offenes Schloss an Tor

Jeder kennt Ihn: Den alteingesessenen Mitarbeiter, der immer meint alles besser zu wissen. Dieser Mitarbeiter, der grundsätzlich etwas gegen alles “Neumodische” hat. Und dieser ist der Überzeugung, dass Projektmanagement und vor allem die dazugehörige Software überbewertet ist. Oder das sich eine Projektmanagement Einführung bei einem kleinen Projekt nicht lohnt und sowieso viel zu viel Bürokratie für das Unternehmen ist. 

 

Mann macht Zeichensprache
Ist eine Projektmanagement Methode wirklich überbewertet? (via Giphy)

 

Eine Projektmanagement Einführung bringt folgende Vorteile mit sich: 

  • deutlich organisiertere Prozesse im Unternehmen
  • mehr Überblick über die Organisation des Projekts
  • schnellere Reaktion auf Veränderungen
  • leicht umsetzbare Integration verschiedener Spezialisten 
  • Einführung einer Software, die Projekte vereinfacht

Grundstein jeder Projektmanagement Einführung: Das Projekt

Was genau wird als Projekt definiert? Ist die Planung des nächsten Geburtstages ein Projekt? Und was ist mit dem Wocheneinkauf?

Nach der DIN-Norm 69 901 Definition ist ein Projekt „ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“. Um diese Aussage verständlicher zu machen, gibt es 7 Merkmale, an denen sich ein Projekt in der Regel erkennen lässt. 

 

  1. Einmaligkeit: Ein Projekt findet in sich nicht wiederholenden Zyklen statt. Es zeichnet sich durch seine Einmaligkeit im Unternehmen aus.
  2. Zielvorgabe: Es gibt ein klares, smartes Ziel, an dessen Erreichung gearbeitet wird.
  3. Zeitliche Begrenzung: Sowohl Anfang als auch Ende des Projekts sind definiert.
  4. Finanzielle Begrenzung: Die Kosten sind kalkuliert und festgelegt.
  5. Personelle Begrenzung: Ein Projekt findet in Teamarbeit und teilweise auch abteilungsübergreifend im Unternehmen statt. Zudem ist natürlich die Anzahl der Mitarbeiter, die an einem Projekt mitarbeiten können, begrenzt.
  6. Komplexität: Diese kann unterschiedlich definiert werden. Beispiele dafür wären eine hohe Anzahl von Mitarbeiter, eine Vielzahl von benötigten Technologien oder risikoreiche Themen.
  7. Projektspezifische Organisation: Es braucht eine eigene, projektspezifische Organisation für die neuen Prozesse des Projekts.

 

Nicht jedes Projekt muss zu 100% jede Vorgabe treffen. Die 7 Merkmale geben lediglich einen groben Rahmen, um zu erkennen, was ein Projekt ist und dadurch einer Projektmanagement Einführung bedarf. Aber auch kann man durch die 7 Merkmale erkennen, was eher eine Aufgabe, ein Prozess oder eine routinierte Methode ist. 

Zurück zu unserem Wocheneinkaufs und Geburtstags-Beispiel. Natürlich ist  Ihr Wocheneinkauf kein Projekt, denn dieses Vorhaben wiederholt sich nicht und muss nicht unbedingt in Teamarbeit erfolgen Auch ist der Wocheneinkauf kein komplexes Vorhaben… zumindest nicht im Sinne der DIN-Norm 69 901. 

Frau mit Einkaufswagen
Wocheneinkauf – Wird hier eine Projektmanagement Methode benötigt? (via Giphy)

 

Sollten Sie jedoch feststellen, dass bei Ihrem Vorhaben eine Projektmanagement Methode oder Software hilfreich für Ihr Unternehmen sein könnte, dann nutzen Sie diese auch, indem  Sie eine Projektmanagement Einführung starten. Denn man sollte jede Methode oder Software zur Organisation der Prozesse nutzen, die zum Erfolg verhelfen kann. 

 

Mit Projektphasen Struktur in das Projekt bringen

Findet eine Projektmanagement Einführung in einem Unternehmen statt, ist es wichtig die einzelnen Projektphasen genauer unter die Lupe zu nehmen.

Ein Projekt besteht aus mehreren Phasen, die es einfacher machen den Überblick über alle Prozesse zu behalten. Auch ist dadurch eine gewisse Rahmenstruktur für die Prozesse vorhanden und die Phasen erleichtern die Organisation im Unternehmen um ein Vielfaches.

