Stellen Sie sich vor: Sie machen sich selbstständig und eröffnen eine kleine Konditorei. Das Geschäft läuft gut. Ihre Kuchen sind heiß begehrt! Nach anfänglicher Freude stehen Sie nach einigen Monaten vor einer großen Herausforderung. Nicht nur ihr Geschäft wird zu klein. Sie haben auch den Überblick über Kundendaten, Finanzen und Rezepte vollkommen verloren. Wichtige Frage dabei: Wie kann es Ihnen gelingen, wieder die Kontrolle über alle Ihre Daten zu erhalten?

Bücherchaos in Buchregal Bibliothek
Meistern Sie Ihr Offline Datenchaos mit Online Datenbanken

Die Lösung sind Datenbanken, bzw. in Hinblick auf die konstant steigende Relevanz des Internets: Webdatenbanken. Hier können Sie alle wichtigen Informationen festhalten und sinnhaft an einem Ort bündeln. Doch genau da ergeben sich einige Probleme. Auch wenn es einfach klingt, muss das Erstellen einer Datenbank sehr genau durchdacht sein. Über Dinge, wie Stichworte, Verbindungen untereinander oder Inhalt sollten Sie sich schon im Vornherein explizite Gedanken machen. Im Folgenden erfahren Sie daher Tipps, um gängige Fehler beim Online Datenbank Erstellen zu vermeiden.

Was ist eine Datenbank?

Grundsätzlich ist eine Datenbank nicht anderes, als ein System zur elektronischen Datenverwaltung. Informationen werden dazu meistens in tabellarischer Form festgehalten und sinnhaft gebündelt. Daten werden manuell eingetragen und in verschiedene logische Kategorien eingeteilt. Datenbanken ermöglichen es, eine große Menge an Informationen effizient, problemlos und dauerhaft zu speichern. Gleichzeitig können Sie bei richtiger Anwendung logische Zusammenhänge unkompliziert aufzeigen und abbilden.

Der Begriff Datenbank ist prinzipiell nicht an ein spezielles Medium gebunden. Auch bei Bibliotheken oder Archiven handelt es sich um eine Form der Datenbank.

Datenbanken bestehen aus zwei wichtigen Komponenten

  • Datenbankmanagementssystem (DBMS): zuständig für Verwaltung der Datenbanken
  • Datenbank: speichert die Informationen in Form von Datensätzen ab

Bis vor einigen Jahren wurden Datenbanken auf lokalen Speichermedien festgehalten. Dank des Internets wurde die Nutzung optimal erweitert. Datenbanken können heutzutage Online abgerufen und erstellt werden. Die Daten werden dabei über eine Anwendung im Netz gespeichert und verarbeitet. Als Nutzer sind sie an keinen Ort mehr gebunden und können auch von Unterwegs völlig unproblematisch auf Ihre Webdatenbank zugreifen. Viele Webdatenbanken sind zusätzlich mit weiteren Funktionen versehen, so können Sie ganz einfach Filter verwenden oder Zusammenhänge direkt im Programm feststellen.

Schallplatten Register
Online Datenbank erstellen ist platzsparend und effektiv

Warum Online Datenbanken besser sind

Heutzutage ist der Datenverkehr sowohl im beruflichen wie privaten Bereich enorm. Permanent werden neue Daten generiert, die es sinnvoll zu gliedern gilt. Eine Webdatenbank kann hier Abhilfe schaffen, da eine Adaption in unterschiedliche Bereiche vollkommen unproblematisch ist. Hier sind einige Beispiele, wie Sie eine Datenbank einsetzen können:

  • Kundendatenbanken: Hier werden alle Informationen über Ihre Kunde festgehalten. Wichtige Parameter sind unter anderem Name, Adresse und Kundennummer
  • Lagerbestandsdatenbank: Informationen über aktuelle Lagerbestände werden hier festgehalten. Sie dienen vor allem zur Kontrolle und Organisation. Wichtige Parameter sind beispielsweise Materialnummern, Regalnummer und Lagerbestand
  • private Nutzung: Auch private Daten können völlig unproblematisch in einer Webdatenbank organisiert werden. Hier finden sich dann beispielsweise Finanz-, oder Kontaktinformationen wieder.

