Mit der Veröffentlichung der ersten App im Jahre 1960, haben Projektmanagementtools -und methoden die (Arbeits)welt im Sturm erobert. Doch welche verschiedenen Werkezeuge gibt es und was sind die Gründe dafür, dass neben Unternehmen und Teams auch immer mehr Studenten, Schüler und Privatpersonen darauf zurückgreifen?

Dieser Artikel präsentiert Ihnen eine Auswahl bewährter Projektmanagementtools, die bereits vielen Unternehmen und Einzelpersonen zu erfolgreichen Projekten verholfen haben.

Sie werden die folgenden Erkenntnisse aus diesem Artikel gewinnen: 

✅ Die Vielfalt an Projektmanagementtools –und methoden, welche uns zur Verfügung stehen 

✅ Deren Bedeutung für die Effiziensteigerung 

✅ … und die verschiedenen Einsatzgebiete und Bereiche, in welchen Projektmanagementtools einen Mehrwert schaffen 

Was sind Projektmanagementtools?

Projektmanagementtools sind entscheidende Hilfsmittel für Projektmanager und ihre Teams, um Projekte effektiv zu planen und umzusetzen. Diese vielseitigen Werkzeuge bieten eine strukturierte Arbeitsumgebung, die den Projektablauf organisiert und die Produktivität optimiert. Sie ermöglichen es Projektmanagern, den Überblick über alle Aufgaben, Ressourcen und Meilensteine zu behalten und so maximale Ergebnisse zu erzielen.

Projektmanagementtools finden nicht nur in Unternehmen und professionellen Teams Anwendung, sondern werden auch von einer vielfältigen Benutzergruppe genutzt. Immer mehr Studenten, Schüler und Privatpersonen erkennen den Mehrwert dieser Tools und machen ebenfalls davon Gebrauch. Studierende profitieren von ihnen bei der Organisation von Studienprojekten, der Erstellung von Hausarbeiten und der effektiven Zusammenarbeit in Gruppenarbeiten. Schüler können sie einsetzen, um Schulprojekte effizient zu planen und erfolgreich umzusetzen. Sogar Privatpersonen setzen Projektmanagementtools ein, um persönliche Vorhaben wie die Renovierung eines Hauses oder die Organisation einer Veranstaltung erfolgreich zu bewältigen. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit dieser Tools ermöglicht es, dass sie für eine breite Palette von Anwendungen genutzt werden können, unabhängig von der spezifischen Situation oder dem Umfang des Projekts.

Obwohl der Begriff „Projektmanagementtool“ oft mit Software assoziiert wird, kann jedes Hilfsmittel, das bei der Durchführung eines Projekts unterstützt, als Projektmanagementtool betrachtet werden, sei es ein einfaches Blatt Papier und ein Stift. In diesem Artikel liegt der Fokus jedoch auf den Hilfsmitteln, welche in Projektmanagementlösungen wie Zenkit zu finden sind.

Projektmanagementtools bieten eine Vielzahl von Funktionen, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Sie umfassen unter anderem: 

  • Planung und Disposition: Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen, der Festlegung von Aufgabenprioritäten und dem Zeitmanagement 
  • Aktivitätsüberwachung: Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben und Meilensteinen, um sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan bleiben 
  • Kostenkontrolle und Budgetmanagement: Überwachung der Projektkosten, dem Management des Budgets und der Verwaltung von Ausgaben 
  • Ressourcenaufteilung: Zuweisung von Ressourcen, wie Arbeitskräften, Budgets und Materialien, um sicherzustellen, dass sie effektiv genutzt werden 
  • Berichterstellung und Analyse: Generierung von Berichten über den Projektfortschritt zur Analyse wichtiger Kennzahlen, die Leistung und andere relevante Metriken, um den Projektstatus zu kommunizieren 
  • Kommunikation und Zusammenarbeit: Erleichterung der  Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern durch Funktionen wie Chat, Kommentarfunktionen, Dateiaustausch, Diskussionsforen und Echtzeit-Benachrichtigungen 
  • Mobiler Zugriff: Zugriff auf Projektinformationen und -funktionen über mobile Geräte, um eine flexible Arbeitsweise zu unterstützen 
  • Integration: Projektmanagementtools können mit anderen Softwareanwendungen, wie Kalendern, Aufgabenverwaltungstools oder Projektmanagementplattformen, integriert werden, um einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten

 

Die wichtigsten Projektmanagementtools –und methoden 

Alle gängigen Projektmanagementtools aufzuführen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Aus diesem Grund haben wir uns exklusiv auf die Hilfsmittel beschränkt, welche unsere Produktivitätsexperten täglich selbst nutzen.

