Die 5 Projektmanagement-Phasen im detailierten Überblick!

Sei es das Bauen eines Baumhauses oder das Konstruieren eines Wolkenkratzers – Ein umfassendes Verständnis des Projektmanagement-Lebenszyklus ist entscheidend für den Erfolg.

Die Phasen des Projektmanagements – meist fünf an der Zahl, wie im PMBOK Guide des Project Management Institute beschrieben – bieten eine strukturierte Vorgehensweise, die von der Initiierung bis zum Abschluss eines Projekts reicht.

Diese Struktur hilft nicht nur bei der Organisation und Optimierung interner Prozesse mithilfe von Projektmanagement-Software, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die Effektivität der Projekte zu messen und das Team effizient zu führen.

Die korrekte Anwendung dieser Projektmanagement-Phasen kann das Risiko während der Durchführung minimieren, den Überblick über die Aufgaben bewahren und Chaos vermeiden, indem klare Kommunikationslinien und spezifische Meilensteine festgelegt werden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die folgenden fünf Projektmanagement-Phasen im Detail vor und verraten, wie Sie diese geschickt in ihrem Projekt einsetzen und was es für Projektleiter in jeder Projektmanagement-Phase zu beachten gibt. 

Diese spannenden Erkenntnisse erwarten Sie: 

✅ Ein detailierter Überblick der 5 Projektmanagement-Phasen

✅ Ansätze zur Umsetzung der einzelnen Phasen

✅ Ein Beispiel der praktischen Anwendung mit einem Gantt-Chart

Projektmanagement-Phase 1 (Projektstart): Grundstein legen für den Projekterfolg

Beginnend mit der ersten Phase, dem Projektstart, legen wir den Grundstein für den Projekterfolg.

Definition der Projektziele

Die präzise Definition der Projektziele ist der erste und vielleicht wichtigste Schritt in der Projektplanung. Eine klare Zielsetzung stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben und entsprechend handeln können.

Tipps zur Formulierung von SMART-Zielen

SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Hier sind einige Tipps zur Formulierung dieser Ziele:

1. Spezifisch: Definieren Sie Ziele konkret und klar.
2. Messbar: Bestimmen Sie Kriterien, mit denen Sie den Fortschritt und Erfolg messen können.
3. Erreichbar: Setzen Sie realistische Ziele, die mit den verfügbaren Ressourcen erreichbar sind.
4. Relevant: Die Ziele sollten direkt zur Vision und Mission des Unternehmens beitragen.
5. Zeitgebunden: Legen Sie eine klare Frist fest, bis wann das Ziel erreicht werden sollte.

Stakeholder-Identifikation und -Engagement

Nachdem die Ziele festgelegt sind, ist der nächste Schritt, die Schlüsselpersonen und -gruppen zu identifizieren die Einfluss auf, oder Interesse am Projekt haben könnten. Diese Stakeholder frühzeitig einzubinden, ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf des Projekts.

Zu den häufigsten Stakeholdern gehören:

• Auftraggeber und Sponsoren
• Kunden und Endnutzer
• Projektteammitglieder
• Unternehmensleitung
• Lieferanten und Dienstleister

Für einen reibungslosen Ablauf des Projektes ist es wichtig die Stakeholder effektiv in den Prozess einzubeziehen. Dies ist möglich durch:

• Regelmäßige Updates: Halten Sie Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden.
• Feedbackschleifen: Ermöglichen Sie es Stakeholdern, Feedback zu geben, welches in die Planung einfließen kann.
• Einsatz von Engagement-Tools: Nutzen Sie Plattformen zur Zusammenarbeit.

Aufbau des Projektteams

Sind die Ziele definiert und die Stakeholder eingebunden, muss das Projektteam zusammengestellt werden. Die Auswahl der richtigen Personen für die Projektarbeit ist ein kritischer Schritt, der den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst.

Im Projektteam sind typischerweise folgende Rollen vertreten:

• Projektleiter: Verantwortlich für die Gesamtleitung des Projekts.
• Business Analyst: Erhebt und spezifiziert Anforderungen.
• Technische Experten: Fachleute für technische Lösungen.
• Qualitätsmanager: Stellt sicher, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.

Damit die Zusammenstellung des Teams nicht nur schlüssig, sondern auch effektiv ist, erfordert es unteranderem Folgendes:

• Kompetenzorientierte Auswahl: Wählen Sie Teammitglieder basierend auf ihren Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Diversität: Ein vielfältiges Team kann innovative Lösungen bieten.
• Teamdynamik: Achten Sie auf eine positive und produktive Teamdynamik.

