Tipps und Tools für digitales Arbeiten: Homeoffice in Zeiten von Corona

Die Pandemie betrifft jeden von uns. Den einen mehr, den anderen weniger. Jedoch sind Sie vielleicht, so wie wir auch, die meiste Zeit im Homeoffice. Egal ob daheim vor dem eigenen Laptop oder im Büro, wir müssen mit allen Kollegen in Kontakt bleiben.

Eine persönliche Kommunikation ist so, in der gewohnten Art, nicht mehr möglich. Eine schnelle persönliche Absprache geht nicht mehr. Ich kann nicht einfach in den Nebenraum und mit meinem/meiner Kollegen*in schnell Informationen austauschen. Daher mussten wir agil und kreativ werden, neu strukturieren und völlig umdenken.

Oftmals leidet die Produktivität unter dem Aspekt des Homeoffices. Die Anzahl potenzieller Ablenkungsfaktoren ist in den eigenen vier Wänden höher, als im Arbeitsumfeld wie in der Firma. Ich musste daher einen eigenen Rhythmus entwickeln, wie ich meine Aufgaben effektiv erledige.

Wie auch Sie produktiv, aber mobil arbeiten können und welche Tools Ihnen dabei helfen könnten, möchte ich gerne in diesem Artikel aufzeigen.

Wie bringe ich Produktivität in meine Arbeit im Homeoffice?

Sicherlich kennen Sie folgende Situation: Man sitzt daheim vor dem Laptop und versucht die fälligen Aufgaben zu bearbeiten. Dann fällt einem  ein, dass noch die Wäsche abgehängt werden muss., dass der Fußboden gesaugt werden müsste und im selben Moment bekommt man einen Anruf von der Mutter. Plötzlich sind die Gedanken ganz woanders und es fällt schwer wieder in den Arbeitsfluss zurückzukommen.

Um das zu verhindern habe ich ein paar Tipps, die ich jeden Tag im Homeoffice anwende:

Wechselnde Routine

Soweit es Ihr Job zulässt, empfiehlt es sich nicht jeden Tag die gleiche Routine zu haben. Versuchen Sie daher nicht den ganzen Tag nur die gleiche Aufgabe zu bearbeiten. Mittags gehe ich zum Beispiel spazieren und Abends mache ich immer etwas anderes. Durch eine wechselnde Routine halten Sie ihr Gehirn wach und fit.

Anstatt jeden Morgen die gleichen Klamotten anzuziehen, wechseln Sie doch mal Ihr Outfit. Oder laufen Sie in der Mittagspause eine andere Route als üblich. Anstatt sich direkt nach dem Feierabend auf die Couch zu legen, kochen Sie doch etwas Neues, rufen Sie Freunde an oder machen Sie dieses eine Workout vor dem Sie sich schon lange drücken.

Dehnübungen und ausreichend Bewegung

Wenn Sie so wie Ich morgens Schwierigkeiten haben aus dem Bett zu kommen, kann Morgengymnastik helfen wacher zu werden. Durch die Bewegung kommt Sauerstoff in den Blutkreislauf, der Stoffwechsel wird angekurbelt und die Produktion der Glückshormone Serotonin und Dopamin wird gefördert. Das steigert die Produktivität. Ein paar einfache Dehnübungen und Mobilisationsübungen für 10-15 Minuten am Morgen können hier wahre Wunder bewirken.

Ein Spaziergang in der Mittagspause, regelmäßig die Gelenke am Arbeitsplatz durchbewegen und möglichst im Stehen arbeiten, kann ebenfalls helfen wach zu bleiben. Nicht nur weil langes Sitzen ungesund ist, sondern weil der Körper schnell dadurch ermüdet.

Pausen einhalten

Zugegeben auch, ich tendiere dazu. einfach die Mittagspause durchzuarbeiten. Alleine zu essen mag ich wirklich nicht, also verzichte ich lieber darauf und esse während der Arbeit. Ich habe niemanden mit dem ich in der Mittagspause reden konnte, also habe ich diese vermieden.

Doch genau das ist der Fehler! Ohne regelmäßige Pausen hat das Gehirn keine Auszeit und dann nimmt es sich diese. Bestimmt haben Sie auch festgestellt, dass ohne eine Pause die Leistungskurve schneller sinkt. Daher der Rat: halten Sie die Mittagspause ein!

