Behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt mit einem Burndownchart

Dieser Artikel fasst für Sie zusammen, wobei es sich bei dem Burndownchart handelt und wie Sie es sinnvoll anwenden können.

Sie werden die folgenden Erkenntnisse aus diesem Artikel gewinnen: 

✅ Die Bedeutung des Burndowncharts und wie man es liest

✅ Die Vor -und Nachteile, welche Burndowncharts mit sich bringen

✅ … und 5 hilfreiche Tipps die Ihnen bei der Anwendung weiterhelfen können!

Was ist ein Burndownchart?

Das Burndownchart ist ein Diagramm, das den Fortschritt Ihres Teams bei der Bearbeitung von Aufgaben in einem Projekt visuell darstellt. Sie erkennen auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wie viele noch zu bewältigen sind. Somit können Sie besser abschätzen, wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird.

Das Burndownchart wird häufig im Rahmen agiler Methoden, insbesondere im Scrum-Modell, eingesetzt. Es eignet sich generell, um den Verlauf eines Prozesses über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen.

Scrum ist eine agile Methode, die dazu beiträgt, komplexe Projekte durch Kollaboration, Verantwortung und iterative Prozesse erfolgreich abzuschließen. Dieses Vorgehen ist besonders geeignet für Projekte, bei denen sich Anforderungen und Ziele während des Entwicklungsprozesses ändern können. Scrum legt großen Wert auf Flexibilität und schnelles Feedback, um den Projektfortschritt ständig zu überwachen und zu optimieren.

Das Burndownchart nimmt hier die entscheidende Rolle ein, indem es den Fortschritt eines Projekts über einen bestimmten Zeitraum hinweg visualisiert. Es gibt zwei Varianten des Burndowncharts im Scrum-Universum:

• Sprint Burndownchart: zeigt die noch verbleibenden Aufgaben während eines Sprints. Dadurch können Teammitglieder den Fortschritt des aktuellen Sprints im Auge behalten und sicherstellen, dass sie das Sprintziel erreichen (Siehe Abb. 1)
• Produkt Burndownchart: zeigt den Gesamtfortschritt des Projekts über die Zeit. Dies hilft dem Team, den Fortschritt des gesamten Projekts im Blick zu behalten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um das Projektziel zu erreichen

Wie funktioniert das Burndownchart? 

Das Burndownchart stellt die verbleibende Zeit und die verbleibende Arbeit gegenüber und hilft dem Team, den Fortschritt zu überwachen und die Projektleitung zu optimieren.

Das Diagramm besteht aus zwei Achsen: Die vertikale Achse zeigt die noch anstehende Arbeit in einer beliebigen Einheit an, während die horizontale Achse die Zeit darstellt. Die Idee ist, dass die meisten Aufgaben zu Beginn des Projekts noch ausstehen, aber im Laufe der Zeit allmählich erledigt werden.

Die Erstellung eines Burndowncharts ist einfach und erfordert keine speziellen Grafikprogramme. Excel oder ähnliche Programme eignen sich für die Erstellung. Die Daten können anschließend in andere Projektmanagement-Tools wie Zenkit importiert werden, um den Fortschritt im Auge zu behalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass Burndowncharts eine Momentaufnahme des Projektfortschritts darstellen und sich im Laufe der Zeit ändern können. Ihr Team sollte regelmäßig die Fortschritte überprüfen und das Diagramm entsprechend aktualisieren.

Wie ist das Burndownchart zu lesen?

• Vertikale Achse: Die Arbeit, die für das Projekt nötig ist
• Horizontale Achse: Stellt die Zeit dar
• Start-Icon: Der Startpunkt des Projektes an Tag 0. Sie finden ihn ganz links in der Grafik
• Ende-Icon: Der vorhergesagte Endpunkt des Projektes. Diesen Punkt finden Sie ganz rechts in der Grafik
• Effizienz-Faktoren und die Anzahl an Mitarbeitern: In dieser Beispiel-Grafik sind ungefähr 28 Tage und 2 Mitarbeiter für das Projekt eingeplant. Die Mitarbeiter arbeiten mit einer Effektivität von 70%. Nach der folgenden Rechnung: (28 ÷ 2) ÷ 0.7 = 20 sollte das Projekt in 20 Tagen fertig sein
• Blaue Linie: Diese Linie repräsentiert den Idealfall der Abarbeitung der anstehenden Aufgaben. Der Startpunkt zeigt die Summe der geplanten Arbeit. Diese Ideallinie kreuzt die vertikale Achse, da im Endpunkt alle Aufgaben erledigt sind
• Rote Linie: Die rote Linie zeigt die noch fällige Arbeit. Wie Sie sehen können, hat diese Linie den gleichen Startpunkt wie die blaue Linie, jedoch unterscheidet sie sich an manchen Stellen, je nach Differenz zwischen geplanter Arbeit und der Effizient des Teams

Wichtig ist, dass Sie bei der Betrachtung das Ziel eines Burndowncharts im Hinterkopf haben: Den Fortschritt des gesamten Projekts im Auge behalten und eine ungefähre Vorhersage des Enddatums zu treffen. Die Grafik, die Sie oben sehen, dient nur als Beispiel und die Daten und Linien wurden anhand der zugrunde liegenden Berechnungen erstellt.

