Nie wieder orientierungslos dank Kanban Swimlanes

Es ist Sommer. Das Thermometer hat schon lange die dreißig Grad überschritten. Als Bademeister wissen Sie, was das für Sie bedeutet: Es wird ein langer und anstrengender Tag. Chaos ist vorprogrammiert. Die Leute springen durcheinander und schwimmen kreuz und quer. Eine Ordnung muss her. Also trennen Sie die Schwimmbereiche in Bahnen auf.

Das überfüllte Schwimmbad können Sie als Analogie für Ihr Kanban Board sehen. Auch hier verlieren Sie bei Überfüllung schnell die Übersicht. Dank Kanban Swimlanes können sie auch in Ihrem Kanban Board Bahnen ziehen und dieses somit organisieren. Damit auch Sie ab sofort zum (Bade)Meister Ihres Kanban Boards werden, erfahren Sie hier alles über Kanban Swimlanes und wie Sie diese richtig einsetzen.

Überblick: Was ist Kanban?

Bevor wir mit Kanban Swimlanes ins Detail gehen, benötigt es erst einmal einen Überblick darüber, was Kanban überhaupt ist. Die Ursprünge von Kanban gehen zurück auf die Produktionsstätten von Toyota der 1940er Jahren. Ziel war es, Produktionsprozesse auf allen Ebenen kostengünstig zu optimieren. 

Kernelement von Kanban ist funktionierende Arbeit im Team. Die Arbeitsprozesse jedes Einzelnen werden nicht nur begrenzt, sondern die Kommunikation im Team konstant aufrechterhalten. In unterschiedlichen Team Meetings wird versucht, stets ein Überblick über alle bestehenden Prozesse zu behalten. Außerdem werden regelmäßig im Team alle Aufgaben, Probleme und das weitere Vorgehen besprochen. 

Mit Hilfe von Kanban Boards werden Arbeitsprozesse visualisiert. Gerade für die Kommunikation und Orientierung in Projekten ist dies sehr hilfreich. Arbeitsprozesse werden dabei ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend in Spalten eingeordnet. Ganz klassisch sind diese Kategorien:

• to do: Dies ist in gewisser Weise ein Aufgabenpool, bei dem alle anstehenden Aufgaben aufgelistet werden. Wenn eine neue Aufgabe angegangen wird, dann wird Sie aus dieser Liste entnommen und in die doing Spalte verschoben. 
• doing: Alle sich in Bearbeitung findenden Aufgaben sind in dieser Liste. Die Mitarbeiter wählen dabei selbst, wann und wie Sie etwas bearbeiten wollen. 
• done: Erledigte Arbeiten werden in diese Spalte verschoben. 

Das Kanban Board kann individuell an Ihrem Projekt angepasst und mit geeigneten Spalten erweitert werden. Kanban Boards können ganz klassisch analog geführt oder aber mit einem Online Tool erstellt werden.

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Was sind Kanban Swimlanes?

Kanban Boards sind an sich schon sehr übersichtlich und visualisieren Arbeitsprozesse ideal. Dennoch kommt es vor, dass Sie die Übersicht verlieren, weil zu viele Aufgaben anstehen. Kanban Swimlanes organisieren ein Kanban Board ideal, bieten mehr Struktur und eine bessere Übersicht für Sie und Ihr Team. 

Eine Kanban Swimlane sind mehrere horizontale oder vertikale Zeilen, die das Kanban Board weiter strukturieren. Wie im Schwimmbad können mehrere Bahnen entstehen, die weitere Orientierung und Spezifizierung bieten.

Der Inhalt einer solchen Kanban Swimlane ist nicht vorgegeben und kann individuell erstellt werden. Am sinnvollsten sind jedoch Dinge, wie

• Priorität
• Fristen 
• Zuständigkeitsbereiche

Priorität:

Die Frage der Relevanz von Aufgaben ist ein wichtiger Faktor beim Erstellen, bzw. Betreuen von Kanban Boards. Diese prioritäts bezogenen Kanban Swimlanes zeichnen ein klares Bild und zeigt, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen.

• oberste Priorität: Aufgaben, die für das Gelingen des Projekts entscheidend sind
• mittlere Priorität: Aufgaben, die eine gewisse Wichtigkeit besitzen, die aber auch wann anders erledigt werden können. Sie sind wichtige Aspekte in einem Projekt, wenngleich nicht entscheidend für den Erfolg
• keine Priorität: Aufgaben, die keine wirkliche Relevanz besitzen für das Projekt. Sie können irgendwann erledigt oder gar verworfen werden. 

