Scrum Projektmanagement: Agil trotz fester Struktur

Stellen Sie sich vor, Sie sind verantwortlich für die Planung und Umsetzung eines Projekts. Im Studium haben Sie bereits von verschiedenen Methoden gehört. Irgendwas war da doch mit Product Owner, Scrum Master oder Sprint? Und was war nochmal Kanban oder Waterfall? 

Die Wahl der richtigen Methode kann über Sieg und Niederlage Ihres Projekts entscheiden. Es ist dementsprechend wichtig, dass Sie sich ausführlich mit verschiedenen Projektmanagement Ansätzen befassen und die für Ihr Projekt passende Methode finden.

Es gibt unzählige Projektmanagement Konzepte. Manche sind geprägt durch strenge Regeln, andere sind eher flexibel anwendbar. Scrum Projektmanagement ist eines dieser Modelle. Scrum baut auf feste Strukturen, ist in der Umsetzung aber flexibel. Es gibt einige Regeln, weshalb es anfänglich für Sie und Ihr Team überfordernd sein kann, sich mit der Methode auseinanderzusetzen. Haben Sie Scrum jedoch einmal verstanden, dann ist es gar nicht mehr so kompliziert. 

In diesem Beitrag erfahren Sie daher alles, was Sie über Scrum Projektmanagement wissen müssen. Ziel ist es, einen Überblick über die Methode zu bekommen, um einzuschätzen, ob Scrum für Ihr Projekt geeignet ist.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine der beliebtesten Projektmanagement Methoden. Scrum Projektmanagement zählt zu den agilen Methoden und ist neben Kanban einer der relevantesten Vertreter dieser Kategorie. Die Methode wird oft mit agilem Projektmanagement gleichgesetzt. Scrum ist jedoch eine Strategie innerhalb der agilen Methodik und kein Synonym dafür.

Heutzutage reicht es nicht mehr aus, einen genauen Plan zu Beginn einen Projekts zu erstellen und Aufgaben daran zu orientieren. Produkte müssen nach und nach entstehen und stets am Nutzer orientiert sein, um Erfolg zu haben. 

Scrum setzt daher bei einem empirischen, inkrementellen und iterativen Ansatz an. Fortschritt in Projekt und Team wird durch konstante Reflexion, Aufgaben aufeinander beziehen und einer Schrittweisen Vorgehensweise erreicht. Scrum Projektmanagement ist dementsprechend ein äußerst reflektiver Prozess, bei dem die Arbeit im Team, Nutzer und Feedback eine wichtige Rolle spielen.

Ziel von Scrum ist es eine kostengünstige Entwicklung von hochwertigen, nutzerorientierten Produkten zu gewährleisten. Anforderungen an ein Produkt werden aus der Sicht der Anwender formuliert und in einer Liste, dem Product Backlog festgehalten. Diese Anforderungen werden Stück für Stück in gleichlangen Intervallen, den sogenannten Sprints umgesetzt. Wie bei anderen agilen Methoden sollte am Ende eines jedes Sprints ein fertiges Teilprodukt, im Scrum Projektmanagement, auch Product Increment genannt, geliefert werden. Im Anschluss an den Zyklus werden Produkt, Anforderungen und Vorgehen evaluiert und überprüft und im nächsten Sprint weiterentwickelt.

Falls Sie die ganzen Begrifflichkeiten verwirren keine Sorge, dazu erfahren Sie später mehr.

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Vom Rugby zum agilen Superstar-die Historie von Scrum

Der Begriff Scrum ist aus dem Rugby entliehen und bedeutet soviel wie “Gedränge”. Ende der 80er Jahre wurde er zum ersten Mal von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka auch in anderen Bereichen als Begriff etabliert.

• 1990er: Ken Schwaber und Jeff Sutherland verwendeten in ihren Unternehmen einen ähnlichen Ansatz, den Sie 1995 in einem Artikel gemeinsam präsentierten. Scrum als Methode wurde in diesem Fall das erste Mal genannt. 
• 2001: Zusammen mit Mike Beedle wurde Scrum im Buch “Agile Software Development with Scrum” als Methode ausführlich erklärt. Im selben Jahr unterzeichnen Jeff Sutherland und Ken Schwaber mit anderen Entwicklern das agile Manifest, ein Konzept, dass die Softwareentwicklung flexibler und nutzerorientierter machen soll. Das Konzept rund um Scrum hatte hierbei einen Einfluss auf die Entwicklung des Manifests. 
• 2009: Ken Schwaber verlässt die von ihm gegründete Scrum Alliance, um scrum.org zu gründen
• 2010: Schwaber und Sutherland schreiben den Scrum Guide, ein öffentliches Dokument, in dem Scrum genau definiert wird.

