Die Vorteile von Projektmanagement Software [2024]

Die Fähigkeit ein perfektes Gleichgewicht zwischen Teamproduktivität und Projektmanagement zu finden, ist für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend. Zudem ist durch den Anstieg von Fernarbeit ausschlaggebend, die Möglichkeit zu haben, sich mit den Teams aus der Ferne zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Alle Projektfunktionen müssen auch außerhalb des Büros und von allen anderen Teammitgliedern effektiv und effizient durchgeführt werden können.

Wenn grundlegende Projektfunktionen wie die Nachverfolgung von Ergebnissen, die Verwaltung von Ressourcen, Zeit und Budgets und die Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teams nicht verfügbar sind, kann dies zu Frustration führen. Dies hat unweigerlich eine geringere Produktivität und eine höhere Fluktuation im Team zur Folge.

Eines der effektivsten Werkzeuge um den Übergang in den Online-Bereich leichter zu bewältigen, ist eine Projektmanagement Software. Diese Art von SaaS-Produkten hilft Projektmanagern nicht nur bei der Verwaltung und Verfolgung ihrer Teams, sondern stellt auch sicher, dass das gesamte Team während des gesamten Lebenszyklus des Projekts auf demselben Stand der Dinge ist. In diesem Artikel lernen Sie was Projektmanagement und Projektmanagement Software ist, aber vor allem, welche Vorteile eine Projektmanagement Software mit sich bringt.

Was ist Projektmanagement?

Laut dem Project Management Institute (PMI) ist Projektmanagement „die Anwendung von spezifischem Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken, um Menschen etwas Wertvolles zu liefern“.

Die Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile des Projektmanagements sind so gut wie unbegrenzt und können vom Bau eines neuen Gebäudes bis hin zur Expansion eines Unternehmens in einen neuen Markt reichen.

Einfach ausgedrückt sind alle Projekte kurzfristige Bemühungen, einen Wert zu schaffen, indem ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis produziert wird. Jedes Projekt hat einen Anfangs- und einen Endtermin sowie ein Team, ein Budget, einen Zeitplan und Projekterwartungen, die erfüllt werden müssen. Das Projektmanagement verwaltet diese Bereiche, um sicherzustellen, dass ein Projekt die Erwartungen erfüllt und die internen Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen.

Die folgenden Elemente werden als die grundlegenden Elemente des Projektmanagements und eines jeden Projekts angesehen:

Ressourcen
Zeit

Geld
Umfang

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Der Projektmanagement Prozess

Der Projektmanagementprozess gliedert sich in fünf Hauptphasen:

Projektstart
Projektplanung
Projektdurchführung
Projektüberwachung
Projektabschluss

1. Projektstart

Was sollten Sie in der Startphase eines Projekts berücksichtigen?

Ermitteln Sie die Anforderungen und Ziele der Organisation.
Bewerten Sie die bisher durchgeführten oder aufrechterhaltenen Maßnahmen.

Führen Sie eine Kostenkalkulationen durch und erstellen Sie das Budget.
Erstellen Sie einen Zeitplan.
Definieren Sie die Aufgabentabelle und das Produkt.
Definieren Sie den Prozess der Dokumentation.

2. Projektplanung

Was sollten Sie in der Planungsphase eines Projekts berücksichtigen?

Stellen Sie das Planungsteam zusammen.
Entscheiden Sie, wie geplant werden soll.
Bestimmen/Definieren Sie den Projektumfang.
Schätzen Sie die für das Projekt erforderlichen Ressourcen.
Erstellen Sie einen Zeit- und Kostenvoranschlag für die durchzuführenden Arbeiten.
Führen Sie eine Risikobeurteilung für eventuell auftretende Probleme durch.
Planen Sie das Krisenmanagement für die Risikoplanung und mögliche Probleme.
Holen Sie die behördlichen Genehmigungen für die Durchführung des Projekts ein.

3. Projektdurchführung

Was sollten Sie während der Durchführungsphase eines Projekts beachten?

Bemühen Sie sich darum, die im Projektmanagementplan festgelegten Ziele zu erreichen.
Stellen Sie sicher, dass das Projekt mit dem Managementplan übereinstimmt, in dem MitarbeiterInnen und Ressourcen koordiniert werden.

4. Projektüberwachung

Was sollten Sie in der Überwachungs- und Kontrollphase eines Projekts berücksichtigen?