Projektstartdokumentation und Kickoff

Mit einem kompetenten Team an der Seite ist der nächste Schritt die formale Initiierung des Projekts durch die Erstellung eines Projektstartdokuments und die Durchführung einer Kickoff-Veranstaltung. Diese dienen dazu, alle Beteiligten auf das gemeinsame Ziel einzuschwören.

Ein Projektstartdokument sollte Folgendes beinhalten:

• Projektziele
• Rahmenbedingungen und Einschränkungen
• Ressourcenplan
• Zeitplan

Das Projektstartdokument ist nicht nur eine Ansammlung an Blättern, die in einem Regal verstauben. Es wird in einem Kickoff-Meeting dem gesamten Projektteam vorgestellt. Dabei sollte es:

• Alle Schlüsselpersonen einbeziehen: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Stakeholder anwesend sind.
• Klarheit schaffen: Erörtern Sie die Ziele, den Zeitplan und die Erwartungen an das Projekt.
• Motivation fördern: Nutzen Sie die Gelegenheit, um das Team zu motivieren und die Bedeutung des Projekts zu unterstreichen.

Projektmanagement-Phase 2 (Projektplanung): Gut geplant ist halb gewonnen

Die zweite Phase des Projektmanagements ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Eine gründliche Planung setzt die Weichen für eine effiziente Durchführung und hilft, unerwartete Herausforderungen zu bewältigen. In dieser Phase werden die Grundlagen für den gesamten Projektverlauf gelegt.

Entwicklung des Projektplans

Der Projektplan ist das Herzstück einer jeden Projektplanung. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten eine einheitliche Sicht auf das Projekt haben und fördert das gemeinsame Verständnis der Projektziele und -abläufe.

Ein effektiver Projektplan sollte mehrere Kernbereiche abdecken:

• Ziele und Scope: Klare Definition, was das Projekt erreichen soll (siehe SMART-Ziele) und welche Anforderungen zu erfüllen sind.
• Zeitplan: Detaillierte Aufschlüsselung der Zeitachse für alle Phasen und Aufgaben des Projekts.
• Milestones: Wichtige Zwischenziele, die den Fortschritt markieren.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.
• Kommunikationsplan: Festlegung der Kommunikationswege und -frequenz, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Ressourcen- und Budgetplanung

Nachdem der Rahmen des Projekts definiert wurde, ist es entscheidend, sich der Planung von Ressourcen und Budgets zu widmen. Diese Komponenten sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen finanziellen Grenzen bleibt und alle benötigten Mittel zur Verfügung stehen.

Eine effektive Ressourcen- und Budgetplanung erfordert:

• Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertung der finanziellen Machbarkeit des Projekts.
• Ressourcenzuweisung: Zuordnung von Personal, Material und Ausrüstung, die für die Projektphasen benötigt werden.
• Budgetüberwachung: Regelmäßige Überprüfung der Ausgaben im Verhältnis zum geplanten Budget.

Dabei kann es zu häufigen Fehlern kommen, welche vermieden werden müssen. Einige davon sind:

• Unterschätzung der Kosten: Realistische Kostenvoranschläge sind essentiell, um nicht das Budget zu sprengen.
• Überbuchung von Ressourcen: Sicherstellen, dass keine Ressourcen überbeansprucht werden, um Übermüdung und Ineffizienz zu vermeiden.
• Fehlende Flexibilität im Budget: Ein gewisser Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben sollte immer eingeplant werden.

Risikomanagement

Nachdem die Ressourcen und das Budget festgelegt wurden, sollte der nächste Schritt das Risikomanagement sein. Risikomanagement dient dazu, potenzielle Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und effektive Gegenmaßnahmen zu entwickeln.

Risikomanagement beginnt mit der Identifikation potenzieller Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Dies kann durch Brainstorming-Sitzungen, Experteninterviews oder SWOT-Analysen erfolgen. Jedes Risiko wird dann nach seiner Wahrscheinlichkeit und den möglichen Auswirkungen bewertet.

Ein guter Risikomanagementplan umfasst dabei im besten Fall das Folgende:

• Maßnahmen zur Risikominimierung: Strategien, um die identifizierten Risiken zu minimieren oder ganz zu vermeiden.
• Notfallpläne: Vorbereitete Antworten auf potenzielle Probleme, um schnelle Reaktionen zu ermöglichen.
• Überwachungsprozesse: Regelmäßige Überprüfung der Risikolandschaft, um neue Risiken frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren.