Ablenkungsfaktoren vermeiden

Nur Sie wissen am besten, wovon Sie sich eher ablenken lassen. Bei mir sind es Anrufe und Nachrichten auf meinem privaten Handy. Also stelle ich es solange ich arbeite auf stumm und drehe das Display um. Ich hasse Unordnung, daher zwinge ich mich dazu, erst abends aufzuräumen.

Stört Sie vielleicht der Ton einer neuen Nachricht, die auf Ihrem Desktop erscheint? Dann deaktivieren oder ändern Sie den Ton für bestimmte Mitteilungen.

Mein Rat an Sie: Finden Sie ganz bewusst heraus, wieso Sie immer wieder in Ihrem Arbeitsfluss gestört werden und versuchen Sie eine Lösung dafür zu finden.

Tageslicht und Lüften

Der Farbton von natürlichem Licht fördert die Konzentration. Ich dachte auch, dass mich der Blick aus dem Fenster eher ablenkt, aber das Gegenteil ist der Fall. Viele Firmen kaufen spezielle Glühbirnen oder LEDs die dieses Licht nachahmen.

Ein Mangel an Sauerstoff senkt ebenfalls die Konzentrationsfähigkeit. Lüften Sie daher ausreichend und lassen Sie so viel natürliches Licht wie möglich in Ihre Wohnung!

Wie strukturiere ich meine Arbeit im Homeoffice?

Egal ob im Homeoffice, Remote-Work oder am Arbeitsplatz, wenn Sie Ordnung und Struktur haben, steigt Ihre Produktivität und anstehende Projekte werden eher pünktlich abgeben. Um einen Plan für anstehende Aufgaben zu erstellen können Sie ganz klassisch Stift und Papier zur Hand nehmen oder Sie nutzen diverse Projektmanagementmethoden oder -tools sowie andere Hilfsmittel. Egal ob Software, App, Plakat, Whiteboard, oder ähnliches. Ich stelle Ihnen nun meine liebsten Hilfsmittel vor:

To-Do Liste erstellen

Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass sich das Gehirn eher an Dinge erinnert, die es noch zu erledigen hat, als an beendete Aufgaben. Dieses Phänomen wird durch den  so genannte Zeigarnik-Effekt beschrieben. Daher empfehlen Psychologen und Experten das Erstellen einer To-Do Liste , um den damit verbundenen Stress zu minimieren. Wenn alle zu erledigenden Dinge an einem Ort zu finden sind, kann der Tag besser strukturiert werden und die Sorge wichtige Dinge zu vergessen, verschwindet. Des Weiteren ist es ein guter Motivator zu sehen, was bereits abgearbeitet wurde.

Eine To-Do Liste kann ganz klassisch mit Stift und Papier erstellt werden oder Sie verwenden ein Tool dazu. Der Vorteil eines Tools ist die Möglichkeit die Aufgaben nach Dringlichkeit zu sortieren, Wiederholungen oder Erinnerungen zu erstellen oder Aufgaben farblich zu kennzeichnen. Ich empfehle Ihnen Zenkit To-Do. Hier können Sie Aufgaben für den Tag im Überblick behalten, Erinnerungen einstellen und die Aufgaben mit anderen teilen.

Eisenhower Matrix

Sie haben viele Aufgaben und möchten alle möglichst schnell erledigen. Nun ist aber nicht jede Aufgabe gleich wichtig und nicht jede wichtige Aufgabe ist dringlich. Machen Sie sich den Unterschied bewusst. An dieser Stelle kann das Eisenhower-Prinzip hilfreich sein. Da dieses Thema sehr umfassend ist, erkläre ich es nur kurz. Das Eisenhower Prinzip besagt, dass es vier Arten von Aufgaben gibt, die in eine Matrix unterteilt werden können:

• Dringend und wichtig 🡪 diese Aufgaben erledigen Sie am Anfang
• Dringend und nicht wichtig 🡪 diese Aufgaben erledigen sie im Laufe des Tages
• Nicht dringend aber wichtig 🡪 diese Aufgaben sollten Sie wenn möglich delegieren, falls das nicht möglich ist, dann erledigen Sie diese zum Feierabend hin
• Nicht dringend und nicht wichtig 🡪 solche Aufgaben gehören in den Papierkorb

So können Sie Ihren Tag im Homeoffice effektiv planen und Ihren Fokus richtig setzen.