Kanban-Board

Kanban ist ein effektives Planungssystem, das den Arbeitsprozess visualisiert und die Zusammenarbeit im Projektteam erleichtert. Die Spalten im Kanban-Board repräsentieren verschiedene Status des Projektprozesses, wie „To Do“, „Erledigt“ oder „In Überprüfung“. 

Die Verwendung von Kanban bietet volle Transparenz über den Projektfortschritt und verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern. 

Kanban ermöglicht die Identifizierung und Behebung von Engpässen im Prozess, was zu einer effizienteren Zusammenarbeit und hochwertigen Produkten führt. 

Es kann als eigenständiges Projektmanagementtool verwendet oder mit anderen Methoden kombiniert werden, um die Effektivität weiter zu steigern. Zenkit bietet die Möglichkeit, Kanban-Boards zu erstellen und von zusätzlichen Funktionen wie Gantt-Diagrammen und Aufgabenlisten zu profitieren. 

Kanban wird nicht nur in der Softwareentwicklung, sondern in vielen verschiedenen Branchen und Projekten erfolgreich eingesetzt. Es ist eine flexible Methode, die sich an die Bedürfnisse verschiedener Projekte anpassen kann.

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Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein nützliches Werkzeug im Projektmanagement, das den Projektplan visualisiert. Es zeigt Aufgaben, Abhängigkeiten und den Zeitverlauf übersichtlich in einem Säulendiagramm. Mit einem Blick auf das Gantt-Diagramm erhält man wichtige Informationen wie Aufgabenzeit, Verantwortliche und Kostenentwicklung.

Ein Beispiel für die Verwendung eines Gantt-Diagramms ist die Organisation einer Konferenz. Ein Eventplaner erstellt ein Gantt-Diagramm, um den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung zu planen und zu verfolgen. Das Diagramm enthält verschiedene Aufgaben wie Standortauswahl, Vertragsverhandlungen, Programmvorbereitung, Marketing und Teilnehmerregistrierung. Jede Aufgabe hat eine bestimmte Dauer und Abhängigkeiten von anderen Aufgaben. Das Gantt-Diagramm ermöglicht es dem Eventplaner, den Fortschritt jeder Aufgabe zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten gemäß dem Zeitplan ausgeführt werden. Durch die Visualisierung des gesamten Veranstaltungsplans können auch andere Teammitglieder und Stakeholder den Überblick behalten und ihre Aktivitäten entsprechend planen. Das Gantt-Diagramm dient als gemeinsame Informationsquelle, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen über den Fortschritt der Konferenz haben.

Gantt-Diagramme können mit Tabellenkalkulationen oder speziellen Projektmanagement-Tools wie der Gantt-Ansicht von Zenkit erstellt werden.

Zenkit Base Gantt Chart

Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan ist ein wichtiges Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Er stellt eine hierarchische Zusammenstellung aller Aufgaben dar, die das Projektteam zur Erreichung der Ziele für das Endprodukt erledigen muss.

Ein praktisches Beispiel für die Verwendung eines Projektstrukturplans liegt in einem Bauprojekt. Ein Bauunternehmen erstellt einen Projektstrukturplan, um den Bau eines Wohnkomplexes zu planen und zu organisieren. Der Projektstrukturplan umfasst verschiedene Arbeitselemente wie Architekturdesign, Grundbau, Rohbau, Elektroinstallationen, Sanitäranlagen und Innenausbau. Jedes Arbeitselement wird weiter in spezifische Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt.

Der Projektstrukturplan ermöglicht es dem Bauunternehmen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen, Ressourcen zuzuweisen und die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben zu berücksichtigen. Die klare Struktur des Projektstrukturplans erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, da die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für jede Aufgabe deutlich definiert sind.

Der Projektstrukturplan dient auch als Kommunikationsmittel mit den Kunden, um ihnen einen Überblick über den Bauprozess zu geben und die Auswirkungen der einzelnen Arbeitselemente zu verdeutlichen.

Zenkit To Do Web

Projektplan

Der Projektplan, auch als Roadmap bezeichnet, bietet eine visuelle Übersicht über den Umfang, Ziele, Meilensteine und Lieferergebnisse eines Projekts. Er dient als Orientierungshilfe für das Team und gewährleistet, dass alle in die gleiche Richtung arbeiten.

