Personen verzeichnen Erfolg beim Projektmanagement für Teams

Wie organisieren große und erfolgreiche Unternehmen Ihren Alltag? Gibt es dafür eine geheime Formel? Eine, mit der sie bei den vielen Aufgaben die Übersicht behalten, oder die Mitarbeiter perfekt koordiniert? 

Die Antwort ist glasklar- Es existiert keine magische Formel. Der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens ist vor allem erfolgreiche Teamarbeit. Dabei spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle. Der erste Schritt zum Erfolg für jedes Projekt ist die Aufstellung eines Plans.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen. Egal ob Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen oder ein Event organisieren. Bei der Planung eines Projektes treten meist die folgenden Fragen auf:

  • Welcher Mitarbeiter erstellt den Aufbau des Projektplans?
  • Welches Team bewältigt welche Aufgaben?
  • Welche finanzielle Mittel werden benötigt?
  • Welches Material wird benötigt?
  • Welcher Termin wird festgesetzt?
  • Wie hoch ist der eigentliche Aufwand?
  • Wie (schnell) kann auf Risiken reagiert werden?

Deswegen ist Projektmanagement für Teams ausschlaggebend für Ihren Erfolg

Steht der Plan für ein Projekt, geht es an die Umsetzung. Das Verfolgen eigener Ideen und Aufgaben ist dabei nicht immer sinnvoll. Oftmals führen diese ins Nichts und wertvolle Zeit geht verloren. Um in der heutigen Zeit zu bestehen, ist eine nachhaltige Denkweise von Nöten. Die Koordination der Mitarbeiter spielt einer größere Rolle, als eigenständiges Arbeiten. Für langfristigen Erfolg ist Teamarbeit gefragt. Doch wie unterstützt Sie dabei das Projektmanagement?

  • Umfassender Überblick

Projektmanagement für Teams hilft, bei Aufgaben und Projekten nicht unterzugehen. Durch das passende Management können sowohl Sie als Projektleiter, als auch Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen den Überblick behalten.

  • Zeitersparnis

Alle Aufgaben sind auf einen Blick für das gesamte Unternehmen ersichtlich. Jeder Mitarbeiter weiß genau über die Geschehnisse im Projekt bescheid. So wird für kürzere Kommunikationswege und effizienteren Informationsaustausch gesorgt. Erledigen Sie die schwierigste Aufgabe des Tages zuerst, vermeiden Sie Aufschieben. Angeknüpft an das „Eat that Frog“-Prinzip perfektionieren Sie so Ihr Zeitmanagement.

  • Schwierigkeiten werden frühzeitig erkannt und beseitigt

Durch den Überblick, welchen Sie mit dem passenden Projektmanagement für Teams erzielen, gehen wichtige Probleme nicht unter. Mitarbeiter mit denselben Aufgaben können Mängel äußern. Diese können Sie direkt aus dem Weg räumen. Klären Sie auch Fragen zu Aufgaben sofort. Sie verringern so das Auftreten von Problemen während des Projekts. 

  • Mehr Motivation

Durch das richtige Projektmanagement für Teams steigt die Motivation für jeden Mitarbeiter im Unternehmen. Denn: Alle Aufgaben sind bestens bekannt. Dadurch steigert sich die Durchhaltekraft zur Bewältigung. Wenn alle an einem Strang ziehen, entsteht ein Teamgeist, welcher Aufgaben erfolgreicher lösen lässt.

  • Höhere Produktivität und Effizienz

Jeder Mitarbeiter hat klare Zielvorgaben. Das erleichtert das Zeitmanagement für den gesamten Betrieb. Gibt es eine umfassende Übersicht über alle Aufgaben, können diese effizienter abgearbeitet werden.

  • Ziele schneller erreichen

Ziele sind klar definiert und können von jedem Mitarbeiter eingesehen werden. Dem Verfehlen eines Ziels kann so entgegen gewirkt werden. Bei Engpässen werden freie Ressourcen dorthin verschoben, wo sie gebraucht werden. Auch Deadlines für bestimmte Aufgaben lassen sich ansetzen oder dynamisch verschieben.

  • Höhere Kundenzufriedenheit und Vertrauen

Welcher Kunde möchte mit einem Unternehmen in Kontakt treten, welches nicht die Übersicht über Aufgaben und Tätigkeiten behält? Beim passenden Projektmanagement für Teams sorgen Sie in jedem Bereich für Kundenzufriedenheit. Mitarbeiter bearbeiten Aufgaben schneller und gehen Wünschen der Kunden intensiver nach. Das ist möglich durch die Zeit, welche Sie einsparen, wenn Ihr Unternehmen perfekt organisiert ist.

