Wie Agil ist Microsoft Project? Das steckt dahinter!

Agilität ist mittlerweile ein wichtiger Aspekt im Projektmanagement. Dementsprechend müssen viele Projektmanagement Tools agile Funktionen anbieten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Microsofts Projektmanagement-Tool MS Project bietet seit einigen Jahren ebenfalls agile Ansichten an. Doch was taugen diese? In diesem Artikel wird das Ganze etwas genauer unter die Lupe genommen. Der Fokus liegt dabei auf Kanban.

Erfahren Sie, wie die Top-Projektmanager weltweit Projektmanagement-Software für agiles Projektmanagement einsetzen. 

Lassen Sie sich überraschen, welche Erkenntnisse Sie in diesem Artikel gewinnen werden: 

✅ Wichtige Grundsätze agiler Methoden 

✅ Intelligente Tools zur Steigerung der Effektivität Ihres Projektmanagements 

✅ Vorteile von Projektmanagement-Software für den Einsatz von agilem Projektmanagement  

Was ist MS Project?

Microsoft Project ist eine SaaS-Software, für die Planung, Steuerung und Überwachung Ihrer Projekte. Bereits 1984 kam MS Project auf den Markt und ist heute fester Bestandteil der Microsoft Office Familie. Dieser Zugehörigkeit im MS Office Paket ermöglicht eine Integration mit verschiedenen Microsoft Programmen. Zusätzlich ist eine Verbindung mit externer Software möglich. 

Bei Microsoft Project geht es um die effiziente, erfolgreiche Planung von Projekten:

• Planung soll durch die Kontrolle des Workflows steuerbar werden
• Planung wird aufgrund verschiedener Darstellungsmöglichkeiten der Arbeit flexibler 

Im Rahmen der wachsenden Beliebtheit von agilen Methoden, wurden daher im Jahr 2017 Scrum und Kanban als agile Darstellungsformen in Microsoft Project hinzugefügt.

Was bedeutet agil?

Agil ist ein Oberbegriff, der verschiedene Ansätze umschreibt. Der Ursprung agiler Methoden liegt in der Softwareentwicklung. Das agilen Manifest, welches 2001 geschrieben wurde, gilt dabei als Hauptwerk dieser Bewegung. Gesucht wurde eine Methode, mit deren Hilfe auf die sich stets wandelnden Nutzeransprüche an Software in deren Entwicklung eingegangen werden konnte. 

Merkmale agiler Methoden:

• Der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle. Feedback wird konstant eingeholt und die Produktentwicklung daran orientiert
• Reflektion ist im gesamten Prozess entscheidend. Aufgaben, Probleme, Erfolge und Anforderungen werden konstant besprochen und Lösungen gefunden. Dadurch entsteht eine hohe Flexibilität, sowohl in der Planung, als auch in der eigentlichen Umsetzung
• Die Arbeit findet in sich wiederholenden Planungssequenzen, den sogenannten Sprints statt. Produkte werden dementsprechend Schritt für Schritt entwickelt. 

Wie kann man agiles Projektmanagement in MS Project umsetzen?

Die Planung Ihrer Arbeit wird durch Microsoft Project stark vereinfacht. Agile Ansätze können ebenfalls eingesetzt werden, die Auswahl in MS Project beschränkt sich jedoch auf die beliebten Projektmanagement Methoden Kanban und Scrum

Schritt 1: Wählen Sie eine agile Methode aus

In Microsoft Project können Sie zwischen Kanban und Scrum wählen. Einerseits ist es möglich, dass Sie unter Datei>Neu verschiedene Vorlagen auswählen. Oder Sie wandeln bereits bestehende Datensätze mit nur einem Klick unter der Menüleiste Projekt>Agil um.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Kanban Board in MS Project

Sobald Sie eine Methode ausgewählt haben, erscheinen weitere Reiter in ihrem Dokument. Unter Backlog>Backlog Board können Sie das eigentliche Kanban Board öffnen und organisieren. Alle vorher festgehaltenen Daten werden transferiert. 

Mit Microsoft Project ist die Darstellung von Workflows ganz einfach möglich und kann auch für Kanban Board manuell definiert werden: 100% für erledigte Aufgaben, 50% für halbfertige Dinge, etc.

