Behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt mit einer Burndownchart

Bei der Arbeit an einem Projekt passiert es mir häufig, dass ich mich darin verliere und dadurch Zeit, die ich eigentlich für die Aufgabe eingeplant habe nicht mehr beachte. Deshalb verwende ich visuelle Hilfsmittel um im Projektmanagement sicherstellen zu können, dass ich meine Arbeit pünktlich abgebe. Eines dieser Mittel sind Grafiken wie eine Burndownchart. Diese möchte ich Ihnen nun gerne vorstellen.

Was ist eine Burndownchart?

Eine Burndownchart ist eine visuelle Repräsentation (ein Diagramm), wie schnell Sie oder Ihr Team mit den Aufgaben für ein Projekt vorangekommen sind. Sie sehen auf einen Blick welche Aufgaben erledigt wurden und wie viele noch zu erledigen sind. Dadurch haben Sie eine Möglichkeit vorherzusagen, wann alle Arbeit für das Projekt voraussichtlich erledigt ist. Dieses Diagramm wird oft im Rahmen von agilen Methoden, speziell für das Scrum Modell benutzt. Generell eignet sich ein Chart, wenn ein Prozess über eine Zeit gemessen werden kann.

Scrum hingegen ist eine agile Methode, welche dabei hilft komplexe Projekte im Rahmen von Kollaborationen, Verantwortung und iterativen Prozessen zu vollenden. Projektmanagementmethoden unterstützen Entscheidungsprozesse, die im Team gefällt werden müssen und helfen dabei konstruktives Feedback zu geben. Das ermöglicht qualitativ hochwertige Produkte. Eine Burndownchart ist ein Tool, welches hierbei helfen kann.

Im Scrum-Universum gibt es zwei Varianten:

• Sprint Burndownchart: die Abbildung zeigt die noch verbleibenden Aufgaben
• Produkt Burndownchart: die Abbildung zeigt die Arbeit für das ganze Projekt

Wie funktioniert die Burndownchart?

Die Grafik zeigt die noch zu erledigenden Aufgaben im Vergleich zu der zur Verfügung stehenden Zeit. Die vertikale Achse stellt die anstehende Arbeit in einer beliebigen Einheit dar und die horizontale Achse die Zeit. Die Idee dahinter ist, dass die meisten Aufgaben am Anfang noch ausstehen, und dann nach und nach weniger werden.

Eine Burndownchart zu entwerfen, ist nicht schwer. Auch ohne ein spezielles Grafik-Programm können Sie dieses Diagramm erstellen. Verwenden Sie dazu einfach Excel oder ein ähnliches Programm. Anschließend können die Daten in Zenkit importiert werden.

Beispiel einer Burndownchart, um zu erklären wie diese Grafik zu lesen ist:

• Vertikale Achse: Die Arbeit, die für das Projekt nötig ist
• Horizontale Achse: Stellt die Zeit dar
• Start-Icon: Der Startpunkt des Projektes an Tag 0. Sie finden ihn ganz links in der Grafik.
• Ende-Icon: Der vorhergesagte Endpunkt des Projektes. Diesen Punkt finden Sie ganz rechts in der Grafik.
• Effizienz-Faktoren und die Anzahl an Mitarbeitern: In dieser Beispiel-Grafik sind ungefähr 28 Tage und 2 Mitarbeiter für das Projekt eingeplant. Die Mitarbeiter arbeiten mit einer Effektivität von 70%. Nach der folgenden Rechnung: (28 ÷ 2) ÷ 0.7 = 20 sollte das Projekt in 20 Tagen fertig sein.
• Blaue Linie: Diese Linie repräsentiert den Idealfall der Abarbeitung der anstehenden Aufgaben. Der Startpunkt zeigt die Summe der geplanten Arbeit. Diese Ideallinie kreuzt die vertikale Achse, da im Endpunkt alle Aufgaben erledigt sind.
• Rote Linie: Die rote Linie zeigt die noch fällige Arbeit. Wie Sie sehen können, hat diese Linie den gleichen Startpunkt wie die blaue Linie, jedoch unterscheidet sie sich an manchen Stellen, je nach Differenz zwischen geplanter Arbeit und der Effizient des Teams.

Ihnen sollte jedoch an dieser Stelle bewusst sein, dass das Ziel dieser Darstellung ist, alle Prozesse des Projektes zu betrachten. Es soll dadurch eine ungefähre Vorhersage zum Enddatum getroffen werden. Die Grafik, die Sie oben sehen, dient hier nur als Beispiel. Alle Daten und Linien die hier abgebildet sind, wurden anhand von den eben erwähnten Berechnungen erstellt.

Vorteile der Burndownchart

Die Burndownchart kann für Sie oder Ihr Team, wenn sie regelmäßig erneuert wird, einen aktuellen Status des Projektes bieten. Dadurch haben alle Beteiligten volle Transparenz zum Projektverlauf. Sollten kleinere Probleme auftreten, die das Projekt stark verzögern könnten, ist das direkt auf dem Diagramm zu erkennen. Sie können dann frühzeitig reagieren. Große Probleme können dadurch nicht mehr so schnell aufkommen.

Jedes visuelle Tool, auch ein Kanban Boards hat den Nutzen festzustellen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist. Solche bildhaften Hilfestellungen dienen dazu, Informationen besser oder deutlicher zu erhalten und einen wichtigen Punkt effizienter zu illustrieren.

Nachteile der Burndownchart

Was Sie aber auf jeden Fall beachten müssen ist, dass eine Burndownchart keine exakten Details zu Dingen gibt wie: welche Aufgaben, die noch ausstehen bereits erledigt wurden, inwiefern Dinge aus Backlog bearbeitet wurde, oder ob irgendwelche Veränderungen in der getanen Arbeit aufgetreten sind. Diese Grafik dient nur als Indikator für die Richtung, in die Ihr Projekt geht.
Wenn Sie einen tiefergehenden Einblick in das Projektgeschehen benötigen, müssen Sie auf weitere Tools und Methoden zusätzlich zurückgreifen.

Tipps für gutes Gelingen

Damit auch Sie von der Burndownchart profitieren können, abschließend ein paar Tipps:

• die Chart sollte Ihnen als Motivator dienen, nicht als Druckmittel. Zeigen Sie der Gruppe wie weit sie schon gekommen sind.
• nutzen Sie das Diagramm zu Ihrer eigenen Fortschrittskontrolle, informieren Sie Mitarbeiter darüber.
• eine gute Grafik steht und fällt mit ihrer Aktualität. Daher empfiehlt es sich die Chart jeden Tag zu aktualisieren.

Eine Burndownchart zu verwenden, gibt die Möglichkeit das aktuelle Projekt zu überwachen. So können Sie sicherstellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind und innerhalb des Zeitraums die notwendigen Aufgaben erledigen können. Wie bereits erwähnt, ist diese Technik ganz anders als Scrum.

Also wenn Sie demnächst ein Projekt angehen, wieso nutzen Sie nicht auch mal eine Burndownchart? Und wenn Sie dies getan haben, dann teilen Sie uns doch gerne von Ihren Erfahrungen in den Kommentaren mit!

Beste Grüße,
Ihr Zenkit Team