Projektmanagement-Phase 3 (Projektdurchführung): Den Plan umsetzen

Projektdurchführung und Teammanagement

Effektive Teamführung und Kommunikation sind die Säulen, auf denen der Erfolg eines Projekts ruht. Um ein Projektteam effektiv zu leiten, sollten Projektmanager folgende Techniken berücksichtigen:

• Regelmäßige Meetings: Halten Sie regelmäßige Statusbesprechungen ab, um Fortschritte zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Offene Kommunikationskanäle: Fördern Sie eine offene Kommunikationskultur, in der Teammitglieder Bedenken und Ideen frei äußern können.
• Konfliktmanagement: Entwickeln Sie Strategien zur effektiven Bewältigung von Konflikten innerhalb des Teams, um eine positive Arbeitsumgebung zu erhalten.

Qualitätssicherung und Meilensteine

Qualitätssicherung ist ein fortlaufender Prozess, der sicherstellt, dass das Projekt den festgelegten Anforderungen und definierten Standards entspricht. Einige Schlüsselstrategien umfassen:

• Einrichtung von Qualitätskontrollmechanismen: Implementieren Sie regelmäßige Qualitätsüberprüfungen und Audits.
• Feedbackschleifen: Nutzen Sie Feedback von Stakeholdern und Teammitgliedern, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
• Anpassung an Best Practices: Orientieren Sie sich an Branchenstandards und Best Practices, um die Qualität zu gewährleisten.

Projektkrisen sind unvermeidlich, aber ihre Handhabung kann den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern eines Projekts bedeuten. Wichtige Aspekte hierbei sind:

• Risikomanagementplanung: Identifizieren Sie potenzielle Risiken frühzeitig und entwickeln Sie Pläne zu deren Mitigation.
• Schnelle Reaktionsfähigkeit: Seien Sie bereit, schnell auf unerwartete Probleme zu reagieren, um den Schaden zu minimieren.
• Lernbereitschaft aus Fehlern: Analysieren Sie jede Krise, um daraus zu lernen und zukünftige Vorfälle zu vermeiden.

Projektmanagement-Phase 4 (Projektüberwachung): Fortschritte festhalten

Projektüberwachung ist eine entscheidende Phase im Projektmanagement, da sie sicherstellt, dass das Projekt gemäß dem Plan fortschreitet und etwaige Abweichungen rechtzeitig erkannt und adressiert werden. Diese Phase umfasst zwei Hauptbereiche: Tracking und Reporting sowie Change Management.

Tracking und Reporting

Um den Überblick über den Fortschritt eines Projekts zu behalten, können verschiedene Methoden eingesetzt werden:

• Zeitbasierte Tracking-Systeme: Diese Systeme verfolgen, wie viel Zeit für spezifische Aufgaben aufgewendet wird und vergleichen dies mit den ursprünglichen Schätzungen. Dies hilft dabei, zu erkennen, ob das Projekt im Zeitplan liegt.
• Meilenstein-Trendanalysen: Dabei werden kritische Punkte im Projektverlauf, sogenannte Meilensteine, überwacht. Verschiebungen bei diesen Meilensteinen können frühzeitig aufzeigen, dass Korrekturen notwendig sind.
• Earned Value Management (EVM): Diese Technik kombiniert Kosten- und Zeitplanüberwachung, um den aktuellen Wert der geleisteten Arbeit zu bewerten. Sie ermöglicht eine integrierte Sicht auf Kosten- und Zeitabweichungen.

Dafür werden Fortschrittsberichte verwendet, welche eine essenzielle Rolle im Projektmanagement einnehmen. Sie beinhalten kritische Informationen wie:

• Statusübersicht: Zeigt den aktuellen Stand aller Schlüsselaufgaben und Meilensteine.
• Ressourcennutzung: Gibt Auskunft darüber, wie Ressourcen bislang genutzt wurden und hilft, zukünftige Ressourcenbedarfe zu prognostizieren.
• Risikomanagement: Berichtet über identifizierte Risiken und deren Handhabung.

Diese Berichte sollten regelmäßig und in verständlicher Form an alle Stakeholder kommuniziert werden, um Transparenz und Engagement zu fördern.

Change Management

Die gewonnenen Einblicke aus dem Tracking und Reporting ermöglichen es dem Projektteam, fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesondere wenn es um die Handhabung von Änderungen geht. Hier setzt das Change Management an, um sicherzustellen, dass das Projekt flexibel und reaktionsfähig bleibt.

