Projekt oder Prozess?

In der modernen Geschäftswelt sind sowohl Projekte als auch Prozesse unverzichtbare Komponenten des Erfolgs. Projekte zeichnen sich durch ihre Einmaligkeit und klar definierte Ziele aus, während Prozesse durch ihre Wiederholbarkeit und Effizienzoptimierung bestechen.

Sowohl klar definierte Prozesse als auch flexible Projekte sind essentiell um Strategien umzusetzen und kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

In diesem Artikel beleuchten wir die wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Projekten und Prozessen, um ein tieferes Verständnis für ihre Bedeutung und Anwendung zu vermitteln.

Erweitern Sie Ihr Verständnis für das Thema anhand der nachfolgenden Punkte: 

✅ Was sind Projekte und Prozesse?

✅ Was sind die Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Projekten und Prozessen?

✅ Wie lassen sich Projekte und Prozesse unterschiedlich abbilden und implementieren?

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine gezielte Ansammlung von Aufgaben, die sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es umfasst nicht nur den Projektumfang, verbindliche Zeitvorgaben und die notwendigen Ressourcen, sondern auch einen detaillierten Projektzeitplan, der als Roadmap für den gesamten Projektablauf dient. Typischerweise wird ein Projekt von der Unternehmensführung oder einer zuständigen Abteilung initiiert, um bestimmte Veränderungen, Innovationen oder Verbesserungen durchzuführen. 

Das Projektmanagement ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts und bietet eine strukturierte Herangehensweise. Es wird oft in fünf Phasen unterteilt: 

1. Projektinitiierung:In dieser Phase wird die Projektidee entwickelt, recherchiert und auf Machbarkeit geprüft, um die Grundlage für die weiteren Schritte zu schaffen.
2. Projektplanung:Nachdem die Projektidee validiert wurde, werden die Anforderungen der Stakeholder erfasst, ein Ziel festgelegt, ein Team zusammengestellt und ein detaillierter Projektplan erstellt.
3. Projektausführung:Das Projektteam setzt den Projektplan um, verteilt Aufgaben, weist Verantwortlichkeiten zu und aktiviert alle notwendigen Prozesse und Ressourcen, um die Projektziele zu erreichen.
4. Projektüberwachung und -Kontrolle:Diese Phase konzentriert sich auf die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Projekts, um sicherzustellen, dass die Ziele eingehalten werden, wobei Qualitätssicherung und Risikomanagement im Fokus stehen.
5. Projektabschluss:Nach Erreichen der Projektziele erfolgt eine umfassende Evaluierung, das Schließen von offenen Aufgaben, die Dokumentation und die Freigabe von Ressourcen, um Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen.

Das Verständnis dieser Projektmanagement-Phasen ist entscheidend, um Projekte erfolgreich abzuschließen und sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. In Kombination mit einer klaren Unterscheidung zwischen Projekten und Prozessen können Organisationen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und ihre Geschäftsziele effektiver verfolgen. 

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist ein etablierter, wiederholbarer Ablauf, der in der Regel zur Verfolgung interner geschäftlicher Ziele dient. In einem Prozess sind alle Aufgaben miteinander verknüpft und folgen einem bestimmten Muster oder einer Reihenfolge. 

Ein entscheidendes Element bei der Gestaltung von Prozessen ist die Einbindung des firmeninternen Wissens. Prozesse spielen eine bedeutende Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb. Zum Beispiel hat die Personalabteilung einen Prozess zur Einstellung neuer Mitarbeiter, während das Entwicklungsteam einen Prozess zur Priorisierung von Aufgaben hat. Diese Abläufe werden durch die Verwendung von Flussdiagrammen visualisiert, um ihre Struktur und Logik zu veranschaulichen und festzuhalten. 

Das vorrangige Ziel eines Prozesses besteht darin, den Kundennutzen zu maximieren und die Geschäftsstandards aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Erwartungen entsprechen. 