Mittlerweile sind die meisten Unternehmen auf Webdatenbanken umgestiegen. Diese sind nicht nur platzsparender, sondern bieten auch abseits davon einige Vorteile:

  • räumliche und zeitliche Unabhängigkeit: Ihre Datenbank befindet sich dank Smartphone, Tablet und Co. nicht mehr an einem festen Standort, sondern immer Griffbereit in Ihrer Aktentasche. Zeit und Raum sind dementsprechend voneinander gelöst. Flexibles Arbeiten ist folglich kein Problem mehr.
  • einfache Bedienbarkeit: Sie müssen heutzutage nicht länger Informatik-Profi sein, um eine Webdatenbank zu erstellen. (Zumindest wenn Sie diese nicht von null aufbauen wollen). Verschiedenen Webtools, wie Zenkit bieten Ihnen eine Oberfläche, die Sie problemlos und ohne viel Know-how nutzen können. Lediglich über den Umfang und die Gestaltung der Datenbank müssen Sie sich Gedanken machen.
  • kostensparend: Dieser Punkt hängt mit vorherig genannten Vorteil zusammen. Eine Webdatenbank muss nicht von Grund auf neu entwickelt werden. Es benötigt keine Profis mehr, die Ihnen die Datenbanken einrichten, wodurch immense Kosten optimal verhindert werden.
  • keine Wartung: Zwar müssen Sie Informationen, die Sie in Ihrer Datenbank ablegen, selbst kontrollieren, die Wartungen der Plattformen übernehmen die Anbieter jedoch selbst.
  • offene Standards: Die Datenbanken werden durch Standards, wie HTML5, PHP und MySQL auf dem laufenden Stand gehalten. Dies gewährleistet eine größtmögliche Sicherheit für Ihre Daten.
  • hohe Skalierbarkeit: Die Datenbank kann nach Belieben erweitert und gestaltet werden. Zumindest, wenn Ihr Anbieter das ermöglicht. Sie können so beispielsweise Bilder hinzufügen oder Farben zur Unterscheidung der Informationen einsetzen.
Wütender Mann zerstört Computer
Nervenaufreibendes Programmieren war gestern! via Giphy

Vier Merkmale, die Ihre Datenbank-Anbieter unbedingt erfüllen sollte!

Das Online Datenbank Erstellen ist heutzutage vollkommen unkompliziert. Vereinfacht gesagt, besteht der Prozess:

  1. Aus der Einrichtung eines Serverkontos
  2. Der Nutzung von bereitgestellten Werkzeugen zum Online Datenbank Erstellen

Die Wahl des richtigen Serveranbieters ist dabei entscheidend. Es gibt viele Möglichkeiten, doch nicht alle Tools sind gleichermaßen geeignet. Auf folgende Punkte sollten Sie bei der Wahl des Anbieters unbedingt achten!

Achten Sie auf Übersichtlichkeit!

Bevor Sie sich für ein Webdatenbank-Tool entscheiden, achten Sie auf die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit der Software. Stellen Sie folgende Fragen:

  • Kommen Sie mit der Oberfläche klar?
  • Finden Sie alle wichtigen Anwendungen auf eine Blick?
  • Welche unterstützenden Features gibt es, um ihre Datenbank besser zu gestalten?
  • Welche Filtermöglichkeiten sind vorhanden?

Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend. Wenn Sie eine Webdatenbank erstellen, sind Sie meist an das System gebunden. Nur wenige Programme ermöglichen Ihnen den unproblematischen Wechsel von einer Plattform zur anderen, ohne das wichtige Daten dabei verloren gehen.