Fristen:

Auch Fristen sind in jedem Projekt wichtig. Werden Sie nicht richtig eingehalten, kann es zu Verzögerungen kommen, die teilweise große Entscheidungsgewalt besitzen. Um das zu verhindern, ordnen Sie Ihre Kanban Swimlanes nach zeitlicher Relevanz. In diesem Fall können Sie die Eisenhower Matrix gut mit Ihrem Kanban Board verbinden. Mögliche Swimlanes: 

• wichtig und dringend: Aufgaben, die wichtig sind und eine zeitliche Relevanz besitzen.
• wichtig, aber nicht dringend: Wichtige Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber keine zeitliche Relevanz haben.
• nicht wichtig, aber dringend: Aufgaben, die eine zeitliche Relevanz besitzen, aber nicht wichtig sind. Solche Aufgaben können Sie gut an das Team delegieren.
• weder wichtig, noch dringend: Aufgaben, die keine Relevanz besitzen und irgendwann oder gar nicht angegangen werden können. 

Unterteilen Sie ihre Swimlanes im Team:

Das Team ist ein wichtiger Faktor bei Kanban. Nur zusammen im Team kann erfolgreich an Projekten gearbeitet werden. Setzen Sie Kanban Swimlanes ein, um die Kommunikation im Team zu erleichtern. Um die Kontrolle über alle Arbeitsprozesse besser zu behalten, verwenden Sie Kanban Swimlanes explizit für einzelne Teammitglieder oder, je nach Organisation, mehrere Teams. Zudem ermöglichen die Kanban Swimlanes einen idealen Überblick über die gesamten Arbeitsprozesse der einzelne Teammitglieder. 

Die Aufteilung in einzelnen Teammitglieder ist im kleinen Team sinnvoll. Bei Großprojekten mit mehreren Teams, macht hingegen eine Unterscheidung in Teams mehr sinn. 

Wie setzen Sie Kanban Swimlanes in Zenkit um?

Das Umsetzen von Kanban Swimlanes in Zenkit ist gar nicht so kompliziert. Anders als bei klassischen Kanban Swimlanes haben wir uns dafür entschieden vertikale Swimlanes einzusetzen. So haben Sie alle wichtigen Gruppierungen und Kategorien auf einem Blick und können Ihr Kanban Board noch besser organisieren. 

1. Wählen Sie zuerst die Richtige Ansicht aus. Dazu klicken Sie oben auf Ansichten und wechseln Ihre Aktuelle Ansicht auf Kanban.
2. Um Kanban Swimlanes einzufügen, klicken Sie dann erneut auf die Ansichten und auf Kanban. Daneben sehen Sie ein blauen Bearbeiten Button. Diesen drücken Sie als nächstes. 
3. Es erscheint eine Liste, mit verschiedenen Optionen, klicken Sie dann auf Horizontale Gruppierungen. 
4. Wählen Sie daraufhin das Feld Member oder das Label, nach dem Sie gruppieren möchten. Beispielsweise können Sie nach Stufe vs Priorität oder Mitglieder vs. Stufe ordnen.
5. Falls Sie wieder eine normalen Ansicht möchten, klicken Sie unter den gleichen Schritten auf horizontale Gruppierung>keine

Werden Sie zum (Bade) Meister Ihrer Kanban Boards!

Wenn Ihr Kanban Board mal wieder vollkommen überfüllt ist, sind Kanban Swimlanes besonders hilfreich, um eine Struktur zu finden und die Übersicht konstant zu halten. Der Name ist schlussendlich Programm. Wie eine Bademeister im Schwimmbad fügen Sie Abgrenzungen hinzu.

Achten Sie darauf, dass Sie diese sinnvoll einsetzen. Auch hier gilt: Bei zu vielen Kanban Swimlanes geht die Übersicht verloren. Achten Sie also darauf, dass Ihre Kanban Swimlanes stets so gewählt werden, dass es zu keiner Verwirrung kommt. Die Kunst ist es folglich detailliert zu arbeiten, aber nicht zu detailliert. Denken Sie immer daran, was am Ende am meisten Sinn ergibt und zu Ihrem Team passt.

Setzen Sie Kanban Swimlanes bereits ein? Wie sehen diese aus? Welche Kaban Swimlanes machen für Ihr Team Sinn?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 16. Juli 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 6 Min. Lesezeit