Es gibt verschiedene Typen von Prozessen, wie sie in Mathias Kirchmers Buch „High Performance Through Business Management: Strategy Execution in a Digital World„ beschrieben werden: 

1. Operationale Prozesse: Diese Prozesse konzentrieren sich auf die korrekte Ausführung von Aufgaben in jeder organisatorischen Einheit. Ein Beispiel hierfür wäre der Kundensupport, bei dem sicherzustellen ist, dass Kundenanfragen effizient und effektiv bearbeitet werden. 
2. Management Prozesse: Diese Prozesse stellen sicher, dass die operativen Prozesse reibungslos ablaufen. Das Management überwacht und optimiert die Arbeitsweise des Teams. Ein Beispiel hierfür wäre ein Projektmanager, der die Fortschritte und Ressourcenallokation in einem Projekt überwacht, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. 
3. Steuerungsprozesse: Diese Prozesse gewährleisten, dass eine Organisation in Übereinstimmung mit allen Regeln, Richtlinien und Erwartungen handelt. In diesem Rahmen agieren oft Vorstände oder Direktoren, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren rechtlichen und ethischen Verpflichtungen nachkommt. 

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Was ist der Unterschied zwischen Projekt und Prozess?

Der entscheidende Unterschied zwischen Projekten und Prozessen liegt in der Häufigkeit der Wiederholung und den jeweiligen Zielen. Projekte sind zeitlich begrenzte Unternehmungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, ein einmaliges Ziel erfolgreich zu erreichen. Die Betonung liegt darauf, das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, wobei eine detaillierte Planung dazu beiträgt, Risiken zu minimieren. In der Projektabwicklung liegt der Fokus auf der strikten Einhaltung eines festgelegten Plans. 

Im Gegensatz dazu wiederholen sich Prozesse regelmäßig und sind oft standardisiert, um Effizienz und Qualität sicherzustellen. Das Hauptziel von Prozessen besteht darin, kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Je öfter ein Prozess ausgeführt wird, desto besser kann er optimiert werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen und Risiken zu minimieren. 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es gelegentlich Überschneidungen zwischen Projekten und Prozessen geben kann. Ein Projekt kann als eine Art Prozess betrachtet werden, wobei die fünf Phasen des Projektmanagements den Weg bis zur Projektabschlussmarke darstellen. Einige Projektmanagementmethoden erfordern die Integration von Prozessen, um effektiv zu funktionieren. Beispiele hierfür sind Methoden wie Kanban, Wasserfall und Lean Management. 

Umgekehrt können Prozesse auch kleinere Projekte enthalten. Zum Beispiel kann die Eröffnung eines Ladens in einer neuen Stadt als wiederkehrender Prozess betrachtet werden, bei dem jedes Mal ähnliche Schritte ausgeführt werden. Wenn jedoch das Gebäude gemietet wird, kann dies zu einem Projekt werden, bei dem Qualität, Zeit und Kosten überwacht werden müssen, um damit verbundene Risiken zu minimieren.

Tools zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten und Prozessen

Unabhängig davon, ob es sich um einen Prozess oder ein Projekt handelt, kann die Nutzung von Tools einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg Ihrer Unternehmungen leisten. Die richtigen Werkzeuge erleichtern die Planung, Ausführung und Überwachung erheblich und tragen dazu bei, die Effizienz und Qualität Ihrer Arbeit zu steigern.  

Flussdiagramm

Flussdiagramme werden verwendet um den Ablauf eines Prozesses in einer klaren, leicht verständlichen Weise darzustellen. Es besteht aus einer Reihe von Symbolen, die verschiedene Schritte oder Entscheidungen innerhalb des Prozesses repräsentieren, verbunden durch Pfeile, die die Richtung des Flusses anzeigen.

Flussdiagramme sind besonders nützlich für die Analyse und Verbesserung von Prozessen. Sie ermöglichen es, jeden einzelnen Schritt detailliert zu betrachten und potenzielle Engpässe oder ineffiziente Bereiche zu identifizieren. Durch diese visuelle Darstellung wird es einfacher, komplexe Abläufe zu verstehen und zu kommunizieren, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert.