Vorteile des Burndowncharts

Ein regelmäßig aktualisiertes Burndownchart bietet Ihrem Team einen aktuellen Überblick über den Fortschritt des Projekts. Dadurch wird die Transparenz im Team gestärkt und alle Beteiligten können den Fortschritt des Projekts verfolgen. Sollten während des Projekts kleinere Probleme auftreten, die den Fortschritt verzögern könnten, lassen sich diese direkt auf dem Burndownchart erkennen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Reaktion und das Ergreifen von Maßnahmen, um Verzögerungen zu minimieren. Gleichzeitg kann größeren Problemen vorgebeugt werden, indem das Burndownchart zur Risikobewertung genutzt wird.

Neben Burndowncharts können auch andere visuelle Tools wie Kanban-Boards eingesetzt werden, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist.

Visuelle Hilfsmittel ermöglichen es, komplexe Informationen auf eine leicht verständliche Art und Weise darzustellen und wichtige Punkte effizienter zu illustrieren. Durch die Verwendung von Farben, Symbolen und anderen visuellen Elementen können wichtige Informationen hervorgehoben und für alle Teammitglieder klar und deutlich dargestellt werden. Dies trägt dazu bei, dass das Team effektiver zusammenarbeiten kann.

Nachteile des Burndowncharts

Ein Burndownchart bietet zwar einen guten Überblick über den Fortschritt eines Projekts, jedoch liefert es keine detaillierten Informationen darüber, welche Aufgaben bereits erledigt wurden oder welche Änderungen im Projektverlauf aufgetreten sind. Für eine umfassendere Analyse sind weitere Tools und Methoden erforderlich, wie beispielsweise ein Task-Management-System oder eine detaillierte Projektdokumentation. Es ist auch wichtig zu verstehen, dass das Burndownchart nicht alle Aspekte des Projekts berücksichtigt, wie beispielsweise die Qualität der Arbeit oder die Einhaltung von Budget- oder Zeitvorgaben. Das Burndownchart sollte demnach als Ergänzung zu anderen Projektmanagement-Tools und -Methoden verwendet werden.

5 Tipps für gutes Gelingen

Damit Sie von der Verwendung von Burndowncharts profitieren können, abschließend ein paar Tipps:

1. Kennzeichnung verschiedener Aufgabentypen: Um unterschiedliche Aufgabentypen in einem Burndownchart zu unterscheiden, können Sie verschiedene Farben verwenden. So könnten Sie beispielsweise Verwaltungsaufgaben in Blau, Designaufgaben in Grün und Probleme oder Hindernisse in Rot markieren. 
2. Identifizierung von Engpässen: Bei aufmerksamer Betrachtung des Burndowncharts können Engpässe und potenzielle Probleme identifiziert werden. Zum Beispiel könnte eine steilere Kurve als geplant darauf hindeuten, dass das Team Schwierigkeiten bei bestimmten Aufgaben hat. 
3. Identifizierung von Mustern: Durch längeres Beobachten des Burndowncharts können Muster in der Arbeitsweise des Teams erkannt werden. Möglicherweise arbeitet das Team am Anfang der Woche schneller als am Ende der Woche. Durch die Identifizierung solcher Muster können Sie das Team gezielter unterstützen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass es effektiver arbeitet. 
4. Identifizierung von Abhängigkeiten: Das genaue Betrachten des Burndowncharts ermöglicht das Identifizieren von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen. Wenn bestimmte Aufgaben länger dauern als erwartet oder nicht erledigt werden, kann dies Auswirkungen auf den Rest des Projekts haben. Nutzen Sie das Burndownchart, um solche Abhängigkeiten zu erkennen und gegebenenfalls neu zu justieren. 
5. Diskussionsgrundlage: Das Burndownchart kann als Diskussionsgrundlage dienen, wenn Sie mit dem Team oder anderen Interessengruppen den Fortschritt des Projekts besprechen müssen. Es gibt einen klaren Überblick darüber, was bereits erledigt wurde und was noch zu tun ist und kann helfen, Diskussionen auf den Punkt zu bringen.

Das Burndownchart hat zweifellos einen wichtigen Stellenwert im Projektmanagement, insbesondere in agilen Methoden wie Scrum. Es kann helfen, den Fortschritt des Projekts visuell darzustellen und Engpässe oder potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Es kann dazu beitragen, das Team transparent, flexibel und fokussiert zu halten, was letztendlich die Effektivität verbessern kann. 

Auf der anderen Seite kann ein Burndownchart dazu führen, dass Teammitglieder zu sehr auf Zahlen und Meilensteine fixiert sind und den eigentlichen Zweck des Projekts aus den Augen verlieren sowie die Qualität der Arbeit vernachlässigen. 

Daher ist es wichtig zu beachten, dass ein Burndownchart alleine nicht alle Probleme lösen kann und lediglich als ein Werkzeug im Gesamtprojektmanagement betrachtet werden sollte. 

Was sind Ihre Erfahrungen mit Burndowncharts? Wirkt sich die Verwendung positiv auf Ihr Projektmanagement aus?

Teilen Sie uns doch gerne von Ihren Erfahrungen in den Kommentaren mit! 

Beste Grüße,
Ihr Zenkit Team

Sophie Rudolph Veröffentlicht am 30. April 2021, aktualisiert am 1. März 2024 · 4 Min. Lesezeit