, so bleiben sie den ganzen Tag hoch motiviert, was die Qualität Ihrer Arbeit positiv beeinflussen wird. 
3. Hier wird die eigentliche Priorisierung der Zeitmanagement Methode in die Tat umgesetzt. Es geht darum, dass der Frosch richtig portioniert wird. In der Umsetzung bedeutet das, dass jeden Tag alle anstehenden Aufgaben in einer Aufgabenliste, inklusiver Unteraufgaben festgehalten werden. Was müssen Sie erledigen? Welche Aufgaben können Sie hinten anstellen? Auch hier geht es wieder um Prioritätensetzung, wobei die wichtigsten Aufgaben stets zuerst erledigt werden sollten.

Um ihre Zeit effektiver zu gestalten, sollten Sie ein Bewusstsein dafür aufbauen, was wichtig ist und dementsprechend schnellstens erledigt werden muss. Prioritäten setzen ist das A und O, um motiviert durch den Tag zu gehen und stets die besten Ergebnisse zu erzielen. Gleichzeitig sollten Sie sich nicht davor scheuen, unbeliebte Aufgaben zu erledigen. Der Frosch ist vielleicht groß und glitschig, wird er jedoch richtig portioniert, kann er ohne Probleme verspeist werden.

Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix wurde vom gleichnamigen Präsidenten der Vereinigten Staaten im Zweiten Weltkrieg erstmalig eingesetzt. Die Eisenhower Matrix ist eine Zeitmanagement Methode, die der Optimierung und Beschleunigung von Arbeitsprozessen aufgrund zweier sich gegenüberstehender Parameter dient. 

• Wichtigkeit: Beschreibt die Unterteilung der Aufgaben in Hinblick auf eine zielgebende Relevanz. 
• Dringlichkeit: Unterscheidung der Aufgaben nach einer zeitlichen Relevanz

Für die Umsetzung dieser Zeitmanagement Methode werden beide Parameter einander gegenübergestellt. Bei beiden Parametern gibt es jeweils zwei Möglichkeiten. Insgesamt entstehen dementsprechend vier Kategorien, in die die Aufgaben dann eingeordnet werden können. 

• Dringlich und wichtig: Die anstehenden Aufgaben sind für Ihre Zielerreichung von größter Relevanz und sollten daher schnellstmöglich erledigt werden. Eine Delegation ist nicht möglich, da Sie als Projektleiter die größten Kompetenzen zum Erreichen der gesetzten Ziele besitzen.
• Wichtig, aber nicht dringlich: Bei Tätigkeiten dieser Kategorie gibt es keine zeitliche Dringlichkeit. Da sie dennoch für Ihre Zielsetzung eine große Relevanz besitzen, können auch diese Aufgaben nicht fremdvergeben werden. Fürs Erste genügt es jedoch, wenn Sie eine Frist festlegen und die Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. 
• Dringlich, ohne Wichtigkeit: Die Aufgaben besitzen zwar eine terminliche, aber keine zielbeinflussende Relevanz, dementsprechend können sie delegiert werden. 
• Weder dringlich, noch wichtig: Die Aufgaben besitzen sowohl zeitlich, wie zielorientiert keine Bedeutung, weshalb sie beiseite gelegt oder gegebenenfalls ganz unterlassen werden können. 

Die Eisenhower Matrix besitzt die Schwierigkeit, dass klar definiert sein muss, was in welche Kategorie gehört. Wenn dies jedoch gelingt, sind die Vorteile der Eisenhower Methode sehr vielseitig. 

Diese Zeitmanagement Methode ist einfach und vor allem auf einen Blick, universell verständlich. Durch die klare Verteilung von Aufgaben kann für alles eine bestmögliche Qualität erreicht werden. Die Eisenhower Matrix eine Zeitmanagement Methode, bei der eine Priorisierung und eine richtige Delegation entscheidend sind.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement Methode, bei der das Arbeiten in zeitlichen Intervallen an erster Stelle steht. Sie gilt als sehr einfache Methode, bei der keine komplizierten Schritte oder teure Gadgets benötigt werden. Alles, was Sie zur Umsetzung brauchen, ist eine einfache Eieruhr, mit der die Zeit gemessen werden kann. 

Bei der Pomodoro-Technik arbeiten sie in Etappen. Die Zeiteinheiten sind bei dieser Zeitmanagement Methode maßgebend und können nicht angepasst werden 

1. Schritt: Wahl der Aufgabe, die Sie erledigen möchten
2. Schritt: Was müssen Sie dafür tun? Notieren Sie sich alles, für diese Aufgabe relevante, in einer To-Do-Liste
3. Schritt: Stellen Sie sich den Wecker auf 25 Minuten und gehen Sie dann an die Umsetzung der Aufgabe
4. Schritt: Sobald die 25 Minuten vergangen sind, hören Sie auf mit der Aufgabe. Haken Sie alles in Ihrer To-Do-Liste ab, was sie in dieser Zeit erledigen konnten. Dies gilt als Motivator und Erfolgsgefühl. 
5. Schritt: Machen Sie nun eine Pause von fünf Minuten. Diesen Intervall nennt man Pomodori
6. Schritt: Wiederholen Sie die ersten fünf Schritte. Nach dem vierten Intervall sollten Sie eine größere Pause von ungefähr 15-20 Minuten machen. 