Kanban

Kanban ist ein Planungssystem, welches Ihren Arbeitsprozess durch ein Kanban Board visualisiert. Die Spalten auf dem Board stellen den Projektstatus dar. Dies können sein: Erledigt, To-Do, in Bearbeitung, wird überprüft, etc. Die jeweiligen Kärtchen repräsentieren die Aufgaben oder Items. Diese können in alle Spalten bewegt werden, je nachdem wie weit Sie mit der Bearbeitung sind.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie direkt alle Details einsehen können. Mittels Kanban können Sie mit Ihren Mitarbeitern*innen einfacher kommunizieren / arbeiten da der persönliche Informationsweg im Homeoffice durch eine digitale Variante ersetzt wird. Zusätzlich können Sie so Zeit für Meetings reduzieren. Dieses Tool kann als alleinstehendes Produkt oder mit anderen Funktionen verwendet werden.

Projektmanagement funktioniert auch ganz ohne Kopfschmerzen.
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Eat the frog

Wir neigen oft dazu uns zu verzetteln. Auch ich suche oft nach Ablenkungen und Schlupflöchern, weil ich einfach unangenehme Aufgaben nicht direkt angehen will. Das geht vor allem im Homeoffice noch schneller. Im Rahmen einer Studie der Universität Münster gaben 98 Prozent der Befragten an, wichtige Aufgaben regelmäßig aufzuschieben. Prokrastination und fehlendes Zeitmanagement scheint menschlich. Die Methode Eat the Frog soll helfen diesen Kreislauf zu beenden. Diese gelingt in folgenden drei Schritten:

• Setzen Sie sich klare Ziele: Was ist Ihr Ziel? Wie gelangen Sie dort hin? Wann wollen Sie es erreichen? Wie messen Sie den Erfolg?
• Identifizieren Sie den dicksten Frosch: Setzen Sie Prioritäten für jede Aufgabe. Welche Aufgabe ist besonders dringend und welche kann eher warten?
• Portionieren Sie den Frosch: gehen Sie die Aufgabe direkt zu Arbeitsbeginn an, bereiten Sie am Tag vorher alles Nötige vor, machen Sie regelmäßig Pausen und belohnen Sie sich auch für die kleinen Erfolge

(Sollten Sie mehr dazu lesen wollen, hier ein ausführlicher Artikel zu Eat That Frog.)

Getting Things Done

Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Methode zur Steigerung der Produktivität. David Allen, ein US-amerikanischer Autor, Berater und Erfinder entwickelte diese Methode. Sie beruht auf dem Fakt, dass unser Gehirn hervorragend darin ist, neue Ideen zu entwickeln. Jedoch scheitert die Erinnerung an der Menge an Informationen. Sobald Sie in ihrem Gedankenfluss gestört werden, vergessen Sie mindestens eine Aufgabe. Was bleibt ist ein ungutes Gefühl.

Bei Getting Things Done sollen Sie sowohl Dinge, Gedanken, Ideen, aber auch Telefonate, E.Mails oder Termine sammeln, um diese dann strukturiert in Handlungen umzuwandeln. Alles erhält einen Kontext und eine Handlungsanleitung. So bringen Sie Struktur in Ihren Alltag und die Arbeit, vergessen weniger Dinge und reduzieren  Stress.

(Möchten Sie noch mehr darüber erfahren? Dann empfehle ich Ihnen diesen Artikel zu Getting Things Done.)

Welche Methode Sie im Homeoffice anwenden liegt ganz bei Ihnen! Am besten Sie finden heraus welche zu Ihrem Arbeitsablauf und Ihren Aufgaben passen.

Welche Methode nutzen Sie, um auch im Homeoffice möglichst produktiv zu arbeiten? Wie stellen Sie sicher, dass Sie auch daheim effektiv agieren können? Wir freuen uns,  Ihre Erfahrungen lesen zu können!

Sophie und das Zenkit Team

Sophie Rudolph Veröffentlicht am 27. Mai 2021, aktualisiert am 1. März 2024 · 5 Min. Lesezeit