In fünf Projektmanagement Phasen zum Erfolg – Wir zeigen Ihnen wie!

Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter und stehen vor der Aufgabe ein großes Projekt mit ihren Mitarbeitern zu absolvieren. Doch womit fangen Sie an? Was sind die wichtigsten Meilensteine in ihrem Projekt und wissen Sie schon in welcher Projektmanagement Phase sie welche Aufgaben erledigen sollten? 

Bleiben solche Fragen ungeklärt kann es bei einem Projekt schnell drunter und drüber gehen… Vorallem wenn keiner einen genauen Plan hat, jeder mit jedem kommuniziert und niemand weiß, was seine spezifischen Aufgaben und Meilensteine in diesem Projekt sind. 

Um solch einem unkoordinierten Chaos aus dem Weg zu gehen, bietet es sich an als Projektleiter einen genaueren Blick auf die die fünf Projektmanagement Phasen des PMBOK Guides zu werfen. Der PMBOK Guide wird vom US-amerikanischen Project Management Institute herausgegeben und gilt als Bibel des Projektmanagements. Diese bietet Projektleiter eine Hilfestellung für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte. 

Besonders bei komplexeren Vorhaben mit vielen Aufgaben, aber auch schon bei einem kleinen Projekt kann es sinnvoll sein, das Projekt auf Basis dieser Projektmanagement Phasen zu untergliedern. Das hilft Ihnen dabei, den Überblick nicht  zu verlieren und von Anfang an organisiert und motiviert in das Projekt zu starten. 

Ein Projekt in fünf Projektmanagement Phasen zu unterteilen, verleiht dem Projekt eine feste Rahmenstruktur. So werden die Zielvorgaben Ihres Projektes greifbarer und realisierbarer. Zudem können Sie sich sicher sein, dass sich eine gut überlegte Planung von Aufgaben und Meilensteinen in jedem Projekt am Ende auszahlen wird. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die folgenden fünf Projektmanagement Phasen vor und verraten, wie Sie diese geschickt in ihrem Projekt einsetzen und was es für Projektleiter in jeder Projektmanagement Phase zu beachten gibt. 

1. Projektmanagement Phase: Projektstart 
2. Projektmanagement Phase: Projektplanung 
3. Projektmanagement Phase: Projektdurchführung 
4. Projektmanagement Phase: Projektüberwachung 
5. Projektmanagement Phase: Projektabschluss 

Projektmanagement Phase 1 (Projektstart): Grundstein legen für den Projekterfolg

Um ein Projekt und seine einzelnen Projektmanagement Phasen erfolgreich durchzuführen, sollten Sie in der ersten Projektmanagement Phase die Vorstellungen der Teilnehmer, Projektleiter und Auftraggeber klären. Auftraggeber und Projektleiter sollten sich in folgenden Punkten einig werden:

• Realisierbarkeit des Projektes
• Ziele und Hintergründe des Projektes 
• Kosten und Nutzen für beide Seiten
• eindeutige Projektbeschreibung mit Beantwortung der W-Fragen zum Projekt Inhalt
• Aufgaben und Teams 
• Projektleiter und Mitarbeiter
• Meilensteine und deren Deadlines 

Ist das geschehen und konnten sich Auftraggeber und Projektleiter in allen Punkten einig werden, kann der Startschuss für das Projekt fallen. 

Üblicherweise wird die erste Projektmanagement Phase für alle Beteiligten mit einem Kick-Off Meeting begonnen. Dabei wird das Projekt und die Aufgaben vorgestellt und es können sich sowohl die Mitarbeiter untereinander, als auch den Projektleiter und im besten Fall den Auftraggeber kennen lernen.

Nachdem sich die Projektbeteiligten und der Projektleiter kennengelernt haben, ist der Zeitpunkt gekommen, um erste Ideen zu sammeln, mit der Recherche der Aufgaben zu beginnen und aufkommende Erwartungen festzuhalten.