Änderungsanforderungen sind in fast jedem Projekt eine Realität und müssen effektiv verwaltet werden. Folgende Schritte sind dabei entscheidend:

• Erfassung und Dokumentation: Jede Änderungsanforderung sollte formal erfasst und dokumentiert werden.
• Bewertung der Auswirkungen: Es muss analysiert werden, welche Auswirkungen die Änderung auf den Zeitplan, die Kosten und die Ressourcen hat.
• Genehmigungsprozess: Änderungen sollten einem festgelegten Genehmigungsprozess unterliegen, um sicherzustellen, dass sie notwendig und realisierbar sind.

Wenn Änderungen genehmigt werden, muss der Projektplan entsprechend angepasst werden. Dies beinhaltet:

• Anpassung der Zeitpläne: Zeitpläne müssen oft neu arrangiert werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
• Neuzuweisung von Ressourcen: Ressourcen können neu zugeordnet werden müssen, um Prioritäten der Änderungsanforderungen zu entsprechen.
• Kommunikation an Stakeholder: Alle Beteiligten müssen über die Änderungen und deren Auswirkungen informiert werden.

Projektmanagement-Phase 5 (Projektabschluss): Erfolge feiern und Danke sagen

Der Projektabschluss ist eine oft unterschätzte, jedoch wesentliche Phase im Projektmanagement. Diese Phase markiert nicht nur das Ende der praktischen Arbeit, sondern bietet auch die Gelegenheit, den Erfolg zu feiern, das Team zu würdigen und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu sammeln. Ein strukturierter Abschluss sichert die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Abschlussprozeduren

Der formale Abschluss des Projekts umfasst eine Reihe von Schritten, die sicherstellen, dass alle Projektelemente vollständig und zur Zufriedenheit aller Stakeholder abgeschlossen wurden:

• Abschlussmeetings: Organisieren Sie abschließende Besprechungen mit dem Team und den Stakeholdern, um das Projekt offiziell zu beenden.
  • Stakeholder-Feedback: Sammeln Sie Feedback von Stakeholdern, um deren Zufriedenheit mit dem Ergebnis und dem Prozess zu bewerten.
• Finalisierung der Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle Projektunterlagen vollständig sind und ordnungsgemäß archiviert werden.
• Erfolgskontrolle: Vergleichen Sie die tatsächlichen Projektergebnisse mit den ursprünglichen Zielen, um den Erfolg zu bewerten.
• Freigabe der Ressourcen: Ordnen Sie die Freigabe von Projektressourcen an, einschließlich der Freistellung des Teams für neue Aufgaben.

Lernen aus dem Projekt

Ein gründlicher Review-Prozess hilft, wertvolle Einblicke zu gewinnen und wiederkehrende Fehler in zukünftigen Projekten zu vermeiden. Dabei können folgende Methoden zur Durchführung einer Post-Mortem-Analyse von Nutzen sein:

• Workshops: Organisieren Sie Workshops, in denen Teammitglieder offen diskutieren können, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.
• Umfragen und Fragebögen: Nutzen Sie anonyme Umfragen, um ehrliches Feedback zu sammeln.
• Erstellung eines Lessons-Learned-Dokuments: Fassen Sie alle wichtigen Erkenntnisse in einem Dokument zusammen, das für zukünftige Projekte zugänglich gemacht wird.
• Teilen der Erkenntnisse: Stellen Sie sicher, dass die gesammelten Lessons Learned innerhalb der Organisation geteilt werden, um das Wissen zu verbreiten.

Feiern des Erfolgs

Die Anerkennung und Würdigung der Leistungen des Teams ist ein kritischer Aspekt, der oft über den langfristigen Erfolg eines Teams entscheidet. Folgende Abschlussveranstaltungen führen zu Motivation und Wertschätzung unter den Mitarbeitern:

• Gemeinsames Abendessen oder Team-Event: Organisieren Sie ein entspanntes Beisammensein, um die erreichten Erfolge zu feiern.
• Verleihung von Auszeichnungen: Erwägen Sie, besondere Leistungen einzelner Teammitglieder durch Auszeichnungen zu ehren.

Die 5 Projektmanagement-Phasen in einem Gantt-Chart abbilden

Die 5 Projektmanagement-Phasen nach PMBOK bieten ein übersichtliches Grundgerüst. Darüber hinaus unterteilt sich jede einzelne Phase jedoch in vielschichtige und komplexe Unterschritte -und aufgaben. Um dabei die Übersicht zu behalten und das „Große Ganze“ nicht aus den Augen zu verlieren, eignet sich vor allem die Verwendung von Gantt-Diagrammen.

Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich vor allem folgende Schlüsselfunktionen abbilden:

• Aufgaben-Abhängigkeiten: Stellen die Beziehungen zwischen verschiedenen Projektaufgaben dar. Sie zeigen, wie Aufgaben zeitlich und logisch miteinander verbunden sind, sodass das Starten oder Beenden einer Aufgabe direkte Auswirkungen auf den Beginn einer anderen hat. Zum Beispiel kann eine nachfolgende Aufgabe erst beginnen, wenn eine vorherige abgeschlossen ist.
• Lag- und Lead-Zeiten: Definieren den zeitlichen Versatz zwischen aufeinanderfolgenden Aufgaben. Ein Lag bezeichnet eine Verzögerung, d.h., eine Aufgabe kann erst eine bestimmte Zeit nach Abschluss der vorherigen Aufgabe beginnen. Ein Lead hingegen bedeutet, dass eine Aufgabe bereits vor dem vollständigen Abschluss der vorherigen Aufgabe gestartet werden kann, wodurch sich die Gesamtprojektdauer verkürzen lässt.
• Kritische Pfade: Identifiziert die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben, die die Mindestdauer des gesamten Projekts bestimmt. Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben keine Pufferzeit – jede Verzögerung in einer dieser Aufgaben führt direkt zu einer Verlängerung des Projekts.
• Meilensteine: Markieren wichtige Ereignisse oder Ziele im Projektverlauf, die keine eigene Dauer haben, aber den Abschluss bedeutender Projektphasen darstellen. Sie dienen als Checkpunkte, die den Fortschritt des Projekts sichtbar machen und oft als Anlass für Reviews oder Entscheidungsfindungen innerhalb des Projekts genutzt werden.

Mit dem Gantt-Chart ist es möglich, jede einzelne Projektmanagement-Phase direkt innerhalb des Tools umzusetzen:

1. Projektstart: Im Gantt-Diagramm wird der Projektbeginn durch das Setzen des Startdatums markiert. Hier können bereits wichtige Meilensteine wie die Projektgenehmigung und der Kick-off eingetragen werden. Die Teammitglieder und ihre Rollen werden definiert und als Ressourcen dem Projekt hinzugefügt, um Verantwortlichkeiten klar zu kommunizieren.
2. Projektplanung: In der Planungsphase werden die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben des Projekts direkt im Gantt-Diagramm angelegt. Jede Aufgabe erhält ein Start- und Enddatum, und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben werden festgelegt, um die Reihenfolge der Durchführung zu visualisieren. Ressourcen werden den Aufgaben zugeordnet, und Zeitpuffer für unvorhergesehene Verzögerungen werden eingeplant.
3. Projektdurchführung: Im Gantt-Diagramm können die Fortschritte jeder Aufgabe aktualisiert werden. Hier ist es möglich, den Status von Aufgaben als „gestartet“, „in Bearbeitung“ oder „abgeschlossen“ zu markieren. Dies gibt einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und hilft, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.
4. Projektüberwachung: Projektmanager können im Gantt-Diagramm mithilfe der Reports den Fortschritt mit den ursprünglichen Plänen vergleichen. Zeitliche Abweichungen und Ressourcenengpässe werden sichtbar gemacht. Durch Anpassen der Zeitleisten oder Ressourcenzuweisungen können proaktiv Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder in die geplanten Bahnen zu lenken.
5. Projektabschluss: Wird gewissenhaft und aktuell mit dem Gantt-Diagramm gearbeitet, ist der Status aller Aufgaben und Unterprojekte durchwegs einsehbar. Sind alle Abhängigkeiten erledigt, alle Aufgaben abgeschlossen und alle notwendigen Daten hinterlegt, so ist das Gesamtprojekt abgeschlossen.

Passt die PMBOK Methode zu Ihrem Projekt?

Werden Projekte nach PMBOK in fünf Projektmanagement-Phasen unterteilt, lassen sie sich sinnvoll strukturieren.

Dank der Unterteilung in die Projektmanagement-Phasen wirken komplexe Projekte übersichtlicher und machbarer. Diese Einteilung können Sie sich zu Nutze machen, um einen leichteren Einstieg in das Projekt zu bekommen.

Zudem erleichtert es die Orientierung während der Projektdurchführung.

Wie ist Ihre Erfahrung mit PMBOK und dessen Projektmanagement-Phasen-Modell? Welche Hindernisse ließen sich dadurch beseitigen und welchen Schwierigkeiten standen Sie gegenüber?

Wir freuen uns von Ihnen zu hören

Bis bald 

Luisa & das Zenkit Team 

Luisa Koch Online-Medien Expertin & Food Lover. Veröffentlicht am 13. Mai 2024 · 8 Min. Lesezeit