Der Scrum Guide, das ultimative Regelbuch

Scrum besteht aus festen Grundsätzen, die im Scrum Guide, eine Art Leitfaden, festgehalten wurden. Die wichtigsten Grundprinzipien von Scrum sind feste Strukturen, die in Ereignisse, Artefakte und Rollen unterteilt werden. Diese müssen eingehalten werden, damit Scrum effektiv umgesetzt werden kann.

Drei Rollen, die bei Scrum Projektmanagement Methoden entscheidend sind

Im Scrum Projektmanagement gibt es drei übergeordnete Rollen. Diese sind im Vergleich zu anderen Projektmanagement Ansätzen sehr spezifisch und strikt voneinander getrennt. 

• Product Owner: Dieser ist in gewisser Weise die Person, der die Produkte in Auftrag gibt. Er besitzt eine fachliche Sicht und spricht für sämtliche Stakeholder. Er verwaltet den Product Backlog, nimmt auf diesen jedoch keinen Einfluss. Das managen von Aufgaben liegt außerhalb seines Zuständigkeitsbereiches. Seine Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass die Anforderungen der Nutzer in die Entwicklung mit einfließen. Er bewerten zudem das Produkt in Hinblick auf…
  • Funktionalität
  • Benutzbarkeit
  • Performanz

….und gibt Feedback. Idealerweise besucht er die Daily Scrums um sich über aktuelle Aufgaben und Probleme zu informieren. Die Rolle des Scrum Masters darf er jedoch nicht übernehmen. Der Product Owner besitzt eine beratende Funktion, er entwickelt aber nicht aktiv am Produkt.

• Scrum Master: Ist Experte in Sachen Scrum Projektmanagement und sorgt dafür, dass die Methode richtig umgesetzt wird. Der Scrum Master besitzt einen Überblick über alle Aufgaben und dem Product Backlog und organisiert die Kommunikation zwischen Team und Product Owner. Zudem veranstaltet er Team Meetings, wie das Daily Scrum und moderiert diese. Ähnlich wie der Product Owner darf der Scrum Master nicht aktiv Aufgaben der Entwicklung bearbeiten. Auch er besitzt lediglich eine beratende Funktion. 
• Scrum-Team: Das eigentliche Team besteht idealerweise aus 7 Personen (minimal 5, maximal 10), die sich interdisziplinär in ihren Aufgabenfeldern ergänzen. Jeder hat sein Fachbereich und erledigt die entsprechenden Aufgaben. Das Team ist selbstorganisiert und entscheidet eigenständig, welche Aufgaben wann und von wem angegangen werden. Jedes Teammitglied kennt die übergeordneten Ziele und das Product Backlog und orientiert alle Aufgaben daran.

Scrum Projektmanagement Artefakte strukturieren Ihr Projekt

Artefakte sind Scrum-spezifische Merkmale. Wie ein Kanban Board bei Kanban, sind Sie für die Umsetzung eines Scrum Projektmanagement Ansatzes entscheidend und werden im Laufe des Projektverlaufes konstant geführt, beziehungsweise ausgeführt. 

• Product Backlog: Dieser wird vom Product Owner in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern erstellt. Im Product Backlog werden alle Anforderungen und Wünsche an das Produkt festgehalten. Die Reihenfolge ist eindeutig festgelegt und wird vom Product Owner priorisiert. Es wird konstant weitergeführt und dementsprechend nie beendet. 
• User Stories: Sie stellen die Anforderungen und Erwartungen des Anwenders aus Sicht der Entwickler dar. Eine User Story wird im Scrum Team oft genutzt um potentielle Anforderungen der Nutzer an das Produkt zu dokumentieren. Eine User Story ist quasi ein Gedankenkonstrukt, dass das Team zu einer Konversation über die Anforderungen der Nutzer an das Produkt einladen soll. User Stories sind Teil des Product Backlogs. Typischer Aufbau einer User Story ist: als “Rolle” möchte ich” Feature” haben, damit “Nutzen”.
• Sprint Backlog: Eine weitere Liste, in der die Aufgaben des Teams während eines Sprints festgehalten werden. Das Sprint Backlog enthält alle für den Sprint relevanten Aufgaben und Nutzeranforderungen. Häufig wird der Backlog in einem Scrum Board festgehalten. Diese funktioniert ähnlich wie ein Kanban Board. Aufgaben werden auch hier nach to-do, doing und done eingeordnet. Mit Zenkit können Sie ganz einfach Ihr Scrum Board führen und alle wichtigen Aufgaben visualisieren. Anders als ein Kanban Board wird der Sprint Backlog nach Ende eines Sprint neu aufgesetzt. 
• Product Increment: Das Resultat am Ende eines Sprints. Es stellt ein potenzielles Produkt, bzw. Teilprodukt dar. Bei Scrum geht es nicht darum, dass etwas sofort hundertprozentig fertig entwickelt wird, sondern nach und nach, schrittweise, also inkrementell entsteht. Das Inkrement enthält das Ergebnis aller im Sprint umgesetzt Product Backlog Einträge. Das Team arbeitet immer so, als ob Sie das Product Increment ausliefern würden. Tatsächlich entscheidet jedoch der Product Owner über die Veröffentlichung.