Projektmanagement Phase 2 (Projektplanung): Gut geplant ist halb gewonnen

Jedes Projekt sollte von Anfang an gewissenhaft geplant werden, ansonsten sehen sich alle Projektmitarbeiter und der Projektleiter mit folgenden Problemen konfrontiert:

• Fehlkommunikation
• Missverständnisse
• doppelte Bearbeitungen von Aufgaben

Dies führt letztendlich nur zu Frustration und zu Verzögerungen des Projekts. Zudem scheitert jedes 6. Projekt dank schlechter Planung oder mangelnder Kooperation und Entscheidungsfreudigkeit. 

Damit ihr Projekt reibungslos abläuft und jeder seine Aufgaben und die Meilensteine kennt, sollten Sie als Projektleiter die zweite Projektmanagement Phase besonders gewissenhaft ausführen. Festzulegen sind die Projektstruktur und ein Ablaufplan, den sich der Projektleiter von seinem Auftraggeber abnehmen lässt. 

Zudem sollten der Projektleiter auch jedem Mitarbeiter seine Aufgaben oder Teams für das Projekt zuteilen und ihn immer wissen lassen, in welcher der Projektmanagement Phasen Sie sich gerade befinden. Auch sollten Kundenanforderungen und Bedenken der Auftraggeber gehört und bestenfalls direkt im Projektplan umgesetzt werden. 

Zenkit eignet sich perfekt für die Umsetzung von Projekten. Sie können neue Aufgaben und Meilensteine erstellen, diese dann direkt einer oder mehreren Personen zuteilen und Deadlines festlegen. Auch 

• Checklisten
• Tabellen
• Mindmaps
• Kanban Boards 
• Kalenderansicht 

sind möglich und alle miteinander verknüpft, sodass sie mit nur einem Klick zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln können. Sie können ganz flexibel und übersichtlich ihr Projekt handhaben. Jedes Projekt, jedes Team und jedes Unternehmen ist verschieden – wir von Zenkit wissen das und bieten Ihnen deshalb die Möglichkeit, Ihren Workspace ganz individuell zu gestalten. 

Projektmanagement Phase 3 (Projektdurchführung): Den Plan umsetzen

In dieser Projektmanagement Phase fällt die tatsächliche Arbeit und Ausführung des Projekts an. Hier ist eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten das A und O und es sollten regelmäßige Meetings abgehalten werden, um das weitere Vorgehen des Projektes zu verdeutlichen. Insbesondere der Projektleiter sollte stets mit dem Auftraggeber in Kontakt bleiben und alle neuen Schritte und Meilensteine mit ihm besprechen.

Wichtig ist auch, dass die Änderungen jeder Projektmanagement Phase immer wieder in dem Projektplan festgehalten werden sollten, um diesen kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Auch der Auftraggeber sollte regelmäßig über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden.

Falls ungeplante Abweichungen während dem Projekt bemerkt werden, sollte schnellstmöglich reagiert werden. Denken Sie daran,dass der Plan nicht in Beton gegossen ist und in jeder Projektmanagement Phase auch auf unvorhergesehene Problematiken angepasst werden kann. 

Generell wird in dieser Projektmanagement Phase gemeinsam an der Erreichung der Projektziele und der Erfüllung der Projektvorgaben gearbeitet. Am besten funktioniert diese Projektmanagement Phase, wenn der Projektleiter Meilensteine festlegt. So führen auch kleine abgeschlossene Aufgaben zum Projekterfolg. Durch die Erfolgserlebnisse bleibt die Motivation hoch und die Mitarbeiter weiter am Ball. 

Projektmanagement Phase 4 (Projektüberwachung): Fortschritte festhalten

In dieser Projektmanagement Phase geht es um die Überprüfung und Kontrolle des gesamten Projekts und dessen einzelne Meilensteine. In den meisten Fällen wird diese Phase in Verbindung mit der dritten Projektmanagement Phase ausgeführt. Die Überwachungs Phase besteht nicht aus punktuellen Stichproben, sondern ist ein laufender Prozess der vom Projektleiter durchgehend ausgeübt werden sollte. 