Es geht schlussendlich darum, dass auch große Aufgaben in Teilschritten runtergebrochen werden, die dann einfacher erledigt werden können. Ein wichtiges Ziel der Technik ist die Reduzierung von internen (Gedanken, Abschweifen), wie auch externen Ablenkungen (Telefonate, E-Mails). Die Zeiteinheiten bei dieser Zeitmanagement Methode erleichtern konzentriertes Arbeiten und sollten daher nicht gestört werden. Interne und externe Ablenkungen werden in einer anderen Konzentrationseinheit oder in den Pausen bearbeitet.

ABC Analyse

Wie bei vielen anderen Zeitmanagement Methoden geht es bei der ABC Analyse ebenfalls vorrangig um Prioritätensetzung. Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, das es erleichtert Ereignisse zu planen und Entscheidungen zu treffen. Das ABC steht in diesem Fall für eine Ordnungseinheit, bei dem Aufgaben Ihrer Priorität nach eingeordnet werden. 

Bei dieser Zeitmanagement Methode ist es wichtig, dass alle Aufgaben im Verhältnis zum Aufwand und dem Ertrag gesetzt werden. Ähnlich wie beim Paretoprinzip (weiter unten genauer erklärt), werden Aufgaben nach Wert und Zeit bemessen. So werden verschiedene Relevanzen für das Projekt sichtbar. Dementsprechend kann eine Prioritätenliste abgeleitet werden 

• A (sehr wichtige Aufgaben= Wert 65%, Zeit: 15%): Der Wert der Aufgabe ist sehr hoch, die Zeit die die Umsetzung der Aufgaben benötigt ist jedoch gering. 
• B (wichtig= Wert 20%, Zeit 20%): Der Wert  einer Aufgabe ist irgendwie relevant, aber nicht maßgebend für den Erfolg eines Projekt. Zur Umsetzung brauchen Sie ebenfalls wenig Zeit. Diese Aufgaben können gut zwischendurch angegangen werden. 
• C (weniger wichtig= Wert 15%, Zeit 65%): Der Wert der Aufgabe ist für den Erfolg des Projekts weniger relevant. Das Verhältnis zwischen Aufgaben und Zeit ist im Gegensatz zum Wert der Tätigkeit sehr hoch. Die Aufgaben brauchen zu viel Zeit, bei zu wenig Nutzen, sie können daher gut delegiert werden. 

Die ABC Analyse ist eine einfache Zeitmanagement Methode zur Priorisierung und Bewertung von Aufgaben. Ist das Modell einmal etabliert und Aufgaben dementsprechend eingeordnet, können Entscheidungen und Prioritätensetzungen viel einfacher vollzogen werden. Ihr Tag kann dementsprechend viel besser geplant und umgesetzt werden. 

ALPEN Methode

Die Alpen Methode ist eine Zeitmanagement Methode, mit der Ihr Tagesablauf perfekt geplant werden kann. Die Alpen Methode ist in fünf Schritte unterteilt, bei denen es darum geht einen genauen Tagesplan zu erstellen. Diese Schritte werden jeden Tag von neuem durchgeführt, um so diesen optimal zu planen. 

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten werden notiert. Hier wird in Form einer einfachen To-Do-Liste, Aufgaben ohne Prioritäten und Berücksichtigung irgendwelcher Reihenfolgen festgehalten. 
• Länge der Aufgaben muss abgeschätzt werden. Hier geht es um eine genaue Einschätzung der benötigten Zeitspannen, die eine Aufgabe zur Erledigung braucht. Eine exakte Einschätzung des Zeitaufwandes ist dabei maßgebend. Wichtig ist es vor allen Dingen, die Zeit nicht zu knapp zu bemessen Planen Sie für Ihre Aufgaben lieber etwas mehr Zeit ein, um nicht in Verzug zu geraten.
• Pufferzeiten müssen in die Planung einbezogen werden. Störungen können immer vorkommen, dementsprechend sollten Sie diese ebenfalls einplanen. Pufferzeiten sind Zeiträume, in der keine Aufgaben geplant sind. Falls etwas doch länger geht oder zu viel dazwischen kommt, können Sie alle Aufgaben dennoch rechtzeitig bewältigen. Als Orientierung können Sie Ihre Zeit wie folgt planen: 60% für die tatsächlichen Aufgaben, 40% als Pufferzeit, in der nichts geplant wird. 
• Entscheidungen treffen, was Sie erledigen möchten. Nicht jede Aufgabe besitzt die gleiche Relevanz, es ist dementsprechend entscheidend, dass Sie auch bei der ALPEN Methode entscheiden, was delegiert werden kann, was eine höhere Priorität besitzt und was den allgemeinen Zielen dienlich ist. Die Prioritätensetzung kann in Kombination mit anderen Methoden, wie beispielsweise der Eisenhower Methode geschehen. 
• Nachkontrolle: In diesem Schritt geht es darum, dass alle Planungsschritte genauesten überprüft werden. Was haben Sie alles geschafft? Was müssen für den nächsten Tag übernehmen? Hier ist es ebenfalls wichtig, dass Sie Ihre Zeitplanung überdenken und so konstant an der Umsetzung Ihrer Zeitmanagement Methode arbeiten. 

