Projektmanagement-Methoden für Ihr Unternehmen
Die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode ist das Fundament jedes gelungenen Projekts. Projektmanagern steht ein breites Portfolio alt bewährter und moderner Projektmanagement-Methoden zur Auswahl. Insbesondere agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban sind mittlerweile zu absoluten Trend-Strategien geworden.

Doch Vorsicht: One-for-All gilt nicht im Projektmanagement! Jedes Projekt birgt individuelle Charakteristika, Anforderungen und Risiken, die Sie bei der Wahl der passenden Projektmanagement-Methoden unbedingt bedenken sollten. Damit dies gelingt, haben wir Ihnen einen Überblick über 7 beliebte Projektmanagement-Methoden zusammengestellt.

Projektmanagement-Methoden: Mehr Struktur und weniger Risiko

Projekte zielen darauf ab, ein bestimmtes, einmaliges Ziel, wie zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Software, zu erfüllen. Innerhalb eines bestimmten Zeitraums muss dies gelingen, ohne den vorgegebenen Rahmen an personellen, monetären und zeitlichen Ressourcen zu sprengen. Gehen Projektmanager dieses Vorhaben unvorbereitet und unorganisiert an, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Projekt scheitert.

Je komplexer das Projekt, je höher die externen Risikofaktoren und je mehr Mitarbeiter in das Projekt involviert sind, desto wichtiger ist es, das Projekt strukturiert und systematisch anzugehen.

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Klar, eine Projektmanagement-Methode, die eine Universal-Lösung für alle Projekttypen darstellt ist wünschenswert. Von diesem Gedanken müssen wir uns allerdings leider schnell wieder verabschieden. Bei der erstmaligen Durchführung unterschiedlich aufgestellter Projekte sollten Sie jedes Mal wieder aufs Neue abwiegen, welche Projektmanagement-Methode passend ist. Die folgenden Faktoren sollten Sie in Ihre Entscheidung mit einbeziehen:

  • Strategische Zielausrichtung und Unternehmenswerte
  • Schlüssel-Geschäftsfaktoren (bspw. Preisstrategien)
  • Stakeholder
  • Projektrisiken
  • Projektgröße
  • Ressourcen(verfügbarkeit)
  • Projektkomplexität

Sie möchten Ihr Projektmanagement optimieren? Dann werfen Sie einen Blick auf das Reifegradmodell OPM3 .Dieser international anerkannte Standard wurde von der Non-profit Organisation Project Management Institute entwickelt und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre die Qualität ihrer Projektarbeit zu bewerten und Verbesserungsmaßnahmen aufzustellen.

Projektmanagement-Methoden im Vergleich

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Agile? Lean? Wasserfall? Projektmanager haben die Qual der Wahl. Die folgenden Projektmanagement Methoden haben sich bereits in der Praxis etabliert. Entscheiden Sie nun, welche Methode zu Ihren Prinzipien und Prozessen passt.

1. Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist eine klassische Projektmanagement-Methode. Sie läuft schrittweise – wie ein Wasserfall – in diesen Phasen ab:

  • Initiierung
  • Planung und Analyse, Aufstellung des Ressourcenplans
  • Durchführung, Überwachung und Steuerung
  • Abschluss des Projekts

Alle Aufgaben des Projekts werden gemäß der fixen Reihenfolge der Wasserfall Projektmanagement-Methode abgearbeitet. Neue Aufgaben werden erst begonnen, wenn die vorherigen abgeschlossen sind.