Viele Ideen schaffen Erfolg im Unternehmen
Ideen aller Mitarbeiter helfen dabei Aufgaben zu lösen (via Pixabay)

Gehen Sie die Sache richtig an

Die Strukturen in jedem Unternehmen oder zwischen den Mitarbeitern sind immer verschieden. Es gibt daher kein klares Vorgehen, welches Ihr Unternehmen zum Erfolg führt. So haben sich mittlerweile verschiedene Projektmanagement-Methoden gebildet. Die etabliertesten darunter sind:

  • Wasserfall-Methode
  • Meilensteintrendanalyse
  • Agiles Projektmanagement
  • Kanban
  • Scrum
  • Lean Projektmanagement
  • Six Sigma

Doch wie finden Sie für Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter die passende Methode? Helfen kann dabei zunächst eine allgemeinere Gegenüberstellung der klassischen und dynamischen Herangehensweise:

Klassisches ProjektmanagementAgiles Projektmanagement
  • Formulierung von Zielen

  • Gliederung von Aufgaben in Zwischenschritte

  • Frühzeitiges Festhalten von Zielanforderungen
  • Formulierung der Aufgaben und zeitlichen Vorgaben für Mitarbeiter
  •  
  • Projektumfang kann jederzeit angepasst werden

Die folgende Tabelle veranschaulicht die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen.

TraditionellAgil
Kein Input von anderen Mitarbeitern. Aufgaben sind klar zugewiesen.Jeder Mitarbeiter kann Ideen einbringen. Das hilft Aufgaben besser zu lösen.
Wenig Flexibilität was die Definition des Ziels betrifft.Das Ziel des Projektes kann im Laufe des Prozesses angepasst werden.
Festgelegte Vorgehensweisen lassen wenig Spielraum für kreative Einfälle.Einflussfaktoren bestimmen die Vorgehensweise. Das Ziel kann auf unterschiedliche Wege erreicht werden.
Nutzer oder Kunden haben wenig Einfluss auf die Prozesse.Feedback kann eingeholt werden. Das verbessert die Ergebnisse.

 

Es führt nicht immer der Plan A zum Erfolg
Bei der agilen Methode führen viele Wege nach Rom (via Pixabay)

Punkte, die es beim Projektmanagement für Teams zu beachten gilt

Agilität ist beim Projektmanagement für Teams wichtig. Gerade durch die schnelllebige Welt des Internets ist es vorteilhaft, auf dynamische Einflüsse reagieren zu können. Das könnte beispielsweise das Nutzen einer neuen Software sein.

Trotzdem setzt jedes Unternehmen einen anderen Fokus. Beispielsweise möchte ein Unternehmen die Prozesse mithilfe der Six Sigma Methode als mathematische Funktion darstellen. Oder Sie ziehen Kanban vor, da Ihnen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen am wichtigsten ist.

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, diese Punkte sollten Sie beim Projektmanagement für Teams berücksichtigen:

  • Die richtige Zieldefinition

Für jedes Projekt definieren sie eine entsprechende Zielvorgabe. Orientieren können Sie sich bei der Aufstellung Ihrer Ziele und Meilensteine beispielsweise am magischen Dreieck des Projektmanagements. Dieses besteht aus Leistung, Kosten und Zeit. Verändern Sie eines dieser Parameter, müssen Sie die anderen dementsprechend anpassen. Es ist also wichtig, dass Sie bereits im Vorhinein Prioritäten für Ihr Unternehmen setzen.

  • Ein gutes Projekt basiert auf dem Management

Setzen Sie sich mit der Strukturierung des Projektes auseinander und nicht nur mit der Planung. Ein Plan definiert zwar die Aufgaben für Mitarbeiter, verändert sich jedoch stetig. Wichtig ist, dass Sie die Zielerreichung steuern und nicht die Erfüllung des Plans.

  • Gewinnbringende Rollenverteilung

Beim Projektmanagement für Teams steht die Teamarbeit im Vordergrund. Projektleiter sind auf die Hilfe der Mitarbeiter angewiesen. Bei komplexeren Aufgaben können Ihnen auch die Meinungen von Außenstehenden helfen. Beispielsweise hilft die Einholung von Feedback des Entwicklers, ob ein geschriebener Beitrag fachlich korrekt ist. Die Zusammenarbeit im Unternehmen steht an oberster Stelle. Gemeinschaftlicher Erfolg ist positiv für die Zukunft.