Die Diagramme können in verschiedenen Sprachen und Notationen erstellt werden, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Zu den bekanntesten gehören die Business Process Model and Notation (BPMN), die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) und der Programmablaufplan (PAP). BPMN bietet eine detaillierte und standardisierte Methode zur Modellierung komplexer Geschäftsprozesse, während EPKs oft in der Geschäftsprozessmodellierung verwendet werden, um Ereignisse und Funktionen darzustellen. Programmablaufpläne sind besonders im IT-Bereich verbreitet und dienen der Visualisierung von Softwareprozessen. Jede dieser Notationen hat ihre eigenen Stärken und Einsatzgebiete, was die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Flussdiagrammen weiter erhöht.

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RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, wiederholbare und regelbasierte Aufgaben durch Software-Roboter oder „Bots“ zu automatisieren. Diese Bots können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, die normalerweise manuelle Eingriffe erfordern, wie Datenverarbeitung, Kundenservice oder die Verwaltung von Geschäftsprozessen.

RPA ist besonders nützlich für die Effizienzsteigerung und Kostensenkung, da es menschliche Fehler reduziert und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Durch die Automatisierung monotoner Aufgaben kann RPA die Produktivität erheblich steigern und die Betriebskosten senken.

Ein weiterer Vorteil von RPA ist seine Skalierbarkeit und Flexibilität. Unternehmen können RPA-Lösungen schnell implementieren und anpassen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Diese Technologie eignet sich besonders für Prozesse, die stabile und klare Regeln aufweisen, da die Bots genau diese Regeln befolgen.

RPA kann in Kombination mit Flussdiagrammen und SOPs verwendet werden, um die Gesamteffizienz weiter zu optimieren.

SOP (Standard Operating Procedure)

Standard Operating Procedures (SOPs) sind detaillierte, schriftliche Anweisungen, die beschreiben, wie bestimmte Aufgaben oder Prozesse konsistent und korrekt ausgeführt werden sollen. Sie dienen als Leitfaden für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe standardisiert und effizient durchgeführt werden.

SOPs sind entscheidend für die Sicherstellung von Qualität und Konsistenz in einem Unternehmen. Sie helfen dabei, Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, indem sie klare und präzise Anweisungen geben. Dies ist besonders wichtig in regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie, dem Gesundheitswesen oder der Lebensmittelverarbeitung, wo strenge Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen.

Ein weiterer Vorteil von SOPs ist ihre Rolle bei der Schulung neuer Mitarbeiter. Durch die Bereitstellung einer klaren Dokumentation der Prozessschritte können neue Teammitglieder schneller eingearbeitet werden und verstehen, was von ihnen erwartet wird. SOPs fördern auch die kontinuierliche Verbesserung, indem sie eine Grundlage für die Analyse und Optimierung bestehender Prozesse bieten.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projektplans in Form eines Balkendiagramms. Es veranschaulicht die notwendigen Arbeitsschritte innerhalb der Projektstruktur und zeigt die zeitlichen Abhängigkeiten an. Die vertikale Liste der Aufgaben wird auf einer horizontalen Zeitachse dargestellt. 

Gantt-Diagramme ermöglichen es, wichtige Details wie die Dauer jeder Aufgabe und die zugeordneten Verantwortlichen auf einen Blick zu erfassen. Manager können so sämtliche Aspekte des Projekts überwachen und kritische Meilensteine unmittelbar erkennen. 

Darüber hinaus können Gantt-Diagramme auch innerhalb von Prozessen genutzt werden. Sie helfen dabei, die Arbeitsstruktur in essentielle Prozesse aufzuschlüsseln. Dies trägt dazu bei, klare Standards für die Prozessdurchführung zu etablieren und die Effizienz zu steigern. Gantt-Diagramme bieten somit nicht nur einen umfassenden Überblick über Projektverläufe, sondern können auch die Prozessoptimierung unterstützen.

To-do Liste

Eine Aufgabenliste, sei es digital oder auf Papier, ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Organisation des Lebens. Sie befreit Sie von der Last, sich an alles erinnern zu müssen. 

