Agiler Alleskönner Kanban: Das müssen Sie wissen!

Wenn Sie sich bereits mit agilem Projektmanagement beschäftigt haben, wird Ihnen der Begriff Kanban schon das eine oder andere Mal begegnet sein. Kanban ist eine beliebte Projektmanagement Methode, in der Arbeitsprozesse visualisiert und optimiert werden. Ursprünglich für die Automobilindustrie entwickelt, kommt Kanban mittlerweile in vielen anderen Bereichen zum Einsatz. In diesem Artikel wird Kanban als agile Methode daher näher erläutert, um Experten und Projektmanagement-Neulingen gleichermaßen einen vertieften Einblick in die Materie rund um Kanban zu gewähren. …

Was ist Kanban?

Kanban ist japanisch und bedeutet so viel wie Signalkarte. Es setzt sich aus den beiden Begriffen kan (=visualisieren) und ban (=Karte) zusammen.  

Die Ursprünge von Kanban liegen in der Produktentwicklung von Toyota. Ziel war es, Produktionsprozesse auf allen Ebenen kostengünstig zu optimieren. Entnahmen aus einem sogenannten Pufferlager und das Nachliefern von Materialien wurden so reguliert, dass keine unnötigen Lagerungen mehr entstanden. Kosten konnten demnach bei gleichbleibender Prozesseffizienz minimiert werden. Der Einsatz sogenannter Kanban Boards reduzierte zusätzlich die Kommunikationswege zwischen den einzelnen Abteilungen, da Informationen klar abgebildet und universell verständlich kommuniziert werden konnten.

Teamarbeit ist ein wichtiger Bestandteil von Kanban. Bei der Umsetzung der Methode werden parallel laufende Arbeitsprozesse begrenzt, sodass jedes Teammitglied idealerweise nur wenige Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Erst wenn eine Aufgabe beendet ist, wird sich der nächsten gewidmet.

• Mitarbeiter verlieren so zu keinem Zeitpunkt den Überblick über anstehende und aktuelle Aufgaben
• Fristen können besser eingehalten werden
• Der Fokus auf das Projekt kann optimal gesetzt werden

Kanban wurde mittlerweile in vielen Bereichen adaptiert. Allgemeine Konzepte, wie beispielsweise die von David Anderson aufgestellten Prinzipien zur Umsetzung von Kanban, begünstigten diese branchenübergreifende Verbreitung. Kanban hat sich so, neben Scrum, in den letzten Jahren zu einer der beliebtesten, agilen Projektmanagement Methoden entwickelt und wird inzwischen sogar im privaten Gebrauch verwendet.

Kanbans Weg zum Erfolg

Das Konzept hinter Kanban wurde bereits Ende der 1940er Jahren von Taiichi Ōno,  einem Ingenieur von Toyota, entwickelt. Aufgrund steigender Kundenansprüchen an Prozessgeschwindigkeit und Lieferbereitschaft, musste ein völlig neues Konzept entwickelt werden, um Lagerkosten bei variabler Anfrage, zu verringern.

Das Angebot- und Nachfrage-System von Supermärkten diente Ōno als Vorbild. Entnahm ein Kunde ein Produkt aus einem Regal, wurde es sofort wieder aufgefüllt. Dieses Push- and Pull- Prinzip übertrug Ōno auf die Automobilindustrie.

Einmal bei Toyota etabliert, wurden Kanban-Karten zur Visualisierung der Rückstände eingesetzt. Benötigten die Mitarbeiter einer Abteilung ein bestimmtes Material, wurde mit Hilfe dieser Kanban-Karten die Information an das Lager übermittelt. Das Lager konnte so problemlos erkennen, was benötigt wurde und aufgrund des Push-and Pull-Systems, das gebrauchte Material unmittelbar an die richtige Abteilung senden. Die im Lager entstandenen Lücke musste daraufhin ebenfalls geschlossen werden. Dazu verwendeten die Lagermitarbeiter eigene Kanban-Karten, um den Lieferanten mitzuteilen, was im Lager fehlte.