Im Rahmen der Wasserfall Projektmanagement-Methode plant der Projektmanager im Voraus genau den benötigten Ressourceneinsatz und richtet die gesamte Planung des Projektmanagement-Prozesses darauf aus. Anders als bei agilen Projektmanagement-Methoden sind keine Feedbackprozesse innerhalb der einzelnen Projektschritte vorgesehen. Die Wasserfall Projektmanagement-Methode duldet nur eine minimale Abweichung der im Voraus aufgestellten Ressourcenplanung.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Die Wasserfall Projektmanagement-Methode eignet sich besonders für Projekte, deren Aufgaben voneinander abhängig sind. Projekte, die gemäß dieser Methode ablaufen, sollten wenig umfangreich und von kurzer Dauer sein oder sich wiederholende, den Beteiligten bereits bekannte Aufgaben beinhalten. Gut geeignet ist die Wasserfall Projektmanagement-Methode beispielsweise für Vorhaben in der Produktion, die vorrangig sequentielle ablaufende Vorgänge beinhalten.

Bei der Umsetzung schrittweise ablaufender Projektmanagement-Methoden, zeigen sich Fehler häufig erst am Ende eines Projektes. Daher ist die Wasserfall Projektmanagement-Methode für Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren wenig geeignet.

2. Meilensteintrendanalyse

Zeiterfassung ist Trumpf!

Die Meilensteintrendanalyse ist eine leicht durchzuführende Projektmanagement-Methode, die den zeitlichen Fortschritt eines Projekts überwacht. So werden Terminverzögerungen frühzeitig erkannt. Wie der Name dieser Projektmanagement-Methode schon erkennen lässt ist es wichtig, regelmäßig fixe Termine zu setzen, zu denen bestimmte Meilensteine des Projekts erledigt worden sein müssen.

Vor Beginn des Projekts sollten Sie außerdem festlegen, in welchen Zeitperioden der Ist-Zustand kontrolliert werden soll. Führen Sie dazu regelmäßige Stand-up Meetings ein, in denen Sie und Ihr Team folgende Faktoren besprechen:

  • Aufgaben, die bereits abgeschlossen wurden
  • Probleme
  • Hindernisse, die überwunden wurden
  • Aufgaben, die bis zum nächsten Termin zu erledigen sind

Prüfen Sie außerdem, ob der Endtermin eines Meilenstein eingehalten werden kann. Ihre Prognosen können Sie graphisch in Form eines Diagramms festhalten. Auf diese Weise können Trends während der Durchführung des Projekts erkannt und Prozessverzögerungen entgegengewirkt werden.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Die Meilensteintrendanalyse eignet sich für Projekte von geringer Komplexität und mit planbaren Abläufen, deren Aufgaben sequentiell bearbeitet werden sollen.

3. Agiles Projektmanagement

Gestalten Sie Ihr Projektmanagement agil

Ursprünglich wurde diese Methodik im Jahr 2001 von 13 Industriegrößen im Rahmen des agilen Manifests für die Softwareentwicklung entworfen. Mittlerweile hat sich die agile Methodik auch als Projektmanagement-Methode bewährt. Agiles Projektmanagement hinterfragt die Abläufe, Aufgaben und Rollenverteilungen klassischer Ansätze und ersetzt diese durch ein flexibleres, zukunftsorientiertes Prinzip. Die Optimierung des Kundennutzens wird in den Vordergrund gestellt.

Das Kernprinzip agiler Methoden basiert auf 12 Richtlinien und beinhaltet die folgenden Grundpfeiler:

  • Direkte und offene Kommunikation

Agile Projektmanagement-Methoden basieren auf kurzen, direkten Kommunikationswegen. Sind alle Teammitglieder auf einem Wissensstand, kann auf Änderungswünsche sofort umfassend reagiert werden.

  • Umsetzungszyklen, die kurzfristige Änderungen ermöglichen:

Um den Kundennutzen zu optimieren, muss auf kurzfristige Änderungswünsche reagiert werden können. Anstatt dem Kunden ein fertiges Gesamtpaket zu liefern, mit dem dieser möglicherweise nicht zufrieden ist, ermöglicht agiles Projektmanagement regelmäßige Feedback-Prozesse und eine konstante Verbesserung des Produkts – sogar noch während des Projektprozesses!