 

Team in einem Boot auf dem Wasser
Projektmanagement Einführung klappt am Besten im Team (via unsplash)

 

  1. Projektstart – Vorstellungen des Projektleiters und Auftraggebers werden mit allen Mitarbeitern besprochen. Üblicherweise findet ein Kick-Off Meeting im Unternehmen statt.
  2. Projektplanung – Es wird eine Projektstruktur und ein Ablaufplan zur Organisation benötigt. Zudem sollten Ressourcen wie finanzielle Mittel oder die Anzahl der benötigten Mitarbeiter geklärt werden. Werden nicht alle Prozesse gewissenhaft geplant, führt das zu Verzögerungen und doppelter Bearbeitung von Aufgaben.
  3. Projektdurchführung – Hier fällt die tatsächliche Ausführung und Projektarbeit an und es wird an den Projektzielen gearbeitet.
  4. Projektüberwachung – In dieser Phase sollte das Projekt überprüft und Fortschritte festgehalten werden. Eine Verknüpfung mit der durchführenden Phase ergibt Sinn, da so schnell kleine Fehler bemerkt werden können. Dadurch kann die Organisation der Prozesse schnell angepasst und Fehler beseitigt werden.
  5. Projektabschluss – Der letzte, aber sehr wichtige Punkt ist der Projektabschluss. An dieser Stelle sollte man sich bei dem Projektteam für die harte Arbeit bedanken und auch Erfolge feiern.

Doch wie genau setzt man ein Projekt mit seinen Phasen in einem Unternehmen um? Dafür gibt es verschiedene Methoden. Aber Achtung: nicht jede Methode passt zu jedem Unternehmen. Sie sollten abwägen, was für Sie und Ihr Unternehmen von größter Wichtigkeit ist und wie Ihr Team arbeitet. 

 

Der Methoden-Werkzeugkasten eines Projektleiters 


Das Risiko zu scheitern, sinkt durch eine Projektmanagement Einführung in Ihrem Unternehmen. Daher sollte die richtige Methode vom Projektleiter sorgsam ausgewählt werden. Denn durch die richtige Methode bringen Sie 

  • strukturierte Prozesse 
  • hilfreiche Organisation
  • Zeitersparnis
  • ein wichtiges Hilfsmittel 
  • bei Bedarf eine Software

in Ihr Unternehmen. 

 

Wasserfall Methode

Mann steht vor Wasserfall
Projekte mit einem klar definierten Ablauf abarbeiten (via pixabay.com)

 

Die Wasserfall Methode ist ein Element des traditionellen Projektmanagements. Diese Methode durchläuft nacheinander 4 Schritte: Die Initiierung, die Organisation, die Durchführung und Überwachung des Projekts und den Abschluss.
Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass die Prozesse wasserfallartig von oben nach unten abgearbeitet werden und die Reihenfolge bei dieser Methode strikt eingehalten wird. Dadurch bringt diese Methode zwar wenig Agilität und Freiraum, aber dafür eine hohe Planungssicherheit und viel Organisation in Ihr Unternehmen. 

 

Agile Methode

Die agile Methode basiert auf dem agilen Manifest, welches 2001 geschrieben wurde. Ursprünglich war es dazu gedacht, die Software Entwicklung zu vereinfachen. Agiles Projektmanagement stellt starre Abläufe und klassische Rollenansätze in den Hintergrund und zielt auf eine flexible Organisation und agile Prozesse ab. Wichtig dabei sind offene Kommunikation und flache Hierarchien, um sich jederzeit auf kurzfristige Veränderungen anpassen zu können. 

 

Scrum Methode

Die Scrum Methode zählt zu den agilen Methoden, grenzt sich jedoch durch einige Besonderheiten ab. Beispielsweise durch eine festere Organisation und einen Ablaufplan. Bei der Software Entwicklung, insbesondere beim Programmieren, ist die Scrum Methode sehr beliebt. Denn: Bei dieser Methode können in regelmäßigen Abständen direkt an der Software selbst die Fortschritte gezeigt werden. So kann schnell auf Änderungsvorschläge reagiert werden.

 

Kanban Methode

Die Kanban Methode hilft dabei, den Arbeitsfluss zu visualisieren. Klassischerweise wird ein Kanban Board in drei Spalten unterteilt. Diese heißen To-Do, Doing and Done

 

Besonders praktisch ist ein Kanban Board als Software oder App. Eine Projektmanagement Software lohnt sich bereits ab 3 Personen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Denn mit einer Software ist die Organisation deutlich einfacher zu handhaben und es bedarf weniger Zeitfressern wie Mails oder zusätzliche Aufgabenverteilung.

 Mit einer Software wie Zenkit als Hilfsmittel, kann man nämlich digital alle Aufgaben verschieben, zuweisen und terminieren. Somit braucht es kein zusätzliches Tool und der Blick bleibt aufs Wesentliche gerichtet. Auch sind die Aufgaben von überall aus einzusehen und immer up-to-date. 

Zenkit Kanban Karten
Kanban im Zenkit Style

 

Lean Methode

Eine Art Schlankheitskur für Ihr Projekt. Verschwendung in Bezug auf Zeit oder Ressourcen soll eingedämmt werden und aus Ihrem Unternehmen verschwinden. Dabei werden 3 Arten der Verschwendung unterschieden: 

 

  1. Muda – Aktivitäten oder Prozesse, die keinen Wert schöpfen
  2. Mura – Verluste durch nicht abgestimmte Prozesse
  3. Muri – Verschwendung von Prozessen, wenn diese zu schnell oder zu langsam ablaufen und somit ungleich belastet sind

 

Diese Methode eignet sich dazu, Ihr Unternehmen und seine Prozesse leichter zu organisieren, um langfristig Kosten und Ressourcen zu sparen.