Die Kommunikation wurde aufgrund der Kanban-Karten präzisiert und effektiv auf ein Minimum reduziert. Lagerkosten konnten so verringert werden, da immer nur genau so viel gelagert werden musste, wie tatsächlich gebraucht wurde.

So setzen Sie das Kanban Board ein

Das Kanban Board stellt eine Weiterführung der klassischen To-Do-Liste dar. Mit Hilfe einer Tafel, dem sogenannten Kanban Board, werden auf Kärtchen geschriebene Aufgaben, nach ihrem Bearbeitungsstatus geordnet. Im klassischen Kanban Modell werden Aufgaben in to-do, doing und done eingeteilt, sie können aber individuell an Ihr Projekt angepasst und erweitert werden.

• To-do: Aufgaben, die noch nicht in Bearbeitung sind. Sie werden in der linken Spalte des Boards eingeordnet. Hier werden alle neuen und zu erledigende Aufgaben entnommen.
• Doing: Alle Aufgaben, die bearbeitet werden, finden sich in der mittleren Spalte. Jeder Mitarbeiter kann dabei selber wählen, welche Tätigkeit er aus der To-do-Liste entnimmt und bearbeitet.
• Done: Aufgaben, die erledigt wurden, können in die rechte Spalte verschoben werden.

Tipp: Achten Sie bei Ihrer Umsetzung des Kanban Boards darauf, dass Sie nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben zeitgleich bearbeiten. Eine Priorisierung von Aufgaben ist wichtig. So haben Sie immer einen Überblick über alle Prozesse. Fügen Sie zudem nicht zu viele neue Kategorien hinzu, da sonst die Überschaubarkeit ihres Kanban Boards verloren geht.

Vielseitige Anwendungsmöglichkeiten von Kanban Boards

Kanban ist so konzipiert, dass die Möglichkeiten unseres Gehirns bestmöglich genutzt werden: Wir können bildbasierte Informationen wesentlich schneller erfassen als Texte. Aufgrund der starken Visualisierung des Kanban Boards können Informationen demnach auf einen Blick verstanden werden. Das Kanban Board ist dementsprechend eine ideale Möglichkeit, um Arbeitsprozesse verständlich zu koordinieren.

Kanban Boards lassen sich entweder ganz klassisch, in Form eines analogen Kanban Boards oder mit Hilfe eines Online Tools darstellen:

Analoge Kanban Boards: Anhand einer festen Tafel, werden meistens, mit Hilfe von Klebezetteln, Arbeitsprozesse visuell dargestellt. Für eine noch bessere Überschaubarkeit, können Mitarbeiter und Aufgabenbereiche mittels unterschiedlicher Farben unterschieden werden. Bei einer vorteilhaften Anbringung in ihrem Büro, ist das Kanban Board zudem ständig sichtbar, sodass Ihre Mitarbeiter auch im schnellen vorbeigehen daran erinnert werden, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden und welche noch anstehen.

Eine Offline Tafel eignet sich für:

• Teams, die aus wenigen Mitgliedern bestehen
• Teams, mit einer festen, sich kaum verändernden Größe
• Teams, die von einem Ort aus arbeiten

Großer Nachteil eines festen Kanban Boards ist die fehlende Mobilität und die geringe Platzmöglichkeit. Analoge Kanban Boards sind ans Büro gebunden. Ein schneller Blick von unterwegs ist nicht möglich.

Kanban-Karten: Ein wesentliches Element eines Kanban Boards sind Kanban-Karten, auch Signalkarten genannt. Im klassischen Kanban-System sind sie die vorrangigen Steuerungselemente und elementare Informationsträger. Eine Kanban-Karte bildet eine Aufgabe im Arbeitsprozess ab. Signalkarten sind eine effiziente Art der Kommunikation. Sie übermitteln Informationen, wie beispielsweise dem Status einer Aufgabe im Arbeitsprozess. Zusätzlich können Mitarbeiter auf den Kanban-Karten vermerkt und Fristen eingeteilt werden.