To-Do Listen sind jedoch nicht nur nützlich im persönlichen Alltag, sondern auch als wertvolle Werkzeuge für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und Prozessen. Sie ermöglichen es, Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und wichtige Aufgaben hervorzuheben. 

Wenn Sie eine To-Do Liste in einen Prozess integrieren möchten, kann sie in eine Checkliste umgewandelt werden. Eine Checkliste fasst alle notwendigen Schritte zusammen, um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu minimieren. Sie dient weniger als Erinnerung daran, was zu tun ist (wie eine To-Do Liste), sondern vielmehr als Anleitung darüber, wie die Aufgaben ausgeführt werden sollen, ähnlich einem ‚How to‚. Die klare Struktur einer Checkliste trägt dazu bei, Prozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten, was insbesondere in komplexen Projekten von unschätzbarem Wert ist.

Kanban Board

Kanban ist ein leistungsstarkes Planungssystem, das dazu dient, den Workflow in einer visuellen Darstellung abzubilden. Dieses dynamische Board ermöglicht es, sämtliche Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen und Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Dadurch wird die Grundlage für die Schaffung hochwertiger Ergebnisse gelegt. 

Ein Kanban Board ist ein äußerst beliebtes Instrument in agilen Projekten und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der Effizienz in sämtlichen Phasen eines Prozesses. Obwohl es in agilen Projekten seine volle Wirkung entfaltet, kann es auch in anderen Kontexten zur Steigerung der Produktivität eingesetzt werden. 

Während es für Projekte oft gegen Ende des Vorhabens eingesetzt wird, nachdem bereits umfassende Planung in die Koordination des Backlogs investiert wurde, kann ein Kanban Board auch in laufenden Prozessen verwendet werden, um eine kontinuierliche Optimierung zu gewährleisten.

Mind Map

Mind Maps sind vielseitige Werkzeuge, die in der Welt des Projekt- und Prozessmanagements eine entscheidende Rolle spielen können. Sie bieten eine innovative Möglichkeit, komplexe Informationen zu organisieren und zu visualisieren. 

Eine Mind Map ist im Wesentlichen eine grafische Darstellung von Ideen, Aufgaben, Konzepten oder Informationen. Sie beginnt in der Mitte des Diagramms mit einer zentralen Idee oder einem Hauptthema und verzweigt sich von dort aus in Unterthemen und Aspekte. Dieses Baumdiagramm ermöglicht es, Zusammenhänge und Abhängigkeiten klar und übersichtlich darzustellen. 

In der dynamischen Geschäftswelt von heute sind sowohl Projekte als auch Prozesse unverzichtbar für den Erfolg eines Unternehmens. Projekte bieten die Flexibilität und Kreativität, die notwendig sind, um einmalige Ziele zu erreichen und Innovationen voranzutreiben. Prozesse hingegen sorgen durch ihre Wiederholbarkeit und Effizienz für die Stabilität und Kontinuität im Tagesgeschäft. Die Kombination aus klar definierten Prozessen und gut geplanten Projekten ermöglicht es Unternehmen, sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele effizient und effektiv zu verfolgen.

Mit den richtigen Tools und Methoden – von Flussdiagrammen über Gantt-Diagrammen bis hin zu RPAs und SOPs – können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Fehler minimieren und kontinuierliche Verbesserungen gewährleisten. Durch die Integration dieser Elemente können Ressourcen besser genutzt und die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig gesteigert werden.

Insgesamt zeigt sich, dass der Schlüssel zum Erfolg in der Balance und dem harmonischen Zusammenspiel von Projekten und Prozessen liegt. Indem Unternehmen lernen, wann und wie sie Projekte und Prozesse am besten einsetzen, schaffen sie die Grundlage für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsentwicklung.

Wann setzen Sie auf Prozesse und wann eignen sich am besten einzelne Projekte? Wir freuen uns wie immer von Ihnen zu hören.

Bis zum nächsten Mal!

Das Zenkit Team

Sophie Rudolph Veröffentlicht am 31. Mai 2024, aktualisiert am 6. Juni 2024 · 8 Min. Lesezeit