Anders als verschiedenen Methoden dieser Liste benötigt diese Zeitmanagement Methode nur wenige Minuten am Tag, um einen Plan zu erstellen. Idealerweise versuchen Sie alle Schritte am Abend zuvor festzulegen. So können Sie perfekt und ungestört in jeden neuen Tag starten.

Das Paretoprinzip (80:20 Regel)

Das Paretoprinzip ist eine bereits relativ alte Zeitmanagement Methode. Es wurde vom italienischen Ökonomen und Soziologe Vilfredo Federico Pareto bereits Anfang des 20 Jahrhunderts formuliert. Das Prinzip leitet sich von einer soziologischen Beobachtung ab, bei der Pareto entdeckte, dass 20 Prozent der Familien Italiens, über 80 Prozent des Volksvermögens verfügen. 

Pareto übertrug das Modell auf das Arbeits- und Zeitmanagement: Um Zeit und Aufgaben optimal zu nutzen, muss man sich ebenfalls bewusst werden, dass üblicherweise 20% der eigenen Handlungen und Aufgaben so entscheidend sind und 80% des persönlichen Erfolges ausmachen. Im Umkehrschluss heißt das jedoch, dass die übrigen 80% der Aufgaben nur noch 20 % des Erfolges ausmachen. 

Beim Paretoprinzip geht es darum, dass Sie Ihre Zeit so genau planen, dass Sie diese effektiv nutzen können. In der Umsetzung bedeutet das, dass sie sich genau bewusst werden, was Ihre, bzw. die Ziele Ihres Projekts sind und welche Aufgaben dazu wichtig sind. 

Dies schreiben Sie dann genau auf. In einem zweiten Schritt geht es dann darum, klare Handlungen abzuleiten und Unwichtiges hervorzuheben. Zusätzlich müssen Sie Ihre persönlichen Schwächen und Stärken herausfinden, um im nachfolgenden Schritt Erfolgsfaktoren abzuleiten.

Schlussendlich geht es beim Paretoprinzip darum, dass Sie ein Bewusstsein dafür gewinnen, was Ihr Projekt ist, was Sie umsetzen können und was Sie für den Erfolg brauchen. Folglich geht es darum, dass vor allem Aufgaben erledigt werden, die einen Mehrwert besitzen. Heißt also, dass sie die Dinge angehen, die Ihnen 80%igen Erfolg bringen und Sie sich nicht mit Aufgaben aufhalten, die lediglich 20% ermöglichen, aber 80% der Zeit in Anspruch nehmen. Bei Pareto geht es um Prioritäten, die Sie setzen müssen.

Mit der richtigen Zeitmanagement Methode zum Ziel

Zeit ist wichtig und muss mit der richtigen Zeitmanagement Methode geplant werden. Die Methoden habe alle Aspekte voneinander aufgenommen und weiterentwickelt. Sie können dementsprechend gut miteinander verbunden werden. 

Verwenden Sie Produktivitäts-Tools wie Zenkit für die einfachere Umsetzung Ihrer Zeitmanagement Methode. So erhalten Sie noch mehr Flexibilität und eine bessere Übersicht über Ihre Planung. Wollen Sie beispielsweise Getting Things Done in Zenkit umsetzen? Kein Problem! Zenkit kann mit verschiedenen anderen Anwendungen verbunden werden. E-Mails können so direkt in Ihrer Zenkit Inbox eingebunden werden. Zenkit ist zudem auch mobil abrufbar. Fällt Ihnen unterwegs etwas ein, können Sie das ganz einfach niederschreiben.  

Um Ihre Zeit optimal einteilen zu können, ist es essentiell zu wissen, wie lange Sie für welche Aufgabe benötigen. Hierzu empfiehlt sich der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware.

Schlussendlich sind alle Methoden Idealtypen, die Ihren Bedürfnissen in abgewandelter Form angepasst werden können. Am Ende geht es darum, mit was Sie sich am wohlsten fühlen und mit welcher Zeitmanagement Methode Sie am besten klar kommen. Wie Sie sehen können Sie die Methoden an Ihr Projekt anpassen und so die perfekte Lösung für sich selbst finden. Probieren Sie sich aus, denn nur wenn etwas für Sie passt, können Sie damit effektiv arbeiten.

Welche Zeitmanagement Methode verwenden Sie? Kannten Sie alle Zeitmanagement Methoden? Welche war für Sie neu?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 23. Juli 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 12 Min. Lesezeit