Ein praktisches Beispiel für die Verwendung eines Projektplans liegt in der Softwareentwicklung. Ein Entwicklerteam erstellt einen Projektplan, um den Prozess der Entwicklung einer neuen Softwareanwendung zu steuern. Der Projektplan enthält die einzelnen Phasen des Softwareentwicklungszyklus, wie Anforderungsanalyse, Design, Programmierung, Tests und Bereitstellung. Jede Phase wird mit spezifischen Meilensteinen und Zielen versehen, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Der Projektplan ermöglicht es dem Team, den Zeitrahmen für jede Phase festzulegen, Ressourcen zu planen und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu berücksichtigen. Durch regelmäßige Aktualisierungen des Projektplans kann das Team den Fortschritt überwachen, Hindernisse identifizieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Der Projektplan dient als Richtlinie, die dem Team hilft, fokussiert zu bleiben, Aufgaben zu priorisieren und das Projekt effizient zum Abschluss zu bringen.

Der Projektplan ist nützlich, um Details mit Investoren oder Kunden zu besprechen und klare Informationen und Erwartungen zu schaffen. Er bietet eine übersichtliche Visualisierung des Projekts und dient als Leitfaden für die weitere Planung.

Es ist wichtig anzumerken, dass ein Projektstrukturplan die Struktur und Hierarchie der Arbeitselemente eines Projekts darstellt, während der Projektplan den zeitlichen Ablauf, die Ressourcen und die Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben festlegt. Der Projektstrukturplan legt fest, was getan werden muss, während der Projektplan festlegt, wann und wie es getan wird.
Zenkit Projects Web

Kommunikationstools

Kommunikationstools sind unverzichtbare Werkzeuge im Projektmanagement, um effektive Zusammenarbeit im Team zu ermöglichen. Sie bieten Echtzeitkommunikation über Instant Messaging und ermöglichen die Dateifreigabe für eine nahtlose Zusammenarbeit.

Zenchat und ähnliche Chatapps bieten zusätzliche Funktionen wie integrierte Aufgabenverwaltung, um Kommunikation und Kollaboration zu verbessern. Dies ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben, Fortschrittsverfolgung und Terminmanagement für eine effektive und koordinierte Arbeitsweise.

Zenchat Topic Based Chatting

Dokumentmanagementtools

Dokumentmanagementtools sind essentielle Werkzeuge im Projektmanagement, um den reibungslosen und effizienten Umgang mit Projektdokumenten zu gewährleisten. Sie bieten Funktionen zur Erstellung, Organisation, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten für verbesserte Zusammenarbeit und Informationsfluss im Team.

Ein wichtiger Aspekt ist die zentrale Speicherung von Dokumenten, wie die Globale Dateiansicht von Zenkit. Dies ermöglicht leichten Zugriff und Versionskontrolle, um Verwirrung und Inkonsistenzen zu vermeiden.

Sicherheit und Zugriffsrechte ermöglichen eine granulare Kontrolle über den Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten, um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten.

Zenkit Projects global files

Zeitmanagementtools

Zeitmanagementtools sind unverzichtbar im Projektmanagement, um die effektive Nutzung von Zeitressourcen sicherzustellen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Sie bieten Funktionen zur Aufgabenplanung, -organisation und -überwachung, um den Zeitplan einzuhalten und die Produktivität des Teams zu steigern.

Mit Zeitmanagementtools können Projektteams Aufgaben priorisieren, Zeitrahmen festlegen und Arbeitsabläufe strukturieren. Die klare Definition von Aufgaben und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ermöglichen eine effiziente Organisation und Fortschrittsverfolgung.

Echtzeit-Überwachung von Aufgaben und Terminen ermöglicht es dem Team, den Status, Fristen und Fortschritt im Vergleich zu den geplanten Zielen zu verfolgen. Dadurch werden mögliche Verzögerungen oder Engpässe rechtzeitig erkannt und Maßnahmen ergriffen.

Zeitverfolgung und -erfassung ermöglichen eine genaue Analyse der Arbeitszeit für verschiedene Aufgaben oder Projekte. Dies ermöglicht die Erstellung realistischer Zeitpläne, Identifizierung von Engpässen und Verbesserung der Produktivität.