Feste Ereignisse im Scrum Projektmanagement führen zum Erfolg

Scrum Projektmanagement ist ein Ansatz, der durch feste Ereignisse geprägt ist. Diese strukturieren den Verlauf eines Projektes und bieten den Mitarbeitern dadurch eine feste Orientierung. Die Umsetzung der Ereignisse wird im Scrum Guide genau festgehalten, wobei sogar die Dauer der einzelnen Meilensteine beschrieben wird. 

• Sprint: Die Realisierung eines Scrum Projekts entsteht im Rahmen von iterativen, also sich wiederholenden Sprints. Zu Beginn eines solchen, wird die Arbeit, bzw. die anstehenden Aufgaben gemeinsam im Team geplant und zielgerichtet angegangen. Jedes Teammitglied entscheidet hierbei selbst, was getan werden muss. In täglichen Team Meetings wird die Kommunikation untereinander gefördert und die Aufgaben am Sprint, wie Product Backlog abgeglichen. So werden alle Personen immer auf dem Laufenden gehalten. Am Ende jedes Sprints muss ein fertiges, am Product Backlog orientiertes Teilprodukt entwickelt sein. Der Product Owner bestimmt dann, ob es zu einer Veröffentlichung kommt oder nicht. Anhand dieser Veröffentlichung werden weitere Sprints geplant, wobei Feedback und Erfahrungen der vergangenen Sprint und deren Aufgaben immer mit einfließt. Die Länge der Sprints sollte idealerweise jedes Mal gleich sein und darf laut Scrum Guide, eine Dauer von vier Wochen nicht überschreiten. 
• Sprint Planning: Stellt die Planung in Form eines Team Meetings vor dem Sprint dar. Der Product Owner verkündet hierbei dem Product Backlog entspringende Aufgaben, die im Laufe des Sprints angegangen werden müssen. Es geht vor allem um den Austausch zwischen Product Owner und Team, wobei Letzteres Fragen bezüglich des Product Backlog stellen kann. Das Sprint-Ziel (engl. Sprint Goal), wird dabei gemeinsam erarbeitet. Das Team gibt außerdem eine Einschätzung ab, wie realistisch die Umsetzung der Ziele sein wird. Danach bespricht das Team untereinander, wie sie die Anforderungen produktiv umsetzen können und entwickelt daran orientierte Aufgaben, die sogenannten Tasks. Das Sprint Backlog wird hierbei erstellt. Die Planung sollte nach Scrum Guide maximal 8 Stunden dauern. Das Sprint Planning ist dementsprechend als sehr ausführliches Team Meeting angesetzt.  
• Daily Scrum: Ein tägliches Team Meeting, indem das Team prüft, ob das Sprint-Ziel und die Anforderungen im Product Backlog erreicht werden. Alle im Projekt involvierten Personen sind dazu eingeladen, wobei nur das entwickelnde Team und Scrum Master sprechen und Ideen austauschen dürfen. Das Daily Scrum dient nicht als Statusbericht für Scrum Master und Product Owner. Es stellt eine Synchronisation und Austauschmöglichkeit des Teams dar. Schlussendlich ist es ein Team Meeting zur Problemlösung, Besprechen von Aufgaben und Vermeidung von weiteren Team Meetings. Die Zeit ist nach Scrum Guide auf 15 Minuten festgelegt.
• Sprint Review: Hier wird das potentielle Teilprodukt am Ende eines Sprints vorgestellt. Das Team erhält idealerweise direktes Feedback von Stakeholdern und Product Owner. Erkenntnisse aus diesem Team Meeting werden festgehalten und fließen in den nächsten Sprint ein. Der Product Owner überdenkt in diesem Sprint Review zudem die Priorisierung des Product Backlogs. Die Sprint Review wird auf maximal 4 Stunden festgesetzt.
• Sprint Retrospektive: Steht am Ende eines jeden Sprints. Es stellt ein Team Meeting zur Evaluierung der vergangenen Etappe dar. Das Team bespricht hierbei positive, wie negative Aspekte des Sprints und versucht Lösungen für Probleme zu finden. An diesen Ergebnisse orientiert sich der nachfolgende Sprint und deren Umsetzungsstrategien.

