Gantt Diagramm: den Überblick behalten

Es ist nicht immer leicht sicherzustellen, dass ein Projekt glattläuft. Projektmanager versuchen daher alles zu tun, damit Aufgaben pünktlich und nach allen Wünschen fertiggestellt werden.

Zum Glück gibt es online Planungstools, wie ein Gantt Diagramm die Projektmanagement vereinfachen.

Was ist ein Gantt Diagramm?

Ein Gantt Diagramm ist eine Visualisierung des Projektplans. Die vertikale Achse stellt alle Aufgaben dar und die horizontale Achse die Zeit. So wird die Projektstruktur in allen Einzelteilen und mit allen Beziehungen sichtbar.

Das erste Gantt Diagramm wurde von dem polnischen Ingenieur Kaorl Adamiecki in 1896 erfunden. Er veröffentlichte sein Diagramm 1931 unter dem Namen “Harmonogramm”. Da es ein polnischer Artikel war, wurde es nicht sonderlich bekannt.

Dann kam der amerikanische Ingenieur Henry Gantt, der eine ähnliche Methode zur gleichen Zeit veröffentlichte. Da der Artikel auf Englisch war, gewann er an mehr Popularität. Es etablierte sich der Name „Gantt Diagramm“ und nicht „Harmonogramm“. Gantt nutzte das Diagramm für Konstruktionsprojekte wie Hoover Dam.

Als Computer für den Privatgebrauch zugänglicher wurden, erschienen immer mehr Softwareprogramme für Gantt Diagramme. Damals hauptsächlich für Projektmanager gedacht, ist diese Software heute ein bekanntes Tool für alle, die nach einer Möglichkeit zur Visualisierung ihrer Projekten suchen.

Warum ist ein Gantt Diagramm so wichtig?

Gantt Diagramme sind essentielle Tools im Projektmanagement. Wichtige Details, wie die Dauer der Aufgaben und die verantwortlichen Personen können direkt eingesehen werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Visualisierung der Projektplanung und Überwachung. So können Berichte über Projektfortschritte an Interessenten und Kunden leichter weitergegeben werden. Dadurch ist die dazugehörige Kostenplanung einfacher.

So wie Sie bestimmt wissen, gibt es viel zu beachten, wenn ein Projekt geplant wird. Die Verwendung eines Gantt Diagramms kann dabei helfen alle Aspekte herauszuarbeiten.

Gantt Diagramme erstellen

Es gibt viele verschiedene Arten ein Gantt Diagramm zu erstellen. Entweder man entwirft eines mittels einer Sofware oder erstellt eines online.

Desktop Gantt Diagramme sind ideal für einfache Projekte. Jedoch werden sie schnell kostenintensiv, da eine Lizenz pro Nutzer nötig ist. Darum sind online Gantt Diagramme eher für komplexe Gruppenarbeiten empfehlenswert.

Online Gantt Diagramme wurden entworfen, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Sie können den Inhalt teilen und Nutzer einladen. Daher eignet sich diese Variante eher für große Projekte. Einfache Zugriffe ermöglichen zusätzlich Produktivität und Effizienz.

Excel Gantt Diagramme sind ebenfalls beliebt. Die Nutzer haben die Möglichkeit ein Entwurf zu wählen oder ein Diagramm frei Hand zu erstellen.

Gantt Diagramme sind für jede Projektgröße und für jedes Aufgabenmanagement optimal.

Hauptfunktionen eines Gantt Diagramm

Ein Schlüsselindikator, für die Qualität des Diagramms, ist das Aussehen. Ein Gantt Diagramm sollte so ähnlich die das eben gezeigte Bild aussehen.

Es gibt viele Softwareversionen, aber die beste Vorlage enthält folgende Funktionen:

1. Meilensteine

Meilensteine repräsentieren wichtige Punkte eines Projekts. Dazu gehören Kick-Offs, Abgabedaten, Feedback und die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe. Das fixe Enddatum kann nur durch den Projektmanager verändert werden. Auffällige Symbole im Diagramm kennzeichnen wann eine Aufgabe fällig ist.