Zenkit Projects Manage

Resourcenmanagementtools

Ressourcenmanagementtools sind im Projektmanagement unverzichtbar, um die effektive Planung, Zuweisung und Überwachung von Ressourcen sicherzustellen. Sie ermöglichen die Erfassung, Verwaltung und Optimierung von Ressourcen wie Arbeitskräften, Budgets, Materialien und Ausrüstung.

Ein zentrales Merkmal dieser Tools ist die Ressourcenplanung. Sie helfen Projektteams dabei, den Bedarf an Ressourcen zu identifizieren und entsprechende Pläne zu erstellen, um Engpässe zu vermeiden und die Ressourcen optimal einzusetzen.

Praktisches Beispiel: Nehmen wir an, ein Softwareentwicklungsprojektteam verwendet ein Ressourcenmanagementtool, um den Einsatz von Entwicklern zu planen. Das Tool ermöglicht es dem Team, den Arbeitsaufwand für verschiedene Aufgaben zu schätzen und die Entwickler entsprechend zuzuweisen. Durch die Ressourcenplanung können Engpässe vermieden werden, indem sicherstellt wird, dass ausreichend Entwicklerkapazität für kritische Phasen des Projekts zur Verfügung steht.

Zenkit Projects Resource Planning

Risikomanagementtools

Risikomanagementtools identifizieren und bewerten potenzielle Risiken im Projektmanagement. Ein praktisches Beispiel dafür ist der Bau eines neuen Bürogebäudes. Durch die Verwendung von Risikomanagementtools können potenzielle Risiken wie Verzögerungen bei der Materiallieferung, technische Probleme oder ungeplante Kosten identifiziert und bewertet werden.

Die Tools ermöglichen es dem Projektteam, diese Risiken in einem zentralen System zu dokumentieren und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung zu planen. Zum Beispiel kann die Risikomatrix verwendet werden, um die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jedes Risikos einzuschätzen und Prioritäten festzulegen.

Nach der Identifikation und Bewertung der Risiken werden konkrete Maßnahmen geplant und den verantwortlichen Teammitgliedern zugewiesen. Dies kann die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Lieferanten, den Einsatz von Backup-Systemen oder die frühzeitige Überwachung von Baufortschritten umfassen.

Die regelmäßige Überwachung und Aktualisierung des Risikomanagements ermöglicht es dem Projektteam, den Fortschritt bei der Umsetzung der Risikominderungsmaßnahmen zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von unvorhergesehenen Problemen verringert und das Projekt kann erfolgreich abgeschlossen werden.

Zenkit Projects Advanced Reporting

Stakeholderanalyse

Die Stakeholder-Analyse ist entscheidend im Projektmanagement, um die Interessen und Bedürfnisse aller beteiligten Parteien zu verstehen und zu berücksichtigen. Ein praktisches Beispiel dafür ist die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware. Bei der Stakeholder-Analyse werden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, das IT-Team, das Management und möglicherweise externe Dienstleister als Stakeholder identifiziert.

Mit Hilfe von Projektmanagementtools können Projektteams die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stakeholdern gezielt gestalten. Sie können wichtige Informationen über die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder dokumentieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass diese bei der Umsetzung der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus ermöglichen die Tools die Überwachung der Stakeholder-Interaktion, sodass das Projektteam frühzeitig auf Feedback und Bedenken reagieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, um die Akzeptanz und Zufriedenheit der Stakeholder sicherzustellen.

Zenkit Stakeholder analysis

Es gibt viele weitere spezialisierte Tools und Techniken, die je nach Projekttyp und Anforderungen eingesetzt werden können. Die Auswahl der richtigen Tools hängt von den spezifischen Bedürfnissen des Projekts, den verfügbaren Ressourcen und den Vorlieben des Projektteams ab.

Insgesamt sind Projektmanagementtools unverzichtbar, um den Erfolg von Projekten zu gewährleisten. Von der effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit über die Planung und Überwachung von Aufgaben und Ressourcen bis hin zur Risikomanagement und Stakeholder-Analyse bieten diese Tools eine umfassende Lösung, um Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen. Wenn Sie Ihr Projektmanagement auf das nächste Level heben möchten, sollten Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Projektmanagementtools wie Zenkit entdecken.

Welche spezifischen Funktionen oder Aspekte vermissen Sie noch in Ihrem derzeitigen Projektmanagementtool, die Ihnen helfen könnten, Ihre Projekte effizienter und erfolgreicher umzusetzen? Lassen Sie es uns gerne wissen!

Sophie Rudolph Veröffentlicht am , aktualisiert am · 5 Min. Lesezeit