Stellen Sie fest, inwieweit die Arbeit am Projekt abgeschlossen ist.
Korrigieren Sie alle Probleme, die auftreten können.
Prüfen Sie die finanziellen Details in Verbindung mit dem Methodenplan.
Behalten Sie das Projektbudget und den Zeitplan im Auge.

5. Projektabschluss

Was sollten Sie während der Abschlussphase eines Projekts beachten?

Bereiten Sie den administrativen Abschluss des Projekts vor und führen Sie diesen durch.
Schließen Sie die Verträge ab, indem Sie die Kontrolle des Kaufvertrags sicherstellen.
Erstellen Sie ein Dokument über die Abschlussbewertung des betreffenden Projekts.

Erfahren Sie noch mehr über die verschiedenen Projektphasen in unserem Artikel In fünf Projektmanagement Phasen zum Erfolg – Wir zeigen Ihnen wie!.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software wurde entwickelt, um die Arbeitsabläufe eines Teams, das an einem Projekt arbeitet, zu erleichtern. Diese Software eignet sich sowohl für kleine Start-up-Teams als auch für große Organisationsteams, die auf verschiedenen Ebenen arbeiten. Sie eignet sich auch für jede Projektmanagement-Methode, wie z. B. Scrum und Agile Methoden. Je nach den Bedürfnissen des Projektteams kann die Software eine Vielzahl von Funktionen erfüllen. Zu den grundlegenden Anforderungen gehören jedoch die Unabhängigkeit von Aufgaben, die Möglichkeit, Aufgaben (neu) zuzuweisen, die einfache Verfolgung von Fristen und Projektfortschritten sowie die Verwaltung aller Aspekte (vom Projekt bis zum Team selbst) von einem zentralen Ort aus.

Projektmanagement Software kann in jedem Unternehmen eingesetzt werden, um bestimmte Aufgaben mit bestimmten Projekten zu verknüpfen. Die Software erleichtert die Erstellung von Zeitplänen, Produktivitätsanalysen und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern durch die Verknüpfung dieser Aufgaben.

Aber: Projektmanagement Software und Aufgabenmanagement-Software ist nicht dasselbe. Im Gegensatz zum Projektmanagement ist das Aufgabenmanagement während der Projektentwicklung nicht allumfassend. Stattdessen arbeitet es auf einer kleineren Plattform, teilt Komponenten innerhalb eines Projekts auf, umreißt einzelne Aufgaben, ermöglicht Selbstmanagement und weist Fristen zu.

Die Vorteile von Projektmanagement Software

1. Erhöhte Produktivität

Ein wesentlicher Vorteil von Projektmanagement Software ist die Verbesserung der Entscheidungsfindung und der gesamten Projektproduktivität. Es ist viel einfacher, schnelle fundierte Entscheidungen zu treffen, da alle wichtigen Details an einem zentralen Ort verfügbar sind.

2. Effektive Risikominderung

Ein Projektmanager muss immer zwei oder drei Schritte im Voraus denken, um die Entwicklung eines Projekts so effektiv wie möglich zu gestalten. Wenn Sie voraussehen, was schief gehen könnte, ist es viel einfacher, wirksame Lösungen zur Behebung von Engpässen zu implementieren, bevor sie auftreten.

Sie als Projektmanager können mit Hilfe von Projektplanungssoftware Ihre Strategien zur Risikominderung verbessern und alle verfügbaren Ressourcen nutzen, um wirksame Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Folglich wird die Software zur Verbesserung der Gesamtprojekt- und Teameffizienz eingesetzt und ermöglicht es Ihnen, die verfügbaren Ressourcen erfolgreich zuzuweisen, um mögliche Projektrisiken zu vermeiden.

3. Verbesserte Planung und Terminierung

Es lässt sich nicht bestreiten, dass ein gut durchdachter Projektplan und eine Work Breakdown Structure (WBS) das Fundament eines jeden erfolgreichen Projekts sind. Daher enthält jede effektive Projektmanagement Software Funktionen, die bei der Projektplanung und -terminierung helfen. Die Software bietet auch Zugriff auf frühere Erfahrungen und Erkenntnisse, sodass die Projektteams auf der Grundlage früherer Projekte die beste Vorgehensweise bestimmen können.

Diese Software ermöglicht auch die Erstellung eines Managementplans und die Priorisierung von Projektaufgaben aus der Sicht eines Projektmanagers. Aufgaben wie die Zuweisung von Ressourcen, die Identifizierung von Abhängigkeiten, die Festlegung von Terminen und Meilensteinen sowie die Erstellung von Projektleistungen können schnell erledigt werden.