• Kanban-Karten fördern die Selbstverwaltung, beziehungsweise Selbstorganisation von Teams
• Kanban-Karten erleichtern das Überbringen von Informationen
• Kanban-Karten fördern die Kommunikation untereinander und reduzieren so überlange Meetings

Online Kanban Board:Online-Tools wie Zenkit, greifen das Konzept von Kanban auf und digitalisieren dieses. Gerade bei größeren Aufgaben bieten Online Kanban Boards eine ideale Möglichkeit, Projekte zu organisieren und strukturieren. Filtermöglichkeiten und Drag-and-Drop-Funktionen erleichtern dabei den Umgang mit dem Kanban Board. Durch mobile Varianten kann zudem von überall darauf zugegriffen werden.

Online Kanban Boards ermöglichen:

• die Arbeit im Team mit unterschiedlichen Größen
• die Arbeit in flexiblen Teams
• das Arbeiten an großen und komplexen Projekten
• das Arbeiten von überall, unabhängig irgendwelcher Ländergrenzen

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Tipp: Verwenden Sie Swimlanes, um Ihr Kanban Board noch übersichtlicher zu gestalten. Mit dieser zusätzlichen horizontalen Zeile können Sie Aufgaben und Positionen im Arbeitsprozess weiter unterscheiden und die Aufgaben sinnvoll gruppieren. Beispiele von Swimlanes:

• Priorität
• Teams/Abteilungen/Teammitglieder
• gesperrte Elemente
• Relevante Fristen

David Andersons Grundprinzipien zur effektiven Umsetzung von Kanban

Wie bereits erwähnt, beschrieb David Anderson sechs Prinzipien, die die Arbeit mit Kanban für Unternehmen wesentlich einfacher gestalten sollten. Sie dienen als Orientierungshilfe zur optimalen Umsetzung von Kanban und geben Auskunft darüber, auf was Sie beim Einsatz der Methode achten müssen. Die Praktiken dienen schlussendlich dazu, jeden Arbeitsprozesse zu optimieren und so die Gesamtproduktivität ihres Projekts zu steigern.

• Visualisierung des Arbeitsflusses: Visualisierung der Wertschöpfungskette für alle Beteiligten. Kanban Boards werden dabei zur Darstellung der verschiedenen Arbeitsstationen verwendet.
• Begrenzung der Anzahl angefangener Arbeit: Die Anzahl parallel laufender Aufgaben müssen begrenzt werden. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie nicht einfach an die nächste Station weitergegeben werden. Der, in der Produktionskette folgende Mitarbeiter wählt selbst aus, wann diese Aufgabe erledigt wird.
• Steuerung und Messung des Flusses: Die Mitglieder im Kanban-Prozess messen stets typische Werte wie Längen von Warteschlange, Zykluszeit und Durchsatz. Dies dient zur Feststellung, ob die Organisation einer Arbeit gut ist oder was optimiert werden kann.
• Explizite Prozessregeln: Unter allen Mitgliedern des Teams muss ein allgemeines Verständnis der Begrifflichkeiten rund um Kanban vorliegen.
• Prozessoptimierung auf allen Ebenen: Prozessoptimierungen funktionieren nur dann, wenn sie auf allen Ebenen im Unternehmen stattfinden. Teammitglieder, die direkt an einem Arbeitsprozess beteiligt sind, sollten eine Teilhabe besitzen und stets eigene Verbesserungsvorschläge einbringen dürfen.

Kanban vs. Scrum

Kanban und Scrum sind zwei sehr beliebte agile Methoden, die jedoch nicht überall gleichermaßen gut eingesetzt werden können.

Grundsätzlich ist Kanban im Aufbau wesentlich freier als Scrum. Es gibt weniger starre Regeln, die befolgt werden müssen. Kanban kann zudem individuell auf Ihr Projekt zugeschnitten werden.