  • Implementierung flacher Hierarchien 

Nur in einer vertrauten Teamatmosphäre kann agil gearbeitet werden. Strenge Hierarchie verhindert schnelle und flexible Reaktionen auf Änderungswünsche. In agilen Teams handelt jedes Mitglied in eigener Verantwortung. Agile Führungskräfte müssen deshalb dazu in der Lage sein, Aufgaben und Verantwortung zu delegieren und Vertrauen in ihre Mitarbeiter zu haben.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Agile Projektmanagement-Methoden sind flexibel anwendbar. Sie eignen sich deshalb hervorragend für große, komplexe Projekte, deren Anforderungen wenig vorhersehbar sind und die hohe Risiken mit sich bringen können. An den Prinzipien des agilen Manifests ausgerichtet, wurden verschiedene agile Umsetzungsmethoden, wie beispielsweise Scrum und Kanban, entwickelt. Da diese jedoch ebenfalls eigene Strukturen, Rollen und Terminologie entwickelt haben, werden Sie im Folgenden als eigenstehende Projektmanagement-Methoden behandelt.

4. Kanban

Kanban basiert auf regelmäßigen Feedbackschleifen und Teams, die eigenverantwortlich arbeiten. Diese Projektmanagement-Methode wurde ursprünglich in den 1950er Jahren von Toyota in Japan entwickelt. Die Kanban Projektmanagement-Methode zielt darauf ab, jede Stufe eines Projekts optimal zu steuern, um schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen.

Das Kernprinzip von Kanban ist funktionierende Teamarbeit. Sinnvoll sind kurze aber täglich stattfindende Stand-up Meetings, in denen sich alle Teammitglieder über Fortschritte, Erfolge, Probleme und das weitere Vorgehen im Projekt austauschen können.

Kanban-Board im Zenkit Style

Die Kanban-Methode visualisiert Projektabläufe mit Hilfe von Kanban-Boards. Kanban-Boards können Sie sowohl physisch, als auch digital erstellen. Auch Zenkit bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgaben in einer Kanban-Ansicht zu betrachten.

Im klassischen Modell werden Aufgaben, die noch nicht in Bearbeitung sind als To-Dos in der linken Spalte des Boards eingeordnet.

Beginnen Sie eine Aufgabe zu bearbeiten, verschieben Sie diese in die mittlere Spalte des Boards und kennzeichnen sie als Doing. Die Kanban-Methode lässt alle Teammitglieder selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben bearbeitet werden.

Kann eine Aufgabe als abgeschlossen angesehen werden, wird sie in die rechten Spalte des Kanban Boards verschoben und als Done markiert.

Achten Sie darauf, nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben zeitgleich zu bearbeiten. Wichtig bei der Durchführung von Kanban im Projektmanagement ist, dass Aufgaben konsequent priorisiert werden. So bleiben Ihre Prozesse übersichtlich.

Bildet sich ein sogenanntes Bottleneck, also ein Aufgabenstau, weist Ihr Kanban-Board in der To-Do oder Doing Spalte eine große Menge an Kanban-Karten auf. Hier müssen Sie nun eingreifen und das Problem analysieren.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Ursprünglich von Toyota in der Produktion entwickelt und von David Anderson 2007 in die Softwareentwicklung übertragen, lässt sich Kanban aufgrund der transparenten Strukturen und hohen Flexibilität für die Durchführung jedes Projekts einsetzen, das von kontinuierlichen Verbesserungen und Feedbackprozessen bereits während der Projektdurchführung profitiert. Übrigens: auch für private Zwecke können Sie die Kanban Projektmanagement-Methode nutzen.