  • Schönreden vermeiden

Bei der Arbeit in Teams ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter regelmäßige Updates liefert. Nur so wissen alle, was der aktuelle Stand der Aufgaben ist. Probleme müssen offen angesprochen werden. Wenn Schwierigkeiten auftreten, ist es wichtig, diese zu äußern und gemeinsam zu lösen. Muss mehr produziert werden, um dem Bedarf nachzugehen? Updates zu Engpässen im Unternehmen sind hilfreich. Jeder Mitarbeiter weiß dann genau, wo es brennt.

  • Klaren Fokus setzen

Erledigen Sie wichtige und dringliche Aufgaben sofort. Nach dem Eisenhower-Prinzip führt das zu einer deutlich höheren Produktivität. Hält sich jeder Mitarbeiter daran, so erreicht ihr Unternehmen Ziele deutlich schneller. Unwichtige und nicht dringliche Aufgaben tragen nicht zum Erfolg bei und müssen daher nicht bearbeitet werden.

  • Kommunikation

Das wichtigste am Projektmanagement für Teams ist die Kommunikation im Unternehmen. Sie ist der Schlüsselfaktor für Ihren Erfolg. Klären Sie Fragen bestenfalls sofort. Fragen Sie auch Ihre Mitarbeiter nach Lösungen. Verschiedene Sichtweisen zu einem Thema sind sehr wichtig. Diese erreichen sie bestmöglich mit den passenden Programmen.

  • Abgeschlossene Aufgaben festhalten

Erfolgserlebnisse sind wichtig. Sie fördern die Motivation und die Produktivität der Mitarbeiter. Speichern Sie abgeschlossene Aufgaben in Ihrem Workspace ab. Wenn es mal schlecht läuft, motivieren sie immens.

Produktivität giphy
Durch Projektmanagement für Teams steigt die Produktivität jedes Mitarbeiters (Giphy)

Die richtige Software macht Sie noch produktiver

Sie haben jetzt eine Idee, wie hilfreich das passende Projektmanagement ist. Doch wie bringt sie das Projektmanagement für Teams wirklich auf das nächste Level? Es gibt mittlerweile schon unzählige Programme, welche Ihrem Unternehmen dabei helfen. Doch wozu sind diese wirklich in der Lage?

 Wir haben eine handvoll nützliche Funktionen für Sie zusammengetragen:

  • Kommunikationskanal: Zenkit ermöglicht es Ihnen, Aufgaben direkt zu kommentieren. Umständliche Kommunikationswege über E-Mail oder Telefon fallen weg.
Kommentare schreiben in Zenkit
Kommentare vereinfachen die Kommunikation
  • Übersichtlichkeit: Mit der aufgeräumten Benutzeroberfläche von Zenkit behalten Sie den Überblick. Mitarbeiter können jegliche Aufgaben im Unternehmen einsehen.
Übersicht über alle Aufgaben in Zenkit
Mit Zenkit den Überblick behalten
  • All in One: Mit Zenkit können Sie Ihre Aufgaben und Projekte nach Belieben darstellen. Hier sind die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten, welche Ihnen zur Verfügung stehen:
  • Liste
  • Kanban
  • Tabelle
  • Kalender
  • Mind Map
Verschiedene Ansichten von Zenkit
Aufgaben nach Vorlieben visualisieren
  • Zugriff von Überall:  Mit den mobilen Apps sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben auch unterwegs zu erledigen. 

 

Zenkit auf dem Computer und Smartphone
Alle Aufgaben auf einen Blick

Startschuss in Ihre erfolgreiche Zukunft

Wieso darauf verzichten, das Beste aus Ihren Projekten herauszuholen? Durch den technischen Fortschritt, stehen Ihrem Unternehmen heutzutage die perfekten Hilfsmittel und Programme zur Verfügung. Aufgaben können so noch schneller und effizienter erledigt werden. Viele sehen das Projektmanagement für Teams als harte Arbeit oder als große Herausforderung für Mitarbeiter. In Wirklichkeit ist es aber vielmehr der Wegweiser, welcher das eigene Unternehmen auf die Erfolgsspur bringt. Durch das passende Projektmanagement für Teams steigern Sie nicht nur die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter, sondern verbessern zudem das Arbeitsklima im Unternehmen. 

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Wie sieht das Projektmanagement für Teams bei Ihnen aus? Konnten Sie und Ihr Team schon einen Erfolg verzeichnen? Über welche Hindernisse sind Sie gestolpert?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Marius und das Zenkit Team