Schritt 3: Werfen Sie einen Blick auf Ihre Aufgabenliste

Unter Backlog>Backlog Tabelle können Sie in Microsoft Project ihr Kanban Board in einer Liste anzeigen lassen. Den Kanban-typischen Bearbeitungsstatus können Sie direkt in der Tabelle ändern. Klicken Sie dazu einfach in der gewünschte Aufgabe auf Board Status und ändern Sie diesen manuell. Die Zuordnung gelingt dabei wesentlich schneller als das Drag-and-Drop-Verfahren in der normalen Kanban Ansicht

Schritt 4: Verbinden Sie Scrum und Kanban in MS Project

Wenn Sie in  Ihrem Microsoft Project Dokument auf den Reiter Alle klicken, können Sie beide agile Methoden miteinander verknüpfen. In ihrer vorherigen Tabelle taucht dann ein Reiter auf, in dem Sie Sprints definieren können. In MS Project entsteht dementsprechend eine hybride Ansicht zwischen Kanban und Scrum.

Vorteile von agilen Methoden in Microsoft Project

Die Planung von Projekten und die tatsächliche Arbeit mit MS Project wird durch das Ansichten wechseln erleichtert. Das Programm kann dabei ideal an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Folgende Vorteile sprechen für MS Project als agiles Projektmanagement Tool.

• MS Project ermöglicht eine Umwandlung Ihrer bestehenden Daten in agile Ansichten
• MS Project bietet zwei Arten der Kanban und Scrum Darstellung: klassische Board Ansicht und Liste
• Drag and Drop erleichtert die Arbeit mit MS Project
• MS Project ermöglicht eine Mischung beider agiler Methoden
• Ansichtenwechsel auch zwischen nicht agilen Formen
• Mit MS Project können typische Features, wie dem Status der Arbeit in eine agile Darstellungsform implementiert werden
• Sie können Ihren Workflow in MS Project darstellen und daran Ihre Planung und Arbeit orientieren

So ist agiles Projektmanagement noch einfacher umzusetzen!

Wie Sie sehen ist die Arbeit mit agilen Methoden in MS Project ganz einfach. Dennoch gibt es einige Negativpunkte: Das Wechseln zwischen den Ansichten, abseits der agilen Methoden dauert in MS Project einige Zeit und benötigt ein paar Klicks. In MS Project können individuell Filter definiert werden, dies benötigt jedoch seine Zeit und ist relativ kompliziert. MS Project kann dementsprechend viel, ist jedoch nicht wirklich benutzerfreundlich. 

Eine gute Alternative ist Zenkit, dessen Grundfunktion unter anderem Kanban ist. Ihre Daten können Sie direkt im Board einfügen und durch verschiedene Funktionen, wie beispielsweise Fristen, Anmerkungen oder Kanban-unabhängige Status genauer definieren. Zenkit ist ein Kollaborationstool, welches sowohl für die Arbeit allein, als auch im Team geeignet ist. Anders als Microsoft Project benötigen Sie keinen weiteren Server für Ihre Arbeit in verschiedenen Datensätzen.

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Benötigt Ihre Arbeit flexible Darstellungsformen? Das Wechseln zwischen den verschiedenen Ansichten in Zenkit ist vollkommen unkompliziert und mit nur einem Klick möglich. 

• Lassen Sie sich Fristen einfach direkt im Kalender anzeigen
• Erstellen Sie eine Datenbank in einer Tabelle
• Arbeiten Sie mit einfachen Listen
• Ordnen Sie ihre Gedanken im Mind Map

Was ist das bessere agile Tool?

Schlussendlich entscheiden Sie, welches Tool besser für Ihre Bedürfnisse eignet. Microsoft Project bietet vor allem einen Vorteil aufgrund 

• der verschiedenen spezifischen Oberflächen
• der hybriden Nutzung 
• der Workflow-Darstellung.

Größter Nachteil: MS Project kann nicht eigenständig erstanden und genutzt werden, ein Office-Abo ist notwendig. Eine solche Limitierung gibt es bei Zenkit nicht. Zenkit ist sehr einfach zu bedienen und kann immer ideal an Ihr Projekt angepasst werden. Welches Tool Sie nutzen bleibt am Ende Ihnen überlassen. Was ist Ihnen wichtig? Auf welche Funktionen können Sie verzichten? Wägen sie ab und entscheiden Sie selbst, was am besten zu Ihnen passt. 

Nutzen Sie Microsoft Project selbst? Was sind Ihrer Meinung nach die Vorzüge des Programms?  

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören

Bis bald!

Dominik Wortakrobat und Hobby-Fotograf. Twittern Sie mir: @pr__do Veröffentlicht am 9. Juli 2019, aktualisiert am 1. März 2024 · 7 Min. Lesezeit