5. Scrum

Scrum wird ebenfalls den agilen Methoden zugerechnet, hebt sich allerdings durch eigene feste Regeln, Rollen und Abläufe ab. Diese Projektmanagement-Methode beruht auf der Auffassung, dass umfangreiche Projekte zu komplex sind, um Sie im Voraus präzise planen zu können. Der Großteil der möglichen Risiken und Anforderungen ist also zu Beginn des Projekts noch unklar. Dieser Tatsache soll das Aufstellen und Besprechen von Zwischenergebnissen entgegenwirken.

Zu Beginn des Projekts legt Scrum einen langfristigen Plan (Product Backlog) fest. Anders als bei klassischen Wasserfall-Methoden, wird dieser Plan während der Durchführung des Projekts regelmäßig angepasst und optimiert.  Dem Projekt zugehörige Aufgaben und Handlungen, werden in sich wiederholenden Abläufen (Sprints) umgesetzt. Jeder Sprint hat das Ziel, ein funktionierendes Zwischenprodukt präsentieren zu können.

Damit Scrum-Teams dies umsetzen können, finden sich alle Projektbeteiligten zu Beginn des Tages in Daily Scrums zusammen, um Aufgaben, Probleme und Fortschritte zu besprechen. Die Scrum Projektmanagement-Methode legt die folgenden Rollen innerhalb eines Teams fest:

  • Product Owner: Produktexperte, der die Stakeholder des Projekts repräsentiert und die Meinung und Wünsche des Kundens vertritt
  • Entwickler-Team: Projektteam (bspw. Entwickler und Designer), das an der Durchführung des Projekts beteiligt ist und Aufgaben übernimmt
  • Scrum Master: Vermittelt und unterstützt das Entwickler-Team und trägt die Verantwortung dafür, dass die Scrum-Methode korrekt umgesetzt wird. Zudem vermittelt er zwischen Entwickler-Team und Product Owner. Aber Achtung: Der Scrum-Master nimmt keine klassische Chef-Rolle ein. Er bestimmt also nicht, wer welche Aufgabe zu erledigen hat.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Die Scrum Projektmanagement-Methode unterstützt umfangreiche, komplexe Projekte, deren Charakter nur schwer im Voraus definiert werden kann und die daher eine flexible Projektmanagement-Methode benötigen. Vor allem Teams, die aus weniger als sieben Personen bestehen, profitieren von Scrum.

6. Lean Projektmanagement

Verschlanken Sie Ihr Projektmanagement

Lean, also schlankes Projektmanagement, soll Wert ohne Verschwendung schaffen. Kundennutzen und Prozesseffizienz werden optimiert, ohne Ressourcen zu verschwenden. Die Lean Projektmanagement-Methode unterscheidet zwischen drei unterschiedlichen Arten von Ressourcenverschwendung:

Muda

Als Muda werden Aktivitäten oder Prozesse bezeichnet, die keinen Wert schöpfen. Lean identifiziert mögliche Ressourcenverschwendung in 7 Prozessen:

  • Transport
  • Bestände
  • Bewegung (der Mitarbeiter)
  • Wartezeiten
  • Überproduktion
  • Falscher Technologie-Einsatz oder mangelhafter Herstellungsprozess
  • Ausschuss und ggf. Nacharbeit
Mura

Mura bezieht sich auf Verluste, die durch unausgewogene Prozesse entstehen. Sind die einzelnen Prozessschritte nicht aufeinander abgestimmt, entstehen Abweichungen, Unregelmäßigkeiten und Störungen.

Muri

Muri meint eine unausgeglichene Belastung von Mitarbeitern und Maschinen. Gemäß des Lean-Prinzips, sollen Prozesse weder zu schnell, noch zu langsam ablaufen. Im Idealfall verringert Lean monotone Tätigkeiten, ohne die Mitarbeiter zu überfordern und Maschinen über zu belasten.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Da Lean (Projekt)-Management viel mehr eine Projektmanagement-Philosophie als ein reines Werkzeug ist, eignet sich diese Projektmanagement-Methode für jedes Unternehmen, das daran interessiert ist, ihrem Projektmanagement einen Wertewandel zu verschaffen, um langfristig Kosten und andere Ressourcen zu sparen.

