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Zugriffssteuerung für Teamarbeit: Die Kontrolle über Dateizugriff bleibt in Ihrer Hand
Finden Sie heraus wie die Zugriffssteuerung die Zusammenarbeit mit Ihrem Team revolutioniert.
Wir kennen es alle: Wir arbeiten täglich mit unserem Team gemeinsam an Projekten und Datensammlungen, in denen jeder alles sehen kann. Es wäre aber viel besser, wenn nicht immer jeder auf alles Zugriff hätte.
Mit der neuen Zugriffssteuerung von Zenkit ist das jetzt möglich. In diesem Blogbeitrag lernen Sie anhand von Beispielen, wie die Zugriffssteuerung Ihren Arbeitsalltag bereichert.
Zunächst nochmal zur Auffrischung:
Was ist Zugriffssteuerung
Die Zugriffssteuerung (in Verbindung mit dem Passwortgeschütztem Zugriff) ist ein völlig neuer Ansatz für die Zusammenarbeit. Diese intuitive Funktion gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Arbeitsbereich. In unserem vorherigen Artikel zur Zugriffssteuerung haben wir Zenkit Base als Beispiel dafür verwendet. Collection-Besitzer können mit der Zugriffssteuerung einschränken, was andere Collection-Mitglieder sehen und womit sie interagieren können. Dies trägt nicht nur dazu bei, die Arbeitsabläufe in Ihrem Team zu optimieren, sondern hilft auch bei der alltäglichen Organisation.
Der Passwortgeschützte Zugriff, eine weitere wichtige Ergänzung der Zugriffssteuerung in der Suite, ist eine weitere Möglichkeit, die Kontrolle über Ihren Workspace zu erhöhen. Mit dieser Funktion können Sie ein Kennwort für Ihre Collections erstellen, sodass der Zugriff auf Collections mit öffentlichem Zugriff nur mit dem richtigen Kennwort möglich ist.
In diesem Artikel finden Sie die tiefgründige Einführung in die Zugriffssteuerung.
Zugriffssteuerung in Bildungseinrichtungen
Fangen wir mit der Bildung an. Die Zugriffssteuerung kann sehr nützlich sein, egal ob Sie Lehrer oder Schüler sind.
Lehrer können Gruppenprojekte (oder „Tasks“) innerhalb einer gemeinsamen Klassen-Collection mithilfe der Zugriffssteuerung festlegen. In diesem Fall haben die Schüler:innen Zugriff auf alle Aufgaben, können aber nicht sehen, was ihre Mitschüler:innen gemacht haben, und auch keine neuen Aufgaben hinzufügen oder entfernen. Obwohl die Ansicht der Schüler:innen eingeschränkt ist, kann der Lehrer die Leistungen der einzelnen Schüler:innen in einer zentralen Collection-Ansicht sehen.
Unten im Beispiel sehen Sie, dass eine Lehrkraft einen klaren Überblick über ihre drei Schüler:innen hat, ebenso wie über wichtige Dateianhänge und die von ihnen vergebenen Noten, während die Schüler:innen das nicht einsehen können.
Lehrer Ansicht
Schüler Ansicht
Die Schüler:innen können nur das sehen, was der Lehrer als wichtig ausgewählt hat.
Wenn die Arbeit der Schüler:innen plötzlich in eine Gruppenarbeit übergeht, kann der Lehrer sicherstellen, dass die Schüler:innen nur ihre Klassenkameraden und ihre eigenen Ansichten sehen!
Zugriffssteuerung im Projektmanagement
Auch für Projektmanager bietet die Zugriffssteuerung neue Wege für die Arbeitsabläufe.
Wir bei Zenkit setzen auf agile Methoden. Das bedeutet, dass wir in mehreren Projekten (von groß bis klein) mit unterschiedlichen Teamgrößen und Teammitgliedern arbeiten. Die Zugriffssteuerung ermöglicht es uns sicherzustellen, dass wir uns in unseren Arbeitsabläufen nicht gegenseitig im Weg stehen. Auch wenn wir an einem Projekt arbeiten, an dem viele Personen beteiligt sind.
Unser Projektleiter arbeitet zusammen mit drei anderen Teammitgliedern an einem Projekt. Einer von ihnen arbeitet etwas unabhängiger, während die anderen beiden gleichzeitig an einem Teil des Projekts arbeiten. Aus diesem Grund hat unser Projektleiter die Ansichten der Teammitglieder eingeschränkt, sodass die beiden Teammitglieder nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen können, der Dritte jedoch nicht.
Nun kommt hinzu, dass eine Person des 2er Teams mehr Verantwortung trägt, als die andere. Deshalb erhält die Person zu relevanten Dateien zusätzlich Zugriff.