4. Cloud-basierte Lösungen

Cloud-basierte Dienste sind einer der am schnellsten voranschreitende Vorteile von Projektmanagement Software. Da Projektteams immer größer werden und die Arbeit an entfernten Standorten immer mehr zur Norm wird, ist eine verbesserte Zusammenarbeit im Team erforderlich. Cloud-basierte Technologie ermöglicht eine nahtlose globale Zusammenarbeit, ist einfach zu implementieren und erlaubt eine größere Flexibilität und Skalierbarkeit.

5. Zentralisierte Arbeitsabläufe

Projektmanagement Software zentralisiert verschieas sidene Projektfunktionen, sodass alles, was für die Entwicklung des Projekts erforderlich ist, unter einem Dach verfügbar ist. Es ist nicht mehr notwendig, eine Vielzahl von Tools und Anwendungen für Kommunikation, Aufgabenmanagement, Dateiaustausch, Wissenserfassung usw. zu verwenden. Stattdessen bietet die Projektmanagement Software eine effizientere Möglichkeit, alles zu verwalten. Auf diese Weise wird weniger Zeit mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen verbracht, und es bleibt mehr Zeit für das Projekt selbst.

6. Verbesserte Teamzusammenarbeit

Die Kommunikation ist vielleicht der wichtigste Aspekt des Projektmanagements. Alle Beteiligten müssen unabhängig von Status und Ebene jederzeit auf dem gleichen Stand sein. Wenn sich Projektteams aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen zusammensetzen, kann es außerdem schwierig sein, regelmäßig an Besprechungen teilzunehmen und auf dem Laufenden zu bleiben, da jeder unterschiedliche Aufgaben zu erledigen hat. Diese Kommunikationslücke kann zu unnötigen Projektverzögerungen und -problemen führen, die wiederum einen verschwenderischen Umgang mit Ressourcen und ineffiziente Sprints zur Folge haben.

Mit einer effektiven Projektmanagement Software ist es einfacher, mit den richtigen Personen, im richtigen Projekt, zur richtigen Zeit zu kommunizieren. Eine solche Software macht die Zusammenarbeit von Projektteams leichter zugänglich. Teams können wichtige Dateien und Einblicke, wie z. B. den Projektfortschritt und den Teamstatus, gemeinsam nutzen.

7. Teams rechenschaftspflichtig halten

Die Produktivität eines Teams hängt stark davon ab, wer für was zuständig ist. Wenn Teammitglieder Projektmanagement Software für die Zusammenarbeit nutzen, wird die Aufgabenverfolgung einfacher. Das Team kann über seine Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden, ohne dass es zusätzliche Anstrengungen unternehmen muss, um den Überblick zu behalten, wer was tut. Sie kennen die Fristen, die Gesamterwartungen und den Status ihrer Fortschritte bei der Erreichung der gesetzten Ziele und Meilensteine. Außerdem können Sie als Projektmanager Aufgaben zuweisen und Fristen setzen, um Ihren Teammitgliedern für die Erledigung der Aufgaben die Verantwortung zu übertragen.

8. Verwaltung der Dokumentation

Jedes Projekt erfordert die Verwaltung von Projektdokumenten. Berichte, Projektpläne und Dateien, die sich auf bestimmte Aufgaben beziehen, sind alles Beispiele für solche Dokumente. Der Einsatz von Projektmanagement Software stellt sicher, dass die Dokumentation leicht zu lesen, gut organisiert und genau ist und leicht mit den Teammitgliedern geteilt werden kann.

9. Fernarbeit

Die Vorteile des Projektsoftware-Managements für die Fernarbeit waren noch nie so offensichtlich wie während der weltweiten Covid-19-Pandemie. In dem Maße wie Unternehmen ihre Teams und Projekte online verlagern, wird deutlich, dass Projekte nicht mehr an einen physischen Ort wie das Büro gebunden sind. Da die Projektteams mehr denn je über die ganze Welt verstreut sind, kann es schwierig sein, sie effektiv zu verwalten.

Projektmanagement Software erleichtert jedoch die Verwaltung von Remote-Projekten, indem sie Projektmanagern die Tools an die Hand gibt, die Sie benötigen, um sowohl Ihr Projekt als auch Ihr Team aus der Ferne effektiv zu leiten.