Tipp: Mit Zenkit ist die Integration früherer Datenbanken vollkommen unproblematisch. Ihre bestehenden Google Tabellen können sie beispielsweise ganz einfach in Zenkit integrieren. Hier ist eine nähere Anleitung dazu.

Aussehen ist wichtig!

Webdatenbanken müssen nicht nur performen und einfach zu bedienen sein, sondern auch ansprechend aussehen! In einer Webdatenbank sollten nicht nur ihre wichtigen Daten effizient verarbeitet, sondern diese auch in einer ansprechenden Form präsentiert werden. Wählen Sie einen Anbieter, der ein ansprechendes und professionell gestaltetes Tool bereitstellt. Zusätzlich sind weitere Möglichkeiten der Individuellen Gestaltung sehr wichtig. Farbige Felder zum Beispiel, sind nicht nur ein Eyecatcher, sondern auch für die Übersichtlichkeit ihrer späteren Datenbank äußerst relevant. Was sind die Möglichkeiten der Gestaltung? Bringen Sie das in Erfahrung und wählen dementsprechend ihr Datenbank-Tool aus.

Tipp: Nutzen Sie Zenkit Vorlagen, damit Sie schneller optisch ansprechende Online Datenbank erstellen können!

Datensicherheit ist das A und O beim Online Datenbank Erstellen!

Beim Erstellen Ihrer Webdatenbank werden LogIn Informationen benötigt. Ganz grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie alle wichtigen Daten verschlüsseln und speichern. Ziehen sie in Erwägung, ob Sie für jede Datenbank ein anderes Passwort erstellen. Dies ist vor allem eine Frage der Relevanz. Wichtige Daten müssen auf jeden Fall extra geschützt werden!

Außerdem ist es wichtig, wie ihre Daten verarbeitet werden. In Europa gibt es dazu die DSGVO, die den Datenschutz einheitlich reguliert. Dadurch behalten Sie immer die Kontrolle über Ihre Daten und können entscheiden, was mit ihnen passiert. Unternehmen, mit einer Serverstandort außerhalb der EU, müssen dies nicht garantieren. Setzen Sie daher lieber auf ein DSGVO-konformes Tool, wie Zenkit.

Finden Sie den richtigen Anbieter für Ihre Online Datenbank!

Wie Sie sehen ist es gar nicht so einfach eine passende Anwendung zu finden, die für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Jeder Anbieter ermöglicht andere Konditionen. Finden Sie die Online Datenbank, die zu Ihnen passt! Es ist möglich eine kostenlose Webdatenbank zu erstellen, es lohnt sich jedoch immer ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen. So sind die Server besser und der Schutz Ihrer Daten größer.

Praktiken für eine effektive Online Datenbank

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Webdatenbank hängt davon ab, welchen Anwendung, bzw. welchen Anbieter Sie ausgewählt haben.

  1. Melden Sie sich an
  2. Nehmen Sie sich Zeit und erkunden Sie die Datenbank-Software
  3. Beginnen Sie mit dem Erstellen ihrer ersten Webdatenbank

Auch wenn die Anbieter evtl. von den Konditionen unterschiedlich sind, gibt es unabhängig davon einige Dinge, bzw. Praktiken, die Ihnen das Online Datenbank Erstellen erleichtern.

Verwenden Sie passende Stichworte

Überlegen Sie sich zuallererst, welche Inhalte Sie in Ihrer Datenbank einbinden wollen.

  • Was sind die relevanten Informationen, die abgebildet werden müssen?
  • Was sind übergeordnete Stichworte?

Finden Sie passende Kategorien und Stichworte, unter denen Sie spätere Daten einordnen können. Stellen Sie fest, welches die relevanten Informationen Ihrer Webdatenbank sind und wie sie diese idealerweise kategorisieren können.