2. Aufgabenliste

Alle Aufgaben des Projekts verlaufen vertikal, von Links nach Rechts. Es werden alle notwendigen Aufgaben für einen möglichen Erfolg dargestellt.

3. Timeline

Der Zeitstrahl für das Vorhaben verläuft horizontal und stellt die Projektdauer dar. Oftmals in Wochen, Tagen oder Monaten.

4. Drag & drop

Eine Drag und Drop Funktion erlaubt es direkt Änderungen der Aufgaben zu kennzeichnen und Verlinkungen zu erstellen. Diese interaktive Funktion erlaubt Veränderungen an einer oder mehreren Aufgaben gleichzeitig.

5. Abhängigkeiten / Beziehungen

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben müssen gepflegt und geplant werden. Sie kehren daher in einer sequentiellen Reihenfolge wieder. Beispiel: Eine Aufgabe Ihres Projekts kann erst erfüllt werden, wurde eine andere bereits erledigt.

6. Kritischer Pfad

Ein gutes online Gantt Diagramm erlaubt es den kritischen Pfad zu identifizieren. Dieser stellt den kürzesten Weg des Projektes dar. Somit also die Verbindung zwischen den wichtigsten Aufgaben für den Projekterfolg.

7. Einfaches Teilen

Online Gantt Diagramme erlauben das einfache Teilen zwischen Teammitgliedern. Anstatt jedes Mal speichern zu müssen und ein Dokument zu senden (wie mit einer Desktop Version), wird der Prozess vereinfacht. Mitglieder können direkt Änderungen vornehmen.

Die besten Methoden für ein Gantt Diagramm

Ein Gantt Diagramm hilft Ihnen das Projekt zu überwachen. So werden Zeit-, Ressourcen und Kostenplanung vereinfacht. Damit alle Teammitglieder an die Verpflichtungen gebunden werden, hier vier kurze Tipps:

Start- und Enddatum festlegen

Das klingt sehr seltsam, aber es hilft dabei eine besser Übersicht zu gewinnen. Die Transparenz durch End- und Startdatum ist eine konstante Erinnerung wie viel Zeit für eine Aufgabe zur Verfügung steht. So können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben pünktlich beendet werden.

Freizeit und Puffer einplanen

Überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit Aufgaben. Das Team, ja auch Sie selbst, braucht hin und wieder Freizeit. Vor allem wenn es ein Langzeitprojekt ist. Puffer für Urlaube einzuplanen hilft das Projekt nach Plan zu vollenden.

Werden Sie kreativ

Ein Gantt Diagramm ist ein visuelles Tool. Machen Sie sich dem bewusst! Gruppieren Sie gleiche Aufgaben und Informationen in einer Farbe. So schaffen Sie Klarheit. Mitglieder können sofort erkennen welche Aufgaben die eigenen sind, und direkt handeln.

Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Farben verwendet, dann sollten Sie diese unbedingt nutzen. Oder Sie nutzen Farben, deren Bedeutung intuitiv erkannt werden kann, wie Rot für Pause. Wenn Ihre Gantt Diagramm Software es zulässt, legen Sie ein Symbol für Meilensteine fest. Wählen Sie am besten eins, das wichtig für Ihr Team ist.

Vergessen Sie die Details nicht!

Je mehr Details Sie in ein Gantt Diagramm einpflegen, desto eher wird jedes Teammitglied Verantwortung übernehmen. Fügen Sie so viele Informationen hinzu wie nur möglich. Schritt-für-Schritt Anleitungen und Highlights schaffen zusätzliches Verständnis und Verantwortungsbewusstsein. So fällt es Ihnen leichter die Arbeit zu überwachen.

Egal ob Sie Ihr Gantt Diagramm online erstellen oder mittels Excel, es bleibt ein wertvolles Hilfsmittel im Projektmanagement. Es bietet Flexibilität, Transparenz, und eine leichtere Projektorganisation.

Wir freuen uns von Ihren Erfahrungen zu hören! Teilen Sie uns doch gerne Ihre Gedanken und Tipps in den Kommentaren mit.

Das Zenkit Team