Vor allem bei kleineren Projekten, mit festen Teammitgliedern ist Kanban daher eine geeignete Methode, um Ihre Arbeitsprozesse agiler zu gestalten. Bei größeren Projekten mit wechselnden Teams stößt Kanban jedoch schnell an seine Grenzen. Zwar können durch online Tools übersichtliche Kanban Boards erstellt werden, doch geht auch hier bei einer zu großen Anzahl an Mitarbeitenden die Überschaubarkeit verloren. Bei solchen Projekten eignet sich Scrum als agile Methode.

Warum Sie Kanban nutzen sollten!

Kanban besitzt einige Vorteile gegenüber klassischen Projektmanagement Methoden. Allen voran ist es die Visualisierung von Arbeitsprozessen, die es ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über die anstehenden Arbeitsprozesse hat. Probleme können so direkt erkannt und behoben werden.

Weitere Vorteile:

• Übersichtlichkeit zu jedem Zeitpunkt des Prozesses
• Verbesserung der Kommunikation durch Meetings und Kanban Boards
• Vermeidung von Aufgaben-Doppelungen
• Aufgaben werden Schritt für Schritt erledigt
• Aufgaben im Workflow werden nicht weitergegeben, sondern von den Mitarbeitern selbst gewählt
• Eigenständiges Arbeiten wird gefördert
• Keine Aufgabe wird vergessen
• Umsatzsteigerung durch Kostenminimierung
• Einsatz für jedes Projekt
• Arbeiten im Team und Kommunikation miteinander wird gefördert
• Bei Online Tools Zugriff auf das Board von überall

Auch wenn Sie einen nicht agilen Projektmanagement Ansatz vorziehen oder aufgrund der Organisation Ihres Projekts gar nicht agil arbeiten können, eignet sich Kanban gut als Brücke zwischen klassischen und agilen Projektmanagement Methoden.

Ist Kanban die perfekte Methode für Sie?

Kanban ist eine vielseitige Methode, die bei sowohl klassischen, als auch agilen Ansätzen eingesetzt werden kann. Arbeitsprozesse werden Zeit effizient optimiert und somit laufende Kosten gesenkt. Kanban ist eine ideale Methode zur Optimierung von Projekten und kann vor allem in der Produktentwicklung gut eingesetzt werden.

Das Kanban Board wiederum, ist ein beinahe universelles Tool, das sowohl bei agilen, als auch klassischen Ansätzen verwendet werden kann. Dabei punktet es vor allem mit seiner Übersichtlichkeit aufgrund starker Visualisierung.

Bei größeren Projekten stößt Kanban an seine Grenzen. Scrum kann hierfür als geeigneter Ansatz gewählt werden. Wie bei allen anderen Projektmanagement Methoden, sollten Sie sich auch beim Einsatz von Kanban, vorher überlegen, ob das der richtige Ansatz für Ihr Projekt ist. Finden Sie die Lösung, die für Sie und Ihr Team am besten passt! Bleiben Sie im Austausch miteinander und probieren Sie neue Methoden aus.

Kanban ist jedoch noch mehr, als nur ein Projektmanagement-Tool. Auch abseits der Arbeitswelt können Sie Kanban, bzw. Kanban Boards einsetzen, um sich zu organisieren und ihr Leben effektiver zu gestalten. So können sowohl die täglichen To-dos, die anstehende Gartenparty oder der wöchentliche Speiseplan ideal mit einem Kanban Board geplant werden. Mit Kanban meistern Sie jedes Projekt, egal in welchem Bereich. Ihr Fokus wird dadurch klar gesetzt, unabhängig davon, mit was Sie sich beschäftigen.

Haben Sie sich bereits mit Kanban beschäftigt? Wie setzen Sie Kanban optimal ein? Wie gestalten Sie Ihr persönliches Kanban Board? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 31. Mai 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 10 Min. Lesezeit