Wollen Sie beispielsweise eine Kundendatenbank anlegen, sind übergeordnete Stichworte, wie Name, Vorname und Adresse von großer Relevanz. Thematisch abweichende Daten, wie Produktinformationen haben hier wiederum nichts verloren.

Kundendaten Online Datenbank erstellen
Finden Sie die passenden Inhalte für Ihre Datenbank

Trennen Sie Ihre Inhalte beim Online Datenbank Erstellen

Eine Webdatenbank zu erstellen ist eine Sache, das Andere ist die spätere Orientierung in dieser. Achten Sie daher immer darauf, dass Sie beim Erstellen alle Informationen vollkommen gewissenhaft und stets übersichtlich einspeichern. In jedem Feld sollte immer genau eine Information stehen! Wenn Sie später nach Informationen in Ihrer Datenbank filtern müssen, kommt es sonst zu unnötigen Komplikationen.

Gehen wir zurück zur vorherigen Datenbank: Auch bei Ihren Kundendaten ist es für eine spätere Orientierung einfacher, wenn Sie Informationen, wie Nachnamen, Vornamen und auch Adresse, Straße, Postleitzahl und Land getrennt voneinander einspeichern. Das klingt zwar erst einmal mühselig. Müssen Sie später einmal Informationen von Kunden eines Landes oder gar eines Bundeslandes herausfiltern, können Sie das aufgrund der genauen Kategorisierung problemlos tun.

Stichworte Trennen Online Datenbank Erstellen
Genauigkeit beim Online Datenbank Erstellen zahlt sich am Ende aus

Verwenden Sie Schlüsselfelder

Gerade bei einer großen Webdatenbank mit vielen ähnlichen Informationen, benötigt es weitere Kennzeichnungen, um den Überblick auch bei vielen Daten zu behalten. Diese sogenannten Schlüsselfelder ermöglichen die eindeutige Identifizierung einer Datenreihe.

Wenden wir uns nun wieder unserer beispielhaften Kundendatenbank zu: Gerade bei Namen kann eine Doppelung sehr schnell vorkommen. Schlüsselfelder, wie eine Kunden- oder Mitgliedsnummer verhindern späteres Chaos.

Kennzeichen Online Datenbank Erstellen
Nutzen Sie eindeutige Kennzeichen!

Führen Sie Ihre Webdatenbank gewissenhaft

Es ist wichtig, dass Sie sehr präzise mit Ihren Daten umgehen und diese präzise in Ihre Webdatenbank einfügen. Gerade wenn Sie Schlüsselfelder vergessen, kommt es im Nachhinein zum Chaos.

Vermeiden Sie außerdem Dopplungen beim Erstellen. Sind Sie nicht sicher, ob Daten bereits eingefügt wurden, versuchen Sie dahingegen zu filtern. Auch hier sind spezifische Kennzeichnungen für eine zusätzliche Identifikation äußerst hilfreich.

Verwenden Sie mehrere Datenbanken

Wenn Sie eine eigene Online Datenbank erstellen möchten, ist es wichtig, dass die Informationen darin schlüssig sind. Andernfalls verlieren Sie recht schnell die Übersicht. Legen Sie daher mehrere Datenbanken an, die ein bestimmten Teilbereich ihres Unternehmens abdecken.

  • Sie verhindern einen Überfluss an Informationen
  • Es befinden sich nur relevante Daten in einer Webdatenbank
  • Eine Übersicht aller Daten bleibt konstant bestehen
  • Die Datenbanken können von unterschiedlichen Personen geführt werden.

Achten Sie darauf, dass Ihre Unterteilungen Sinn machen. Versuchen Sie nicht vom Hundertsten ins Tausendste zu kommen! Die Unterteilung in Kundendaten, Lagerbeständen und Produktinformationen ist sinnvoll. Bei einer Aufteilung Ihrer Kundendaten nach Ländern verlieren Sie jedoch schnell den Überblick über Ihre Webdatenbank.