Wie wir unten sehen können, hat unser Projektleiter einen klaren Überblick über alle Mitglieder seines Teams. Die Ansichten für die Teammitglieder variieren, je nachdem, wen Sie betrachten.
Projektmanager-Ansicht
Teammitglied-1-Ansicht
Teammitglied-2-Ansicht
Zugriffssteuerung in der Personalabteilung
Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, ist die Kommunikation mit zahlreichen Personen aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation Routine. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Weitergabe von persönlichen Informationen (z. B. Kontaktinformationen) zu verhindern.
Im folgenden Beispiel werden wir eine weitere Situation erläutern, in der die Zugriffssteuerung zur Aktualisierung der Privatadressen und Kontaktinformationen eines bestimmten Teams verwendet wird.
Personalabteilungs-Ansicht
Generelle Übersicht
Angestellten Übersicht
Wie Sie sehen, hat die Personalabteilung einen umfassenden Überblick über alle Daten, die mit der Aktualisierung der Kontaktinformationen des Marketingteams zusammenhängen. Sowie die zusätzlichen Details, die die Mitglieder des Marketingteams nicht sehen können. Dazu gehört eine Kennzeichnung, die angibt, ob die Informationen „aktuell“ sind oder nicht, sowie ein zukünftiges Datum (und eine Erinnerung), wann sie sich wieder mit dem Team in Verbindung setzen sollten, um die Kontaktdaten auf dem neuesten Stand zu halten.
Marketing Teammitglieder Ansicht
Generelle Übersicht
Dank der Zugriffssteuerung kann die Personalabteilung einschränken, was andere Teammitglieder sehen können, wenn sie privaten Informationen aktualisieren.
Angestellten Übersicht
Die Zugangskontrolle stellt somit sicher, dass die Mitglieder nur die für sie relevanten Informationen ausfüllen und abrufen, ohne dass die Sicherheit gefährdet wird oder für die Personalabteilung zusätzliche Arbeit entsteht.
Zugriffssteuerung in der Buchhaltung
Das letzte Beispiel, das wir Ihnen zeigen möchten, ist ein Zahlen basiertes.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens, in der wichtige und sensible Informationen ausgetauscht werden und auf die mehrere Personen im Unternehmen Zugriff haben. Durch die Einschränkung der Zugriffs- und Änderungsmöglichkeiten kann die Buchhaltungsabteilung Patzer bei der Berechnung der Unternehmensfinanzen vermeiden.
Die Buchhaltungsabteilung kann beispielsweise eine Collection für Mitglieder eines bestimmten Teams einrichten, um alle Arbeitsausgaben hinzuzufügen.
Allgemeine Übersicht der Buchhaltungsabteilung
Buchhaltung Abteilungsübersicht
Buchhaltung Angestellten-Ansicht
Teammitglieder Generelle Übersicht
Team Mitglieder Einzelansicht
Anhand dieses Beispiels können Sie sehen, dass die Sicht des Teammitglieds eine völlig andere ist als die der Buchhaltungsabteilung. Die Abteilung kann zusätzliche Details sehen (für alle Teammitglieder), z. B. ob die Ausgabe berechnet und genehmigt wurde, sowie die Kontaktinformationen des Teammitglieds zum Unternehmen. Die Teammitglieder selbst sind jedoch in ihren Möglichkeiten eingeschränkt und haben keinen Zugriff auf die Ausgaben der anderen.
Und zum Schluss
Obwohl wir hier nur einige Anwendungen für die Zutrittskontrolle ausgewählt haben, sind Ihre Möglichkeiten mit dieser neuen Funktion endlos.
Wie wir hier sehen, kann die Zutrittskontrolle leicht auf verschiedene Unternehmens- oder individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden. Auf diese Weise vermeiden Sie den „vorgefertigten“ Ansatz für die Verwaltung von Arbeitsabläufen und können sicherstellen, dass Sie das richtige Maß an Kontrolle haben, um Ihre Arbeit/Aufgabe richtig zu erledigen.
Experimentieren Sie gerne mit der Funktion um herauszufinden, wie sie Ihnen und dem Workflow Ihres Teams hilft.
Wie möchten Sie die Zugriffssteuerung nutzen? Haben Sie ein anderes Beispiel, das Sie gerne sehen würden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
Möchten Sie mehr über die Zugriffssteuerung erfahren? Besuchen Sie unsere Wissensdatenbank!
Die Zugriffssteuerung ist eine kostenpflichtige Funktion, die in den Plus-Plänen oder höher verfügbar ist. Sie ist in Base, Projects, To Do und Zenforms verfügbar und wird in Zukunft auch in Hypernotes integriert.
Annalena und das Zenkit Team
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