Durch die Überwachung des Projekts schon während der Ausführung statt erst danach, können grobe Fehler vermieden werden. Daher ist die Kombination mit der dritten, ausführenden Projektmanagement Phase von großer Wichtigkeit, damit durchgehend auf die folgenden Punkte geachtet wird:

• Einhaltung des Budgets
• Erfüllung aller Meilensteine und zugehörige Deadlines 
• Einhalten von Prioritäten bei Aufgaben
• Projektplan immer aktuell halten 
• Konflikte und Probleme so schnell wie möglich lösen

Auch dafür eignet sich Zenkit hervorragend, da einzelne Aufgaben und Meilensteine auf Kanban Karten geschrieben werden und somit in Spalten wie “wird bearbeitet”, “pausiert”, “benötigt Hilfe” oder “Erledigt” verschoben werden können. Dadurch kann der Projektleiter Meilensteine aller Projektmanagement Phasen ganz einfach prüfen und sehen, ob und an welcher Stelle Hilfe benötigt wird.

Um auch den persönlichen Kontakt nicht zu kurz zu kommen lassen, sollte der Projektleiter in einem passenden Turnus Team Meetings einberufen und regelmäßige Status Reports einfordern. So bleibt das gesamte Team in jeder Projektmanagement Phase auf dem aktuellen Stand. Dabei ist ebenfalls zu beachten, dass alle Daten wie erreichte Meilensteine oder erfüllte Aufgaben immer in das genutzte Projektmanagement Tool und den Strukturplan übertragen werden.  

Projektmanagement Phase 5 (Projektabschluss): Erfolge feiern und Danke sagen

Auch der letzten der fünf Projektmanagement Phasen sollte man genügend Bedeutung zumessen. In einer Abschlussbesprechung sollten Projektleiter und Auftraggeber das Projekt Revue passieren lassen und die wichtigsten Learnings für die Zukunft festhalten.

 Die Besprechung sollte vom Projektleiter nicht zu förmlich abgehalten werden, damit jeder Mitarbeiter sich frei zu dem Projekt und den unterschiedlichen Projektmanagement Phasen und Aufgaben äußern kann. Wichtig ist, dass dabei nicht nur Positives und Erfolge verkündet, sondern auch Bedenken und Probleme zur Sprache gebracht werden.

Das Projekt sollte gemeinsam mit dem Auftraggeber und Projektleiter abgeschlossen werden und festgestellt werden, ob alle zu Beginn gesetzten Meilensteine und Ziele erreicht wurden. Zu Projektende sollten die folgenden Punkte abgehakt werden: 

• Abschlussbesprechung abhalten
• Projekt Revue passieren lassen – was lief gut? Was weniger gut? 
• Klären: Ist der Auftraggeber zufrieden?
• Welche der Projektmanagement Phasen ist noch verbesserungswürdig? 
• Projektabschlussbericht anfertigen 
• Projektteam offiziell verabschieden und dessen Arbeit wertschätzen 

Passt die PMBOK Methode zu ihrem Projekt?

Werden Projekte nach PMBOK in fünf Projektmanagement Phasen geteilt, lassen sich Projekte sinnvoll strukturieren. Dank der Unterteilung in die Projektmanagement Phasen wirken komplexe Projekte übersichtlicher und machbarer. Diese Einteilung können Sie sich zu Nutze machen, um einen leichteren Einstieg in das Projekt zu bekommen. Zudem erleichtert dieses Vorgehen Ihnen die Orientierung während der Projektdurchführung. Ganz egal wie groß oder klein ihr Projekt sein mag, das Einteilen in fünf Phasen ist definitiv einen Versuch wert. 

Noch ein Tipp zum Abschluss: Die fünf PMBOK-Projektmanagement Phasen sind nicht in Stein gemeißelt. Anders als der Ausdruck der Projektmanagement Phasen vielleicht vermuten lässt, können Sie die Projektmanagement Phasen auch parallel oder in einer etwas anderen Reihenfolge stattfinden lassen. Wenn nötig, ist es sogar möglich, während eines laufenden Projekts zur vorherigen Projektmanagement Phase zurückzukehren.

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Haben Sie schon einmal PMBOK und dessen Projektmanagement Phasen- Modell ausprobiert? Welche Hindernisse ließen sich dadurch beseitigen und welchen Schwierigkeiten standen Sie gegenüber?

Wir freuen uns von Ihnen zu hören

Bis bald 

Luisa & das Zenkit Team