Mädchen versinkt im Chaos
Versinken Sie nicht im Datenbank Chaos! via Giphy

Relationen zwischen den Webdatenbanken

Mit vorherigem Tipp wurde bereits die Wichtigkeit verschiedener Datenbanken hervorgehoben. Achten Sie ergänzend darauf, dass nicht zu viele Relationen zwischen den Datenbanken bestehen. Stichworte können in mehreren Tabellen vorkommen. Es sollten jedoch nur sinnvolle Verbindungen eingegangen werden.

Entwickeln Sie vor dem Erstellen Ihrer Webdatenbank ein Mind Map, mit dem Sie alle Themenfelder und deren Verbindungen zueinander aufzeigen. Achten Sie auf folgende Punkte:

  • Welche Daten werden mehrfach verwendet?
  • Wo kommt es zu Verbindungen der Daten untereinander?
  • Wo machen Verknüpfungen und Datendopplungen Sinn?

Mit dieser Darstellung erhalten Sie zum Einen einen guten Überblick über alle Ihre Daten, zum Anderen erkennen Sie, welche Themenfelder berücksichtigt werden müssen und an welcher Stelle es sich nicht lohnt eine separate Datenbank zu erstellen.

Nutzen Sie Zenkit als ideales Tool zum Online Datenbank Erstellen

Mit Zenkit kann jeder eine Webdatenbank erstellen, ohne ein Informatik-Genie zu sein. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Daten sinnvoll einzubinden. Doch Zenkit kann noch mehr:

  • Nutzen Sie verschiedene Ansichten, egal ob Kanban, Tabelle, To-Do-Liste, Kalender oder Mindmap. Für jedes Bedürfnis gibt es eine passende Oberfläche
  • Legen Sie fest, wer auf die Datenbank zugreifen darf und wer nicht
  • Nutzen Sie Filter um Ihre Daten problemlos zu durchsuchen und zu organisieren
  • Machen Sie Datenbanken öffentlich und versehen Sie mit SEO relevanten Metriken

Dank unseres deutschen Server Standorts sind Ihre Daten außerdem DSGVO-konform gesichert. Andere Softwareanbieter, wie Trello oder Asana gewährleisten das nicht.

Zeit ist der Schlüssel zur perfekten Online Datenbank

Eine Online Datenbank erstellen ist wichtig. Informationen werden so ideal gebündelt und zum Abrufen bereitgestellt. Die Wahl der Plattform ist entscheidend. Dinge, wie Datenschutz, Gestaltungsmöglichkeiten oder Filteroptionen sind wichtig und sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.

Viele Webdatenbanken überzeugen mit ihrer Benutzerfreundlichkeit. Dennoch müsse Sie beim Erstellen einige Sachen beachten. Lassen Sie sich Zeit. Eine Webdatenbank erleichtert die Organisation ihrer Informationen. Wenn diese jedoch nicht richtig eingespeist werden, ist Chaos vorprogrammiert. Arbeiten Sie detailliert, aber vergessen Sie das Gesamtbild nicht. Zu viele Details sind schlussendlich kontraproduktiv. Die Kunst beim Datenbank Erstellen ist es mit wenigen Schlüsselbegriffen, so viele Informationen wie möglich sinnhaft zu organisieren.

Deadline Stoppuhr
Das Erstellen einer Datenbank braucht Zeit. Nehmen Sie sich diese!

Datenbanken sind wichtig. Und so sollten Sie diese mit bedacht erstellen. Nicht nur das passende Tool, sondern auch die richtigen Ansätze führen hierbei zum Erfolg. Bedenken Sie stets: Zeit ist ein wichtiger Faktor. Nehmen Sie sich diese, sonst bricht im Nachhinein das große Chaos aus!


Haben Sie Erfahrungen mit beim Online Datenbank Erstellen? Welche Probleme sind Ihnen dabei begegnet? Welches Tool nutzen Sie für Ihre Webdatenbank?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team