Wichtige Voraussetzungen für eine umfassende Implementierung der Lean Projektmanagement-Methode sind:

  • Aufbrechen traditioneller Denkstrukturen und Arbeitsprozesse
  • Möglichkeit Projekte und Prozesse flexibel zu gestalten
  • Ausgeprägte Teamkultur
  • Unterstützung der gesamten Führungsebene
  • Feste Verankerung des Unternehmenswerts “Kundennähe”

 

7. Six Sigma

Die Six-Sigma Methode wurde 1987 in den USA von Motorola entwickelt. Six-Sigma beruht auf der Annahme, dass es möglich ist, jeden Unternehmensprozess als mathematische Funktion darzustellen. Die Beschreibung, Messung, Analyse, Kontrolle und Optimierung dieser Prozesse wird mit statistischen Mitteln durchgeführt.

Das Hauptwerkzeug dieser Projektmanagement-Methode ist der DMAIC-Zyklus. DMAIC soll Geschäftsprozesse messbar machen und optimieren. Folgende Handlungen bestimmen den DMAIC-Zyklus:

  1. Define: Identifikation und Dokumentation des Problems im zu verbessernden Prozess. Wie gestaltet sich der Zielzustand?
  2. Measure: In welchem Maß erfüllt der Prozess die Anforderungen?
  3. Analyze: Identifikation der Ursachen des Problems
  4. Improve: Behebung des Problems
  5. Control: Sicherstellen der Nachhaltigkeit der Problemlösung durch Überwachung des neuen Prozesses mit statistischen Methoden

Die Leitung von Six-Sigma Projekten unterliegt speziell ausgebildeten Mitarbeitern. Die Rollenbezeichnungen in Six-Sigma-Teams beruhen auf den Gürtelfarben im japanischen Kampfsport, die als Rangkennzeichen fungieren. So gibt es beispielsweise den Master Black Belt (Coach und Ausbilder) oder den Black Belt (Projektmanager). Eine umfassende Erklärung aller Team-Rollen dieser Projektmanagement-Methode finden Sie hier.

Wofür eignet sich diese Projektmanagement-Methode?

Vor allem in großen Unternehmen wird die Six-Sigma Methode gerne eingesetzt. Beliebt ist diese Projektmanagement-Methode in der Fertigungsindustrie und dem Dienstleistungssektor. Auch in der Software-Entwicklung und der Finanzindustrie haben sich Varianten der Six-Sigma Methode etabliert. Six-Sigma eignet sich ideal für Projekte mit eindeutig messbaren Ergebnissen und einer Laufzeit zwischen drei und sechs Monaten.

Haben sie Ihren Favoriten gefunden?

Haben Sie die passende Projektmanagement-Methode gefunden? via Giphy

Egal ob Start-up, Konzern, Familienunternehmen oder sogar für private Projekte – die vorgestellte Auswahl verschiedener Projektmanagement-Methoden beinhaltet Lösungen für (beinahe) jede Teamgröße und jeden Projektcharakter.

Haben Sie eine der Projektmanagement-Methoden ins Auge gefasst, sollten Sie sich noch einmal umfassend mit dieser vertraut machen. Vor allem komplexe Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Six Sigma füllen ganze Bücher und müssen daher bis ins kleinste Detail verstanden werden.


Sie vermissen eine bestimmte Projektmanagement-Methode in unserer Übersicht oder möchten gerne mehr über eine der vorgestellten Methoden erfahren? Dann hinterlassen Sie uns einen Kommentar. Sie haben eine der Methoden bereits erfolgreich umgesetzt? Erzählen Sie uns und anderen Lesern von Ihren Erfahrungen.

Wir freuen uns wie immer, von Ihnen zu hören.

Bis bald!

Maja und das Zenkit Team