Das nützt ein Scrum Projektmanagement Ansatz Ihnen und Ihrem Team

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist die Wahl der richtigen Methode entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Es ist dementsprechend wichtig, dass Sie sich sowohl der Vorteile, wie auch Nachteile einer Methode bewusst sind. Nur so können Sie die richtige Entscheidung für Ihr Team und das Projekt treffen. Auch im Scrum Projektmanagement gibt es einige Vor-und Nachteile:

Vorteile

• Anders als Ansätze, eignet sich Scrum sehr gut für große Projekte und Teams, bei denen Produkte sehr schnell geliefert werden müssen. 
• Dank der zahlreichen Team Meetings, kann eine hohe Transparenz erreicht werden. Alle Beteiligten wissen genau, was die anderen Personen tun, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Die ermöglicht außerdem eine schnelle Reaktionszeit bei potentiellen Problemen. 
• Das Produkt ist kundennah dank iterativer Feedbackschleifen und akribisch geführten am Nutzererlebnis orientierten Product Backlog
• Klar definierte Regeln ermöglichen eine relativ unkomplizierte Einführung von Scrum in Unternehmensprozessen.
• Die Eigenverantwortung im Team wird gefördert. Jeder hat ein Spezialgebiet, in dem er eingesetzt wird. Das Produkt wird besser, da jeder sich auf das konzentrieren kann, was er gut kann. So wird auch die Motivation im Team und die Identifikation mit dem Projekt gestärkt. 

Nachteile

• Planbarkeit ist schwierig. Kosten für die Entwicklung eines Projekts sind nur bedingt abschätzbar. 
• Trotz des agilen Ansatzes weist Scrum starre Strukturen auf. Neue Anforderungen können frühestens nach Beendigung eines Sprints umgesetzt werden. 
• Sehr viele und teilweise sehr ausführliche Team Meetings
• Es gibt viele Rollen, die nicht im Team und der Entwicklung aktiv involviert sein dürfen. Es benötigt dementsprechend viele Personen. Kleine Unternehmen können das nicht stemmen. 

Ist ein Scrum Projektmanagement Ansatz geeignet für Ihr Projekt?

Scrum Projektmanagement ist ein Ansatz, der durch klare Regeln genau definiert ist. Zwar ist die Arbeit in den Teams und während der Sprints sehr frei, doch gibt es dennoch eine übergeordnete Struktur, an die sich konstant gehalten werden muss. 

Wenn Sie Scrum als Ansatz für Ihr Projekt auswählen wollen, setzen Sie sich davor mit der Methode genau auseinander! Sie sehen, dass es viele Vorteile gibt, die für den Ansatz sprechen. Gleichzeitig ist ein Scrum Projektmanagement Ansatz nicht so frei, wie andere agile Methoden. Die Regeln sind teilweise sehr starr und müssen strikt befolgt werden. Es kommt dementsprechend immer darauf an, wie frei Sie und Ihr Team im Projekt arbeiten können und müssen.

Machen Sie sich mit Ihrem Team Gedanken über die Methode:

• Was passt zu Ihnen und Ihren Strukturen
• Ist Scrum eine geeigneter Ansatz für Ihr Team? 

Bei agilen Methoden geht es um Teamarbeit und genauso sollten Sie ihre Entscheidung auch treffen. Das Team ist bei Scrum wichtig und daher muss jeder mit der Methode zufrieden sein und klar kommen. Andernfalls leidet die Motivation und Effizienz. Im schlimmsten Fall würde das zum Scheitern Ihres Projekts führen.

Auf welche Strategie setzt Ihr Team? Haben Sie bereits Erfahrung mit einem Scrum Projektmanagement Ansatz? Ist Scrum der richtige Ansatz für Ihr Projekt?

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik und das Zenkit Team

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 28. Juni 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 11 Min. Lesezeit