10. Effektive Teambesprechungen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Projektteambesprechungen klar, zeiteffizient und projekteffektiv sind. Die Teammitglieder können ein Meeting nicht mit dem einzigen Gedanken verlassen: „Das hätte auch eine E-Mail sein können.“

Mit Projektmanagement Software ist es möglich, Teambesprechungen mit einer klaren Tagesordnung und dem gewünschten Ergebnis zu planen. Darüber hinaus können Manager grundlegende Besprechungsfunktionen wie Besprechungsprotokolle und Nachbesprechungen einbinden, um den Projektablauf weiter zu optimieren. Bei der Arbeit an einem Projekt müssen sich die Teams über die Ziele der Besprechung im Klaren sein. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Besprechungen immer einen Zweck für die Entwicklung des Projekts erfüllen und einen Mehrwert für die Projektmitarbeiter darstellen.

11. Leichterer Dateizugriff und gemeinsame Nutzung

Es ist notwendig, wichtige Dateien gemeinsam zu nutzen und sicheren Zugriff darauf zu haben. In dieser Hinsicht sind Projektmanagement Softwarelösungen äußerst nützlich. Sie bieten den Benutzern die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, Feedback zu geben und Anmerkungen zu machen. Eine solche Software führt auch ein Protokoll, um die Projekttransparenz unter den Teammitgliedern mit allen Änderungen zu gewährleisten.

12. Leichteres On-Boarding

Die Komplexität und Dauer von Projekten kann es erschweren, neue Teammitglieder zu integrieren. Mit einer Projektmanagement Software ist es weniger mühsam, neue Mitglieder schnell in das Projekt einzubinden und sie den entsprechenden Ressourcen zuzuweisen. Diese Software erleichtert den Zugriff auf Projektprotokolle und bietet einen schnellen Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und Ziele.

13. Effektive Budgetverfolgung

Die Verwaltung der Kosten und die Einhaltung des Budgets kann schwierig sein. Wenn ein Projekt das Budget überschreitet, kann dies Auswirkungen auf nachfolgende Projekte haben und alles durcheinanderbringen.

Die Verwaltung von Budgets und Ressourcen wird mit Projektmanagement Software immer einfacher. Sie ermöglicht es Projektmanagern einen detaillierten Ressourcenplan zu erstellen und die Projektausgaben zu verfolgen. Dank der Projektberichterstattung in Echtzeit ist es möglich zu handeln, bevor ein Projekt aus dem Ruder läuft und das Budget überschreitet.

14. Effektive Aufgabendelegation

Managern fällt es oft schwer, Aufgaben auf faire Weise an Teammitglieder zu verteilen. Ineffiziente Teamfortschritte und interne Frustration können die Folge einer ineffizienten Aufgabenverteilung sein.

Mit Hilfe von Projektmanagement Software können Manager Aufgaben leicht an Mitglieder delegieren, da sie eine klare Übersicht über die laufenden Aufgaben der einzelnen Teammitglieder bietet und ihnen ermöglicht, zu sehen, wer für zusätzliche Arbeit zur Verfügung steht.

Projektmanagement Software Vergleich

Die Auswahl an verschiedenen Projektmanagement Software ist groß. Um die richtige Auswahl einer Projektmanagement Software zu treffen ist es hilfreich zu wissen, was Ihre Anforderungen einer solchen Software sind. Im Projektmanagement gibt es verschiedene Tools, wie beispielsweise Kanban Boards oder Gantt Charts. Wenn Sie für Ihr Projektmanagement bestimmte Tools verwenden möchten, sollten Sie auch eine Projektmanagement Software wählen die über diese Tools verfügt. Lesen Sie hier mehr zu den verschiedenen Projektmanagement Tools.

Hier finden Sie eine Auswahl an verschiedenen Projektmanagement Software im Vergleich:

Und zum Schluss

Projektmanagement Software hat das Potenzial, den Geschäftsbetrieb zu verbessern. Sie kann sehr nützlich für alle sein, die ihre Projektmanagement-Prozesse rationalisieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern wollen (vor allem, wenn sie aus der Ferne arbeiten). Wird eine solche Software hingegen nicht integriert, kann dies dazu führen, dass Unternehmen in wichtigen Projektbereichen wie Budget, Umfang, Qualität und Teambeziehungen zu kurz kommen.

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Annalena und das Zenkit Team

Annalena Niebes To-Do-List Enthusiastin in der Rolle als begeisterter Zenkit Guru Veröffentlicht am 13. September 2022, aktualisiert am 1. März 2024 · 15 Min. Lesezeit

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