Projektmanagement Einführung leicht gemacht 

 

Albert Einstein Porträt
Einstein und Projektmanagement Einführung? Passt besser zusammen als man denkt! (via Pixabay)

 

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ (Albert Einstein)

 

Genau das sollten auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verstehen. Eine Projektmanagement Einführung bedeutet nicht nur eine Software in Ihrem Unternehmen zu installieren oder ein Handbuch voller Vorlagen und Methoden zu erstellen. Wichtig ist, dass ein Wandel im Unternehmen und ein Umdenken bei der Organisation stattfindet. 

 

Richtig starten 

Zu Beginn einer Projektmanagement Einführung sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen. Fragen wie “Wo stehen wir?” und “Was genau wollen wir?” sollten geklärt werden. Auch ist es wichtig zu wissen, welche Methode zur Organisation benötigt wird und welche die Richtige für Ihr Unternehmen ist. Denn jede Minute, die Sie vorher in die Recherche investieren, wird sich hinterher auszahlen. Zudem sollten Sie überlegen, ob Sie eine Software implementieren möchten und wenn ja, welche. 

 

Sobald Sie meinen die richtige Projektmanagement Methode für Ihr Unternehmen gefunden zu haben, ist es sinnvoll eine Testphase zu durchlaufen. Während dieser Testphase kann die neue Methode auf Herz und Nieren geprüft werden und das Unternehmen merkt, ob Sie zur eigenen Organisation passt. Auch eine passende Software sollte ausprobiert werden. 

Nach der Testphase sollte die Evaluation folgen. Dazu gibt es verschiedene Methoden, wie beispielsweise die Zielscheiben Technik, eine Post-It Wand oder ein Fragebogen. 

 

Ist sie die Eine für mich?

Arielle die Meerjungfrau
Mit der richtigen Projektmanagement Methode geht es leichter von der Hand (via Giphy)

 

Ist die Evaluation positiv und wurde die Methode und die Software, sowie die dadurch entstandene Organisation im Unternehmen, als erfolgreich betrachtet, kann der Übergang in den Projektalltag starten. 

Diese Projektmanagement Einführung wird nicht von heute auf morgen geschehen und benötigt Zeit. Daher sollten Sie für die Implementierung der Software und der Methode genügend Zeit einplanen. Auch eine gewisse Fehlertoleranz kann nicht schaden, denn bei solch einer Umstellung zu einer neuen Organisation läuft sicher nicht alles glatt. 

Beispielsweise kann es sein, dass die Software nicht direkt funktioniert oder die Organisation erst erlernt werden muss. Nicht jedes Unternehmen reagiert gleich und so muss man abwarten, wie die Organisation und die Software tatsächlich im Alltag funktioniert. 

Was Sie zudem nicht vergessen sollten:

 

  • Workshops
  • Schulungen
  • feste Ansprechpartner und Foren

 

Workshops oder Vorträge von Externen bieten eine gute Gelegenheit, um Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Sie geben ein Gefühl der Stabilität während des Umbruchs. In den Workshops kann die neue Methode und Software ausführlich erklärt und jegliche Fragen bezüglich der neuen Organisation, Projektmanagement Einführung oder Software beantwortet werden. 

Schulungen für die Mitarbeiter stellen sicher, dass das Personal auf die Projektmanagement Einführung mit Software vorbereitet ist und nicht ins kalte Wasser geworfen wird. 

Eine Schulung ist eine gute Gelegenheit, um die Mitarbeiter im Unternehmen mit den zugehörigen Prozessen, Methoden und der Software bekannt zu machen. Allerdings reicht es nicht aus, diese nur zu präsentieren. Vielmehr sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, die Software zu benutzen und sich damit vertraut machen. 

Um auszuschließen, dass sich am Ende keiner der Projektbeteiligten so richtig verantwortlich fühlt, sollte ein Ansprechpartner  oder ein dafür zuständiges Team benannt werden. Dieser ist dann die feste Kontaktperson für Fragen rund um das Thema. Daher muss sich dieser bestens mit der Software und der Projektmanagement Methode auskennen.

Foren sind eine gute Austauschmöglichkeit für Mitarbeiter untereinander. Dort können sich diese gegenseitig bei  Problemen mit der Projektmanagement Methode helfen und Tipps austauschen werden. Vielleicht gibt es Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die schon eine Projektmanagement Einführung erlebt haben und sich mit der neuen Methode oder Software gut auskennen. Diese Mitarbeiter können dann ganz leicht anderen weiterhelfen und sich gegenseitig unterstützen. 

 

… 

 

Nutzen Sie eine Projektmanagement Methode in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, mit welcher Methode arbeiten Sie oder Ihr Unternehmen? Haben Sie schon eine Projektmanagement Einführung in Ihrem Unternehmen erlebt? 

 

Wir freuen uns wie immer, von Ihnen zu hören.

Bis bald!

Luisa & das Zenkit Team